La facturation électronique pour les débutants

par | Nov 20, 2023 | E-invoicing

Si vous ne faites pas encore de la facturation électronique (ou si vous repoussez l’échéance), voici un guide rapide pour les débutants !

La facturation électronique va s’accélérer en France dès 2024 avec la nouvelle Loi de Finances. La numérisation est l’avenir, et le passage à la facturation électronique s’est imposée dans le B2G, et elle se généralise maintenant dans le B2B en France et en Europe.. Il s’agit d’un changement important, une transition en cours depuis des années en Europe. Que vous soyez situé en Europe ou aux États-Unis, ou que vous souhaitiez simplement vous faire une idée de ce qui vous attend, voici un aperçu des principes de base de la facturation électronique.

Des temps qui changent   

En tant que fournisseur de biens ou de services B2B ou B2G, l’envoi d’une facture n’a rien de nouveau ; c’est le moyen de vous assurer que vous êtes payé pour les biens ou services que vous fournissez.

Ce qui est peut-être nouveau pour vous, en revanche, ce sont les changements apportés aux exigences de facturation de vos clients. Si vous n’avez pas encore été confronté à ces changements (ou si vous les repoussez encore), sachez que vous ne pourrez plus les éviter très longtemps !

L’histoire de la facture    

Reprenons depuis le début : nous avons commencé à créer des factures pour répondre à la nécessité d’enregistrer les transactions d’articles envoyés et reçus. Les premières factures (extrêmement basiques) découvertes datent de plus de 7000 ans et étaient écrites sur de la pierre, de l’argile et même de l’os.

Au fil du temps, bien sûr, les factures ont évolué vers le papier, et en 1981, la première facture a été générée par un ordinateur. Au cours de l’histoire, la facture a subi plusieurs transformations et améliorations.

Il est probable que vous soyez actuellement habitué à envoyer une facture PDF par ordinateur, par courrier électronique ou par le biais de votre système comptable. La prochaine étape logique est la facture électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?   

Comme un PDF, une facture électronique est un fichier numérique, mais cela ne fait pas d’un PDF une facture électronique !

Une facture électronique est un fichier structuré où chaque partie a un emplacement fixe déterminé par la norme utilisée. Grâce à sa structure, une facture électronique peut être automatiquement échangée par voie électronique entre différents systèmes.

La facture électronique doit contenir les mêmes informations que toute autre facture et toute information supplémentaire demandée par votre client.

Comment créer une facture électronique ?   

Il existe plusieurs façons de créer une facture électronique. Tout dépend des exigences de facturation de votre client et des options qu’il propose. Mais cela dépend aussi des capacités de votre entreprise et du nombre de factures que vous envoyez.

Directement à partir de votre système comptable ou ERP   

L’une des options dont vous disposez est de choisir de créer un lien direct entre votre système et celui de votre client. L’EDI (Echange de Données Informatisé) est le logiciel qui rend ce lien direct possible.

Avec l’EDI, aucune intervention humaine ou papier n’est nécessaire pour que l’échange ait lieu. Comme vous pouvez l’imaginer, lorsqu’une entreprise échange de nombreux documents chaque jour, cela permet d’économiser beaucoup de temps et de papier, et les avantages ne s’arrêtent pas là.

Cependant, l’EDI aun prix, c’est pourquoi vous devez adapter votre système EDI en fonction du nombre de documents que votre entreprise échange chaque mois.

 Du PDF à la facture électronique   

Vous êtes toujours obligé d’envoyer vos factures au format PDF ? Dans ce cas, vous pouvez choisir d’acheter un logiciel qui convertit vos factures PDF “natifs” en factures électroniques (comme PDF-2-FLOW).

Le terme “natif” signifie que le PDF a été généré par un système comptable, reconnaissable au fait que vous pouvez sélectionner le texte dans le fichier. Un scan ou un PDF créé par OCR ne convient pas. Ils sont utilisables en théorie mais peuvent être imprécis et ne sont donc pas la meilleure option pour réaliser des transactions sans erreur.

Comme indiqué précédemment, l’achat de ce logiciel a un coût. Si vous n’échangez que quelques documents par mois, vous n’avez peut-être pas à vous soucier de passer à la facturation électronique.

Utiliser WebEDI ou le portail de facturation électronique de votre client    

Si vous n’envoyez que quelques factures PDF par an, vous n’avez probablement pas envie d’investir dans une solution EDI ou un logiciel de conversion des PDF.

Pour ces fournisseurs, un portail fournisseur (ou portail de facturation électronique) est souvent proposé. Ce système, également appelé WebEDI, permet aux fournisseurs de saisir manuellement leurs factures en ligne dans un portail. Celles-ci sont ensuite converties au format de facture électronique souhaité par l’acheteur et envoyées au système de l’acheteur sans intervention humaine.

L’utilisation d’un tel portail est gratuite pour le fournisseur ; dans la pratique, le portail est géré par l’acheteur et cette organisation est donc propriétaire du portail de facturation électronique.

Un exemple pour clarifier :   

Une enseigne de Grande Distribution achète un portail EDI à un fournisseur de services (comme TIE Kinetix). Ce logiciel est ensuite la propriété de l’enseignequi l’utilise comme portail de facturation électronique pour les fournisseurs qui n’ont pas les ressources ou la capacité d’acheter une solution EDI.

Comment envoyer une facture via Peppol ?   

Si vous êtes en Europe, il se peut que votre client vous demande d’envoyer votre facture via Peppol. A noter que Peppol est un réseau qui devient de plus en plus populaire dans le monde entier, et que de nombreuses entreprises et administrations sont connectées à ce réseau. Une fois que vous avez accès à ce réseau, vous pouvez échanger des factures avec toutes les parties connectées de manière très sécurisée.

Toutes les factures envoyées via Peppol doivent respecter le format Peppol : Peppol BIS Billing 3.0. Pour accéder au réseau Peppol, vous avez besoin d’un point d’accès Peppol (tel que SPS Commerce). Les points d’accès sont (généralement) des fournisseurs de services qui ont été sélectionnés par l’organisation OpenPeppol pour répondre à plusieurs exigences de qualité.

Conclusion  

Beaucoup de choses ont changé depuis la création de la première facture et celle-ci continuera d’évoluer à l’avenir. De même, la facture électronique existe depuis un certain temps déjà et, bien qu’elle ait commencé comme une solution pour les grands groupes, elle est maintenant le futur de toutes les entreprises. Aujourd’hui, Peppol se développe dans le monde entier, les états européens mettent en place des exigences de facturation électronique avec en vue une uniformisation mondiale. Ainsi, il est désormais plus accessible et facile de mettre en place la facturation électronique dans son entreprise.

Aleksandra Vovchenko
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