Comment PEPPOL peut-il aider votre entreprise ? Guide de la facturation électronique (Partie 2)

par | Aug 14, 2023 | E-invoicing

Maintenant que vous connaissez PEPPOL et ses avantages, passons à ses fonctions de facturation électronique et à la façon dont elles contribuent à la croissance de votre entreprise.

Avec qui puis-je échanger des documents ?

PEPPOL est le choix idéal pour les entreprises qui cherchent à simplifier et à rationaliser leur processus de facturation. En s’associant avec un fournisseur de points d’accès PEPPOL (comme SPS Commerce), votre fournisseur de services peut facilement se connecter au réseau afin que vous puissiez envoyer des factures électroniques à vos partenaires commerciaux.

Comment recevoir les factures ?

Pour envoyer avec succès une facture via le réseau PEPPOL, l’entreprise destinataire doit également être connectée au réseau. La bonne nouvelle, c’est que de nombreuses entreprises le sont ! Vous pouvez trouver une liste complète ici. Les deux entreprises doivent être membres de PEPPOL, car PEPPOL fournit un cadre normalisé et sécurisé pour l’échange de documents entre entreprises. Chaque message envoyé par l’intermédiaire de PEPPOL nécessite les éléments suivants :

  • Le document à échanger
  • L’identifiant PEPPOL du destinataire (ou identifiant du participant PEPPOL)
  • L’identifiant du type de document et l’identifiant du processus nécessaires

La facture est payée, et maintenant ?

Une fois que les factures électroniques sont payées, elles sont généralement archivées ou stockées dans un format électronique pour être consultées ultérieurement. Le stockage des factures électroniques est important pour l’archivage, l’audit et la conformité aux exigences légales.

Selon la législation, les factures électroniques doivent être archivées de manière à garantir leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité.

Lieu de stockage : L’administration privilégie une conservation sur le territoire français, mais il est possible de conserver les factures dans l’Union Européenne. Il est possible de stocker ses factures hors UE seulement si ce pays partage une convention avec l’état français.

Période de stockage :  D’un point de vue fiscal, les factures électroniques doivent être conservées pendant au moins 6 ans. Cependant, en matière comptable, cette durée de conservation atteint 10 ans. Nous vous conseillons donc de respecter cette durée de 10 ans pour le stockage des factures en France.

Accès aux données : Les factures électroniques doivent pouvoir être consultées sur demande par les autorités fiscales et autres personnes autorisées. Les entreprises doivent être en mesure de donner accès aux factures électroniques en temps utile et de manière à garantir l’authenticité et l’intégrité des données.

Nous vous rappelons que la Réforme Facturation Electronique entre en vigueur à partir du 1er juillet 2024, date à laquelle toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. 

Combien coûte PEPPOL ?

Le coût de l’introduction de PEPPOL dans une entreprise peut varier en fonction de la taille de l’entreprise et de l’infrastructure informatique existante. Voici quelques facteurs qui peuvent avoir un impact sur le coût :

  • Mises à jour du logiciel et du matériel : PEPPOL nécessite la mise en place de nouveaux logiciels et matériels. Si l’infrastructure informatique actuelle d’une entreprise est obsolète ou incompatible avec PEPPOL, il se peut qu’elle doive investir dans des mises à niveau pour s’assurer que le système peut être mis en œuvre efficacement.
  • Formation et conseil : Les entreprises peuvent avoir besoin de former leurs employés pour une utilisation efficace de PEPPOL. En outre, des services de conseil peuvent être nécessaires pour aider à la mise en œuvre et à l’application de PEPPOL.
  • Frais de transaction : PEPPOL facture des frais de transaction pour l’utilisation de son système. Les entreprises devront tenir compte de ces frais lorsqu’elles examineront les coûts de mise en œuvre de PEPPOL.
  • Frais du prestataire de services externe : Si une entreprise fait appel à un prestataire de services externe pour gérer la mise en œuvre de PEPPOL, elle devra supporter des coûts supplémentaires.

Gardez à l’esprit que PEPPOL est un réseau sécurisé qui vous permet d’échanger des factures électroniques de manière rapide et conforme, et vous devriez être en bonne position pour passer à l’étape suivante ! Notre équipe d’experts peut répondre à toutes vos questions.

 

Faustine Tournay
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