Italien, bekannt für seine Kunst, Kultur und Geschichte, hat den Fokus auf die elektronische Rechnungsstellung als entscheidende wirtschaftliche Reform gelegt. Mit der Digitalisierung von Rechnungen und der Einführung des Clearance-Modells im Jahr 2019 gelang es, komplexe Steuerstrukturen anzugehen, Steuerhinterziehung zu reduzieren und fiskalische Verantwortung und Modernisierung zu zeigen. Angesichts dieses Beispiels begannen immer mehr EU-Mitgliedstaaten, ähnliche Umwandlungen für sich selbst in Betracht zu ziehen.

Da die elektronische Rechnungsstellung aufgrund der ViDA-Gesetzgebung (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) verpflichtend wird, ist es entscheidend, strategisch zu handeln und einen Überblick über das System selbst zu erhalten, zumal Deutschland an ihrem eigenenm ähnlichen System arbeitet. Gemeinsam tauchen wir in eine umfassende Analyse des Übergangs Italiens von seinen traditionellen fiskalischen Praktiken zu den heutigen E-Rechnungssystemen ein.

E-Rechnungsstellung: Schild gegen Steuerbetrug

Vor 2014 sah sich Italien zahlreichen Herausforderungen in seinem Steuersystem und der größeren wirtschaftlichen Landschaft gegenüber:

• Die alarmierende Mehrwertsteuerlücke: Die erhebliche Diskrepanz zwischen den erwarteten Mehrwertsteuereinnahmen und dem tatsächlich eingenommenen Betrag war besorgniserregend. Diese Lücke resultierte hauptsächlich aus Steuerhinterziehung, Betrug und verschiedenen nicht-konformen Verhaltensweisen.
• Ein komplexes Steuersystem: Das italienische Steuersystem war für Unternehmen abschreckend und führte häufig zu unbeabsichtigten Fehlern und Ineffizienzen. Dieses komplexe System schreckte oft die Einhaltung ab und erhöhte die Betriebskosten.
• Hartnäckige Steuerhinterziehung: Bestimmte Sektoren der italienischen Wirtschaft neigten historisch zur Steuerhinterziehung. Daher verschärften ineffektive Überwachungsmechanismen dieses Problem.

Da die Europäische Union die Mitgliedstaaten aufgefordert hatte, einen angemessenen regulatorischen, organisatorischen und technologischen Rahmen für die elektronische Verwaltung des gesamten Beschaffungszyklus zu planen, ergriffen die Italiener die Gelegenheit.

Italiens moderne Renaissance

Italien war Vorreiter für Kaffee, Bankwesen und seit kurzem auch für die elektronische Rechnungsstellung. Seit der Einführung des Dekrets vom 3. April 2013 begann die Mehrwertsteuerlücke in Italien zu schrumpfen: von 26,9% im Jahr 2015 betrug sie 2019 bereits 21,3%.

Derzeit haben rund 2,7 Millionen Betreiber 350 Millionen E-Rechnungen mit einer minimalen Ablehnungsrate versandt. Heute setzt Italien auf verschiedene Methoden zur elektronischen Datenübertragung wie XML über das nationale Austauschsystem und EDI (Electronic Data Interchange). Vorwiegend wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen über EDI-Lösungen oder B2B-externe Portale durchgeführt. Das Standardformat für elektronische Rechnungen ist FatturaPA, das auf XML basiert.

Die italienische Regierung stellt das Austauschsystem (Sistema di Interscambio) für die Verarbeitung von E-Rechnungen zur Verfügung. Dieses System validiert elektronische Rechnungen formell, bevor sie an öffentliche Stellen weitergeleitet werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine digitale Rechnung über das Austauschsystem an Regierungsstellen zu senden:

• Zertifizierte elektronische Post (CEM);
• Web – über die Website der Steuerbehörde (erfordert Authentifizierung);
• SDICoop – Web Service;
• SDIFTP – File Transfer Protocol (technische Spezifikationen).

Jede Methode zum Einreichen von E-Rechnungen hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen in Bezug auf die Verbindung zur E-Rechnungsplattform und die Dateigröße der E-Rechnung.

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Das Sistema di Interscambio verarbeitet jährlich etwa 2 Milliarden B2B E-Rechnungen. Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung hilft, wichtige Ziele bei der Bekämpfung der Mehrwertsteuerhinterziehung und der Vereinfachung von Verwaltungs- und Steuerverfahren zu erreichen – und fördert so das Wachstum des Dienstleistungsmarktes.

Während alle inländischen Rechnungen die italienische Steuerbehörde über das Sistema di Interscambio (SDI) erreichen, werden grenzüberschreitende Rechnungen über das periodische Steuermeldesystem Esterometro (ehemals Spesometro) geliefert.

E-Rechnungsstellung in B2G

Seit dem 31. März 2015 ist die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen mit öffentlichen Verwaltungen obligatorisch. Zentrale öffentliche Behörden hatten diese Reise bereits am 6. Juni 2014 begonnen. Unter diesen Bestimmungen sind Papierrechnungen für öffentliche Verwaltungen nicht mehr zulässig.

Hat die E-Rechnungsstellung es also geschafft, den Betrug vollständig zu verhindern? Die folgenden Zahlen sprechen für sich:

• Festgestellte falsche Einkäufe: 3,2 Milliarden Euro.
• Blockierte falsche Mehrwertsteuerguthaben (Jan/Feb 2019): 688 Millionen Euro.
• 37 beteiligte Akteure, hauptsächlich im Großhandel mit Erdölprodukten tätig.

Diese Informationen basieren auf der Anzahl der Lieferanten, die die elektronische Rechnungsstellung nutzen, der Anzahl der elektronisch eingereichten Rechnungen und der Anzahl der in einem bestimmten Syntax eingereichten E-Rechnungen. Mehr als 800.000 Lieferanten haben E-Rechnungen versandt, und diese Art von Dokumenten stellt fast 100% der ausgetauschten Rechnungen dar. Die Anzahl der an das Austauschsystem gesendeten elektronischen Rechnungen beträgt 30 Millionen pro Jahr.

B2B-Verordnung

Seit dem 1. Januar 2019 wurde die elektronische Rechnungsstellung zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Personen verpflichtend, was alle Unternehmen und Freiberufler umfasst. Auf diese Weise wurde Italien das erste europäische Land, das das Clearance-Modell einführte, das für andere EU-Länder schnell attraktiv wurde. Mit dem Clearance-Modell fordert die Steuerverwaltung, dass jede Rechnung elektronisch von den Unternehmen/Handelspartnern gemeldet und genehmigt wird, bevor oder während des Austauschprozesses.

Die italienische Regierung förderte die B2B-elektronische Rechnungsstellung, indem sie denjenigen, die sich sofort dafür entschieden, Vorteile bot, wie beispielsweise diesen Unternehmen Vorrang bei Mehrwertsteuerrückerstattungen zu gewähren. Infolgedessen wurden die Bereiche, die am meisten von der elektronischen Rechnungsstellung beeinflusst wurden, Großhandel und Einzelhandel von Fahrzeugen und Motorrädern mit über 55 Millionen Einreichungen. Geografisch gesehen ist die Lombardei die führende Region in Bezug auf gesendete Rechnungen mit über 80 Millionen, gefolgt von Latium und Emilia-Romagna.

Der Anstieg bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für Geschäftsdokumente und zwischen Geschäftspartnern ist nicht überraschend. Die Technologie ermöglichte eine Reduzierung der Kostenverteilung für die Buchhaltung, was für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) entscheidend ist. Laut der European E-Invoicing Service Providers Association (EESPA) betragen die Kosten für die Bearbeitung einer Papierrechnung (für den Käufer) rund 17 Euro pro Rechnung. Je nach Automatisierungsgrad können die Nettovorteile 4-12 Euro pro Rechnung betragen.

Haupterkenntnisse für Deutschland

Das inspirierende Beispiel Italiens zeigt, dass E-Invoicing sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für die Wirtschaft von Nutzen ist. Da das System im Zeitraum der nächsten  1,5 Jahre schrittweise auch in Deutschland eingeführt wird, ist es jetzt der perfekte Zeitpunkt, um mehr darüber zu erfahren, wie elektronische Datenübermittlung und E-Invoicing in der Praxis funktionieren und wie man damit anfangen kann.

In größerem Maßstab, ist es für ein nationales E-invoicing System wichtig, die Kompatibilität seiner Systeme mit einer möglichen EU-weiten Lösung in Betracht ziehen. Wie wir wissen, sind digitalisierte Rechnungen ein Trend in der gesamten Europäischen Union. Im Rahmen der ViDA-Gesetzgebung sollen die Bemühungen der EU-Mitgliedstaaten in einem System vereint werden. Wie kann Deutschland die Kompatibilität des eigenen Systems sicherstellen?

Die sofortige elektronische Übermittlung von Transaktionsdaten verschafft den Steuerbehörden ein vollständiges Bild aller in ihrem Hoheitsgebiet getätigten Umsätze und hilft so bei der Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug und der Verbesserung der Steuererhebung.

Eine weitere Frage ist, ob das nationale E-Invoicing-Modell auf einer staatlich betriebenen Plattform mit einem vordefinierten Rechnungsformat oder auf einem System mit verschiedenen Rechnungsformaten, die von privaten zertifizierten Anbietern zur Verfügung gestellt werden, basieren sollte, oder ob die goldene Mitte dazwischen gefunden werden soll. Was auch immer der Fall ist, wir von SPS Commerce sind bereit, sowohl private als auch staatliche Organisationen während des gesamten Veränderungsprozesses zu unterstützen.

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Aleksandra Vovchenko

Marketing Specialist bei SPS Commerce

Aleksandra is a Marketing Specialist at SPS Commerce, responsible for marketing strategies for the DACH region. She has a special interest in product marketing and marketing analysis, and is an active contributor to the SPS Commerce blog. Her inspiration is to encourage organizations to go paperless and promote sustainable business practices.

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