Elektronische Rechnungsstellung in Polen

von | Jul 24, 2024 | E-Invoicing

Aktualisiert am 11. Dezember 2024

Anfang dieses Jahres hat der Europäische Rat bestätigt, dass die elektronische Rechnungsstellung in Polen für B2B-Transaktionen verpflichtend sein wird, insbesondere um den Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern. Dieses Mandat wird im Februar 2026 in Kraft treten und die bereits bestehende B2G-Rechnungsstellungspflicht ergänzen.

Kontext

Wie in anderen europäischen Ländern ist einer der Hauptgründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Polen die Verhinderung von Steuerbetrug, obwohl dies nur die jüngste einer Reihe von Maßnahmen ist, die das Land bereits ergriffen hat. Bisher hat Polen bereits monatliche MwSt.-Reports, elektronische Finanzanalysen und ein Online-Fiskalkassensystem zur Überwachung von Transaktionen (im Einzelhandel) eingeführt. Mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung wird Polen einen weiteren Schritt zur Beseitigung des Mehrwertsteuerbetrugs machen.

B2G E-Invoicing in Polen

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist in Polen bereits verpflichtend. Alle öffentlichen Behörden müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen über die nationale E-Invoicing-Plattform des Landes, die PEF, zu empfangen. Die PEF wird für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich zwischen privaten Unternehmen und öffentlichen Stellen im Rahmen des öffentlichen Auftragswesens genutzt.

Lieferanten der öffentlichen Hand sind nicht verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch einzureichen, aber viele Lieferanten entscheiden sich freiwillig dafür, indem sie einen Dienstleister wählen, der als PEPPOL-Zugangspunkt dient, wie beispielsweise SPS Commerce.

Der PEF wurde erstmals 2019 eingeführt und seitdem müssen sich alle subzentralen öffentlichen Einrichtungen in Polen auf dieser Plattform registrieren, um elektronische Rechnungen empfangen zu können. PEF unterstützt den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten in einem standardisierten XML-Format. Die Plattform besteht aus zwei PEPPOL-Zugangspunkten, die von Dienstleistern eingerichtet werden.

B2B E-Invoicing in Polen

In Polen ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich seit Anfang 2022 auf freiwilliger Basis erlaubt und wird erst ab Januar 2024 verpflichtend. Die EU hat Polen die vorläufige Genehmigung erteilt, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich zwischen Januar 2024 und Dezember 2026 verpflichtend einzuführen.

Am 7. August 2023 unterzeichnete der polnische Präsident das Gesetz vom 16. Juni 2023 zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes und einiger anderer Gesetze. Dieses Gesetz bestätigt den zuvor vom Finanzministerium angekündigten Termin für die Einführung des neuen elektronischen Rechnungsformats. Das polnische Finanzministerium hat am 4. April 2024 eine Zusammenfassung der vorgeschlagenen rechtlichen Optionen für das überarbeitete polnische E-Invoicing-Mandat “KSeF” veröffentlicht.

Derzeit ist KSeF eine freiwillige Lösung – Sie können wählen, ob Sie eine strukturierte Rechnung in KSeF oder wie bisher (auf Papier oder elektronisch, z. B. in einer PDF-Datei) ausstellen möchten. Ab dem 1. Februar 2026 wird die Ausstellung von Rechnungen in KSeF für alle (aktiven und steuerbefreiten) Steuerpflichtigen obligatorisch sein. Laut EY wird das Nationale System für elektronische Rechnungen (KSeF) für große Unternehmen (mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Vorjahr) ab dem 1. Februar 2026 und für andere Unternehmen ab dem 1. April 2026 verbindlich sein.

Ein sechsmonatiger Aufschub, bis zum 31. Juli 2026, für bestimmte andere Anforderungen, wie z.B.:

* Angabe der KSeF-Nummer bei Zahlungen für elektronische Rechnungen.
* Zusätzliche Aufschübe für Rechnungen, die von Registrierkassen ausgestellt werden.
* Stundung von Strafen bei Nichteinhaltung der KSeF-Verpflichtungen.Ermöglichung der Nutzung eines Offline-Modus für alle Steuerpflichtigen bis Ende 2026.

Die Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, gilt nicht für ausländische Unternehmen in Polen sowie für Unternehmen, die keine Betriebsstätte haben, sondern nur für Umsatzsteuerzwecke in Polen registriert sind. Diese Steuerpflichtigen können weiterhin Rechnungen auf der Grundlage der bestehenden Vorschriften ausstellen (entweder elektronisch oder in Papierform) und die freiwillige elektronische Rechnungsstellung über KSeF wird für sie weiterhin möglich sein.

Standards

Polen verwendet das Standardformat und PEPPOL BIS Billing 3.0. Da die Rechnungen EN16931 und PEPPOL BIS Billing 3.0 entsprechen, sollten alle registrierten polnischen öffentlichen Einrichtungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen an PEPPOL angeschlossenen Einrichtungen zu erhalten.

Verarbeitung und Austausch elektronischer Rechnungen in Polen

Um elektronische Rechnungen in Polen verarbeiten und austauschen zu können, benötigen Steuerzahler ein ERP-System, das ihre Finanzdaten über die PEPPOL-zertifizierte API mit dem KSeF-Portal verbindet. Die Regeln für Registrierkassen- und Fiskaldruckerrechnungen ändern sich ebenfalls. Registrierkassenrechnungen können bis zum 31. Dezember 2024 in der bisherigen Form ausgestellt werden. Eine Fiskalquittung mit TIN wird ebenfalls bis Ende 2024 als vereinfachte Rechnung anerkannt.

Wichtig ist, dass der KSeF derzeit nicht für Rechnungen gilt, die nach dem 1. Juli (und nach dem 31. Dezember 2024) ausgestellt werden, und dies auch in der derzeitigen Form der Regelungen nicht der Fall sein wird:

  • Rechnungen an Verbraucher (B2C),
  • Tickets, die wie eine Rechnung funktionieren
  • und Rechnungen, die im OSS- und IOSS-Verfahren ausgestellt werden

Fazit

Im Zusammenhang mit diesen Änderungen werden alle Unternehmen in Polen ab Juli 2024 verpflichtet sein, elektronische Rechnungslösungen für ihre Transaktionen zu verwenden. Bis dahin ist die elektronische Rechnungsstellung in Polen freiwillig, d. h. sie kann nur verwendet werden, wenn sowohl der Lieferant als auch der Verkäufer zustimmen. Nach diesem Zeitraum wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen obligatorisch.

Für weitere Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Polen finden Sie hier weitere Einzelheiten.

Aleksandra Vovchenko
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