Qu’est-ce qu’Order-X ?

par | Jan 20, 2024 | E-invoicing

Order-X… Cela semble mystérieux, tout droit sorti d’un film de James Bond ! Mais l’Order-X n’est pas un secret, et il ne provient certainement pas d’un film.

Au contraire, Order-X est né d’une collaboration internationale. Le Forum allemand sur la facturation électronique (FeRD) et le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) ont développé une norme pour les commandes électroniques (e-orders) en complément d’une norme existante pour la facturation électronique (e-invoicing), connue sous le nom de ZUGFeRD en Allemagne et de Factur-X en France. Dans l’idéal, ces deux normes fonctionneront en parallèle pour garantir un flux cohérent pour le Procure-to-Pay, tant pour l’homme que pour la machine.

Mais avant de nous intéresser de plus près à la norme Order-X, parlons des e-orders.

Qu’est-ce que le e-Order ou e-Commande ?

Une e-commande, comme son nom l’indique, est une commande électronique. L’e-order est une étape nécessaire dans l’automatisation du processus d’approvisionnement (e-procurement), et il est indispensable lorsque la digitalisation à 100% de la supply chain est l’objectif final.

Comme nous le répétons sans cesse, la première étape de tout plan d’automatisation de la supply chain est la mise en œuvre de la facturation électronique. De là, l’approvisionnement électronique est la prochaine étape logique. Voici quelques avantages majeurs :

  • Réduction des coûts (en plus des coûts déjà économisés avec la facturation électronique)
  • Précision, car la commande ne doit plus être saisie manuellement
  • Gain de temps grâce à l’élimination de la saisie manuelle

Qu’est-ce que la norme Order-X ?

La norme Order-X est basée sur le modèle de données de référence de la supply chain (SCRDM pour Supply Chain Reference Data Model) de l’ UN-CEFACT. Le SCRDM fournit une base internationale pour établir des structures d’échange de données (format) pour les organisations publiques et privées.

Order-X est un format hybride. Cela signifie qu’il s’agit d’un fichier PDF avec un code XML intégré. Ce format hybride rend les documents Order-X lisibles à la fois par les humains et les ordinateurs, ce qui le rend très adapté aux PME. Son principal avantage est qu’il peut remplacer l’échange traditionnel de commandes PDF (ou papier) par des commandes PDF contenant des données structurées qui peuvent être traitées automatiquement par un ordinateur. Ainsi, Order-X offre le meilleur des deux mondes : dans tous les cas, il s’agit d’un PDF qui peut être lu par un humain (aucune technologie spéciale n’est requise), et c’est un document électronique qui peut être traité automatiquement lorsque le système du destinataire est correctement configuré.

L’Order-X en pratique

Comme son nom l’indique, l’Order-X est un format standard pour les commandes électroniques (ou purchase orders). Parce qu’il est basé sur le même modèle de données que ZUGFeRD/Factur-X, Order-X permet un processus d’achat et de paiement sans faille lorsque les deux sont utilisés.

Pour élaborer, Order-X supporte trois notifications de commande différentes, qui sont toutes nécessaires pour supporter le flux Procure-to-Pay :

ORDER
Un ordre d’achat qui est envoyé par l’acheteur au fournisseur.

ORDER RESPONSE
La confirmation, le rejet ou la modification de la commande qui est envoyée par le fournisseur à l’acheteur.

ORDERCHANGE
Une modification de la commande envoyée par l’acheteur au fournisseur (et non l’inverse).

Êtes-vous prêt pour la prochaine étape de l’automatisation de votre supply chain ?

Chez SPS Commerce, nous vous aidons à mettre en place une supply chain 100 % digitale et nous travaillons avec vous pour atteindre vos objectifs en matière de commande électronique, qu’il s’agisse d’Order-X ou autre. Et grâce à des services de traduction de type « any-to-any »,  nous vous aiderons à répondre aux exigences de vos acheteurs ou vice-versa. En outre, nos techniques de validation avancées garantissent que toutes les données de facturation électronique sont toujours recoupées avec les commandes électroniques et autres documents pertinents. Cela vous permet de rationaliser vos processus digitaux à la (quasi-)perfection.

Aleksandra Vovchenko
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