Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Die Einführung elektronischer Rechnungen hat sich als effiziente Möglichkeit erwiesen, um die Verwaltung von Rechnungen und Finanzdaten zu optimieren. Zwei Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig auftauchen, sind “ZUGFeRD” und “XRechnung”. Aber was genau bedeuten sie, und wie unterscheiden sie sich voneinander? In diesem Blogbeitrag werden wir die Unterschiede näher betrachten.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Bevor wir uns den Unterschieden zwischen ZUGFeRD und XRechnung zuwenden, lassen Sie uns klären, was eine elektronische Rechnung überhaupt ist. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Rechnung, die in einem elektronischen Format vorliegt und somit digital übertragen, empfangen und gespeichert werden kann. Dies bedeutet, dass Sie Papierdokumente und manuelle Prozesse vermeiden können, und auf diese Weise Zeit und Ressourcen sparen.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen und digitalen Rechnung?
Bevor wir uns den spezifischen Standards ZUGFeRD und XRechnung zuwenden, ist es wichtig zu verstehen, dass es einen Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Rechnungen gibt. Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung in einem elektronischen Format, die jedoch immer noch als Bilddatei oder PDF-Dokument vorliegen kann. Eine elektronische Rechnung hingegen ist ein maschinenlesbares Dokument, das strukturierte Daten enthält, die von Computersystemen verarbeitet werden können. Beide sind eine Verbesserung gegenüber Papierrechnungen, aber elektronische Rechnungen ermöglichen eine noch effizientere Verarbeitung und Automatisierung.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich dabei um einen deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Das Besondere an ZUGFeRD ist, dass es sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse. ZUGFeRD ist flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden.

Was ist XRechnung?

Im Gegensatz dazu ist die XRechnung ein spezifischer Standard, der im Rahmen der E-Rechnungs-Initiative der deutschen Bundesregierung entwickelt wurde. XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Dies bedeutet, dass XRechnung ausschließlich maschinenlesbare Daten enthält und kein visuelles PDF-Dokument enthält. Es wurde entwickelt, um die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern.

Obwohl die XRechnung sich auf XML basiert, ist sie keine XML-Rechnung per se. Mehr über den Unterschied zwischen einer XML- und E-Rechnung haben wir in unserem anderen Blogbeitrag geschrieben.

Der Unterschied zwischen Formaten

Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung für B2B elektronische Rechnungen hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Anforderungen Ihrer Geschäftspartner, Ihrer eigenen internen Prozesse und Ihrer Präferenzen. Beide Standards haben ihre Vor- und Nachteile. Hier sind einige Überlegungen:

ZUGFeRD:

1. Kombiniertes Format: ZUGFeRD ermöglicht es, strukturierte Daten und ein visuelles PDF in einer einzigen Datei zu kombinieren. Dies erleichtert die Kommunikation, da Geschäftspartner die visuelle Rechnung leicht lesen können.
2. Flexibilität: ZUGFeRD ist flexibel und kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden. Es bietet verschiedene Profile, darunter “Basis” und “Comfort”, je nach den Anforderungen.
3. Verbreitung: ZUGFeRD wird in Deutschland weit verbreitet und von vielen Unternehmen akzeptiert.
4. Integration: Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen und Dienstleistern, die ZUGFeRD unterstützen, was die Integration in bestehende Systeme erleichtert. Es ist auch möglich, die Landeslösung zu verwenden, die eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.

XRechnung:

1. Rein strukturiertes Format: XRechnung ist ein rein strukturierter Datenaustauschstandard und basiert auf der europäischen Norm EN 16931. Es enthält keine visuellen PDF-Dokumente.
2. Standardisiert: Die XRechnung ist eine standardisierte Lösung, die speziell von der deutschen Bundesregierung entwickelt wurde, um den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu erleichtern.
3. Interoperabel: Aufgrund seiner Standardisierung ist die XRechnung gut für den Datenaustausch mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden in Deutschland geeignet.
4. Zukunftssicher: Da die XRechnung auf europäischen Normen basiert, kann es in Zukunft eine breitere Akzeptanz finden und möglicherweise die Interoperabilität mit anderen europäischen Lösungen erleichtern. Dies wird besonders aktuell wegen der ankommenden ViDA-Vorschrift.

Fazit

Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung sollte von Ihren individuellen Geschäftsanforderungen abhängen. Wenn Ihre Geschäftspartner oder Kunden bereits einen der Standards verwenden oder bevorzugen, sollten Sie sich an deren Anforderungen orientieren. Wenn Sie flexiblere Optionen wünschen und die Möglichkeit haben möchten, visuelle Rechnungsdokumente zu erstellen, kann ZUGFeRD attraktiv sein. Die XRechnung bietet hingegen eine standardisierte Lösung, die besonders für die Zusammenarbeit mit deutschen Behörden geeignet ist.

Wir empfehlen aber, dass Sie sich mit den aktuellen Anforderungen und Entwicklungen in Ihrem Markt vertraut machen und gegebenenfalls mit Ihren Geschäftspartnern und Steuerberatern zu konsultieren, um die beste Wahl für Ihre B2B elektronischen Rechnungen zu treffen.

Insgesamt sind sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung wichtige Schritte in Richtung einer effizienteren und digitaleren Verwaltung von Rechnungen und Finanzdaten in Deutschland. Der Hauptunterschied zwischen ihnen liegt jedoch in ihrer Herangehensweise: ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einem visuellen PDF, während XRechnung ausschließlich auf strukturierte Daten setzt. Die Wahl zwischen den beiden Standards hängt von den individuellen Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens ab. In jedem Fall bieten sie die Möglichkeit, den Rechnungsaustausch zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

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Aleksandra Vovchenko

Marketing Specialist bei SPS Commerce

Aleksandra is a Marketing Specialist at SPS Commerce, responsible for marketing strategies for the DACH region. She has a special interest in product marketing and marketing analysis, and is an active contributor to the SPS Commerce blog. Her inspiration is to encourage organizations to go paperless and promote sustainable business practices.

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