Welche Risiken birgt eine verspätete Umstellung auf E-Invoicing?

von | Aug 1, 2024 | E-Invoicing

Unternehmen, die die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung hinauszögern, setzen sich einer Reihe von Compliance-Risiken aus. Um zu verstehen, warum die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung so wichtig ist, lassen Sie uns in das Thema eintauchen.

Wir bei SPS Commerce ermutigen Unternehmen dazu, ihren Dokumentenaustausch zu digitalisieren, aber warum? Weil Unternehmen mit 7 wiederkehrenden Risiken konfrontiert sind, wenn sie traditionelle Papierrechnungen verwenden. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese Risiken, um sie besser vermeiden zu können.

Ordnungsrechtliche Sanktionen und Geldbußen

Der erste Grund ist derjenige, der sich auf die Geldbörse auswirkt: Bußgelder für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind in der Regel die schwersten Strafen. Wir haben hier 2 Anwendungsfälle, die zu zusätzlichen Zahlungen führen können:

Strafen für die Nichteinhaltung von Vorschriften: Weltweit schreiben Regierungen zunehmend die elektronische Rechnungsstellung vor, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern und Betrug zu verringern. In Europa gibt es bereits viele Länder mit verbindlichen E-Invoicing-Vorschriften. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und Bußgeldern führen.

Zinsbelastungen: Verspätete oder fehlerhafte Steuererklärungen aufgrund manueller Fakturierungsverfahren können zu Zinsbelastungen auf nicht gezahlte Steuern führen.

Betriebliche Unterbrechungen

Der zweite Grund ist menschlicher Natur. Da sie eher dazu neigen, Fehler zu machen, kann dies zu Betriebsstörungen führen und den gesamten Rechnungsstellungsprozess verzögern. Außerdem wird dringend empfohlen, so früh wie möglich auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen, um dies zu vermeiden:

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Last-Minute Scramble: Unternehmen, die den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung verzögern, müssen möglicherweise mit einer überstürzten Umsetzung rechnen, wenn die Vorschriften verbindlich werden. Dies kann zu Betriebsstörungen und erhöhten Kosten führen.

Audit-Herausforderungen: Bei der manuellen Rechnungsstellung kann es schwierig sein, genaue Aufzeichnungen zu führen, was zu Problemen bei Prüfungen und potenziellen rechtlichen Problemen führen kann.

Nachteil gegenüber der Konkurrenz

Denn Ihre Konkurrenten sind mit Sicherheit dabei, auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen oder nutzen sie bereits. Wenn Sie ins Hintertreffen geraten, kann dies führen zu:

Effizienzlücken: Konkurrenten, die die elektronische Rechnungsstellung frühzeitig einführen, können ihre Prozesse straffen, Kosten senken und den Cashflow verbessern und sich so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Marktreputation: Kunden und Partner ziehen es möglicherweise vor, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die durch die elektronische Rechnungsstellung Compliance und Effizienz demonstrieren. Auch die Beziehungen zu Geschäftspartnern, die bereits E-Invoicing-Lösungen einsetzen, werden privilegiert sein.

Erhöhte Betriebskosten

Was die Wettbewerbsvorteile betrifft, so spart Ihr Unternehmen vor allem aus 2 Gründen Geld:

Papiergestützte Prozesse: Die Beibehaltung der papiergestützten Rechnungsstellung verursacht höhere Kosten für Druck, Versand und Lagerung. All diese Kosten würden mit der elektronischen Rechnungsstellung entfallen.

Fehlermanagement: Die manuelle Rechnungsstellung ist fehleranfällig, was zu zusätzlichen Kosten für Fehlerkorrekturen und Streitbeilegung führt.

Sicherheits- und Betrugsrisiken

Wussten Sie, dass die meisten Angriffe auf die Lieferkette über den Austausch von E-Mails erfolgen? Die Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse bedeutet auch die Sicherung Ihrer Prozesse!

Datenschutzverletzungen: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erhöht das Risiko von Datenverstößen und Betrug. E-Invoicing-Systeme verfügen häufig über erweiterte Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten.

Betrügerische Rechnungen: Eine verzögerte Einführung der elektronischen Rechnungsstellung kann Unternehmen anfällig für betrügerische Rechnungen machen, die in einem manuellen System schwerer zu erkennen sind.

Verpasste finanzielle Vorteile

Wenn Ihre Rechnungen nicht automatisiert sind, werden Sie mit Sicherheit Geld verlieren, wegen der:

Verspäteten Zahlungen: Die elektronische Rechnungsstellung beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess und führt zu schnelleren Zahlungen. Wenn Sie die Umstellung verzögern, kann dies zu einem langsameren Cashflow und zur Verweigerung von Skontozahlungen führen.

Ineffizienten Nutzung von Ressourcen: Manuelle Prozesse erfordern mehr personelle Ressourcen, die in strategischen Bereichen des Unternehmens besser eingesetzt werden könnten.

Technologischer Rückstand

Schließlich will niemand im Jahr 2024 zurückliegen, schon gar nicht in der Technologie!

Veraltete Systeme: Unternehmen, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hinauszögern, geraten möglicherweise in einen technologischen Rückstand, der künftige Umstellungen erschwert und kostspielig macht.

Probleme bei der Integration: Eine verspätete Einführung kann komplexere Integrationen mit bestehenden Systemen erfordern, was zu zusätzlichen Herausforderungen bei der Implementierung führt. Je früher Sie sich vorbereiten, desto reibungsloser verläuft die Umstellung.

All diese Risiken sind miteinander verknüpft und können durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung gemildert werden. Eine zu 100 % digitalisierte Lieferkette macht den Unterschied – sehen Sie sich die Beispiele unserer Kunden an.

Sie sind noch nicht überzeugt? Wenden Sie sich an einen unserer E-Invoicing-Experten, um zu erfahren, wie SPS Commerce Ihnen helfen kann.

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Faustine Tournay
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