E-Invoicing – ein unerlässliches Element im Zahlungssystem

von | Apr 21, 2023 | E-Invoicing

Die elektronische Rechnungsstellung kann das Verständnis von Finanztransaktionen verbessern. Eines der Hauptmerkmale der elektronischen Rechnungsstellung ist natürlich die viel schnellere Verarbeitung im Vergleich zur manuellen Verarbeitung. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass der Einblick aktuell ist. Dies ist wichtig für die Verwaltung des Cashflows und für schnellere Zahlungsfristen, vorausgesetzt natürlich, dass der Kunde die Rechnungen auch schnell bearbeiten kann.

Schnellere Verarbeitung, schnellere Zahlungen

Die elektronische Rechnungsstellung kann die Effizienz von Finanzprozessen erheblich verbessern. Ein Beispiel par excellence dafür ist, dass viele niederländische Gemeinden mit der elektronischen Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, begonnen haben. Ein wichtiger Grund dafür war die Tatsache, dass sie nicht in der Lage waren, alle Rechnungen innerhalb von 30 Tagen zu bezahlen. Mit E-Invoicing können Regierungen, wie z. B. Gemeinden, viel schneller zahlen, manchmal sogar innerhalb von 5 Tagen.

Sehr konkret sind auch die Kosteneinsparungen, die Unternehmen und Institutionen pro bearbeitete Rechnung erzielen können. Die elektronische Rechnungsstellung kann zu Kosteneinsparungen für Unternehmen führen, weil die Bearbeitung von Rechnungen weniger Zeit und Ressourcen erfordert. Ohne E-Invoicing kostet diese Arbeit schnell zwischen 7 und 30 Euro pro Rechnung, was natürlich von der jeweiligen Situation abhängt. Eine elektronische Rechnung kostet am Ende nur 30 Cent pro Rechnung. Das ist die Zeitersparnis in Geld ausgedrückt. Darüber hinaus ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung dem Unternehmen, seine Mitarbeiter anders einzusetzen.

Sicherheit

Bevor die E-Invoicing-Plattform die Rechnungen automatisch verarbeitet und bezahlt, werden sie zunächst validiert und auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Außerdem wird geprüft, ob der Lieferant rechtmäßig ist und es sich nicht um eine Phantomrechnung handelt. Die Lieferanten können erst dann eine Rechnung senden, wenn sie an das Netz angeschlossen sind. Dies ist nur möglich, wenn Sie sich als Unternehmen ausweisen können, und zu diesem Zweck gelten bestimmte “Know-Your-Customer”-Verfahren.

Es liegt auf der Hand, dass der Versand einer elektronischen Rechnung über ein Netz sicherer ist als über E-Mail. Jeder kann eine Rechnung per E-Mail verschicken, und gefälschte Rechnungen sind manchmal mit bloßem Auge kaum von echten zu unterscheiden, insbesondere bei der Verarbeitung großer Mengen. Andererseits ist der eigene Versand von Rechnungen auch sehr fehleranfällig, z. B. wenn eine Rechnung versehentlich an die falsche E-Mail-Adresse geschickt wird. Solche Fehler sind leicht zu machen und passieren jeden Tag. Dank der elektronischen Rechnungsstellung gehören diese Fehler der Vergangenheit an.

E-Invoicing zur Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs

Auch die elektronische Rechnungsstellung ist ein Muss, und zwar für alle. Im Dezember 2022 wurde eine EU-Richtlinie veröffentlicht, die zwischen 2024 und 2028 in Kraft tritt und die vorschreibt, dass jede Rechnung – ob links oder rechts – über die Steuerbehörden laufen muss. Und das ist nur durch E-Invoicing-Standards möglich. Ein PDF zu verschicken, das ist nicht mehr möglich. Und das gilt für jedes Unternehmen. Im Grunde genommen müssen Sie entweder von jeder Rechnung eine Kopie an die Steuerbehörden schicken oder – wie es in Italien bereits der Fall ist – bei einer Steuerplattform einen Code für die Rechnung anfordern. Erst dann dürfen Sie diese Rechnung verschicken. Außerdem dürfen Unternehmen keine Sammelrechnungen mehr verschicken.

Der Hauptgrund für diese Maßnahme ist derzeit die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs. Schätzungen zufolge werden die 27 EU-Länder zusammen bis 2020 etwa 90 Milliarden an Mehrwertsteuereinnahmen verlieren. Deshalb wollen die Regierungen die Zahlung dieser Steuern besser durchsetzen. In jedem Land auf eine etwas andere Art und Weise, aber das Wesentliche ist dasselbe. Und überall ist die elektronische Rechnungsstellung das Instrument, um dieses Ziel zu erreichen. Das einzige, legale Instrument.

In Anbetracht dieser neuen Gesetzgebung raten wir Unternehmen und Institutionen dringend, alle digitalen Prozesse im Bereich der Rechnungsstellung so schnell wie möglich in Ordnung zu bringen. Ob es sich um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen handelt, achten Sie auf die kommenden steuerlichen und gesetzlichen Regelungen. Und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Unterstützung dafür wählen. Auf diese Weise kann jede Organisation von der rasanten Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung profitieren.

Aleksandra Vovchenko
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