E-facturatie in de VS: een uitgebreid overzicht

door | Apr 12, 2024 | E-invoicing

Bijgewerkt op 12 april 2024

Ontdek de huidige status van e-facturatie in de VS, de voordelen voor B2B & B2G transacties en de lopende initiatieven voor digitalisering. Ontdek de toekomst van facturatie en blijf de curve voor!

De status van e-facturatie in de VS

E-facturatie is in de VS nog niet verplicht op federaal of staatsniveau voor zowel B2B- als B2G-relaties. De VS evolueert echter gestaag in de richting van digitalisering van facturatie. Het ontbreken van een landelijk mandaat voor e-facturatie in de VS is vooral te wijten aan de fiscale complexiteit en het ontbreken van een gecentraliseerde autoriteit. Het ontbreken van een federaal BTW– of GST-systeem, voorbelastingkredietmechanismen en formele factuurvoorschriften in de meeste staten dragen bij aan de huidige situatie.

Een btw-stelsel is gebaseerd op belastingkredieten, waardoor bedrijven de btw die ze betalen op hun aankopen kunnen aftrekken van de btw die ze innen op hun verkopen. Het Amerikaanse belastingstelsel kent dit mechanisme momenteel niet. Bedrijven in de VS die deelnemen aan de wereldeconomie zullen echter onvermijdelijk worden beïnvloed door de opkomst van e-facturering. Op 8 april 2024 hebben de VS en de EU een gezamenlijke verklaring uitgegeven om de interoperabiliteit van e-facturering te verbeteren om de kosten te verlagen en de samenwerking op het gebied van handel, douane, betalingen en fraudepreventie te vergroten.

Beiden hebben de volgende sleutelprincipes voor succesvol e-factureren aangenomen: enkelvoudige connectiviteit, afschaffing van roamingkosten tussen toegangspunten en open uitwisselingen waarbij gebruikers hun toegangspunten kunnen kiezen. Inspanningen om de afstemming en interoperabiliteit voortdurend te verbeteren omvatten het identificeren van overheidsexperts, het uitnodigen van toegangspunten, dienstverleners en enablers om deel te nemen aan de samenwerking en het organiseren van regelmatige bijeenkomsten tussen Amerikaanse en Europese overheidsexperts, toegangspunten en dienstverleners.

B2G e-facturatie in de VS

Business-to-Government (B2G) e-facturatie in de VS krijgt steeds meer voet aan de grond nu de Federal Reserve en de Business Payments Coalition (BPC) een gestandaardiseerd elektronisch B2B documentuitwisselingssysteem testen. Het initiatief heeft als doel een gestandaardiseerd e-factuurmodel op te zetten en een netwerk voor elektronische documentuitwisseling te creëren. De deelnemers aan de BPC E-invoice Exchange Market Pilot hebben de Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance) gelanceerd als rechtspersoon om toezicht te houden op het nieuwe elektronische uitwisselingsnetwerk. De DBNA zal verantwoordelijk zijn voor het definiëren van beleid, standaarden, beveiligingsmechanismen en andere regels en richtlijnen die het uitwisselingskader vormen.

B2B e-facturatie in de VS

Business-to-Business (B2B) e-facturatie is in de VS nog niet verplicht op federaal of staatsniveau. Het BPC heeft echter een marktpilot voor B2B e-facturatie afgesloten en een uitwisselingsnetwerk opgezet om de overdracht van e-documenten tussen bedrijven te vergemakkelijken. E-facturen worden over het algemeen automatisch en elektronisch verwerkt in een van twee formaten: Gestructureerd factuurformaat en hybride factuurformaat. Het formaat bepaalt hoe een factuur kan worden verzonden (via EDI of XML), bekeken en geaccepteerd.

Conclusie

Hoewel er in de VS nog geen federaal mandaat is voor elektronische facturatie, kan het een belangrijke rol spelen om bedrijven te helpen compliant te blijven en juridische problemen te vermijden. Dit is hoe:

  • Verbeter de nauwkeurigheid en verminder fouten: E-facturatie automatiseert gegevensinvoer en vermindert handmatige processen, waardoor fouten in berekeningen, belastingtarieven en factuurgegevens tot een minimum worden beperkt. Dit vermindert het risico op boetes voor onnauwkeurige rapportage.
  • Verbeterde controlesporen en administratie: E-facturatie creëert een duidelijk digitaal controlespoor, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om facturen en ondersteunende documenten op te sporen en te beheren. Dit vereenvoudigt het proces van reageren op audits en zorgt ervoor dat alle benodigde documentatie direct beschikbaar is.
  • Gestandaardiseerde formaten: E-facturatie maakt gebruik van gestandaardiseerde formaten, zoals EDI of XML, om consistentie te garanderen en integratie met boekhoud- en belastingsoftware te vergemakkelijken. Dit vermindert het risico op fouten door verkeerde interpretatie of incompatibele gegevensformaten.
  • Verbeterde beveiliging: E-factuuroplossingen maken vaak gebruik van sterke encryptie en toegangscontroles om gevoelige gegevens te beschermen tijdens overdracht en opslag. Dit minimaliseert het risico op datalekken en ongeautoriseerde toegang tot financiële informatie.
  • Gestroomlijnde workflow en efficiëntie: E-facturatie automatiseert workflows en elimineert handmatige taken die gepaard gaan met papieren facturen. Dit maakt middelen vrij en vermindert het risico op vertragingen of gemiste deadlines voor belastingaangiften of factuurbetalingen.

Bovendien kunnen bedrijven, nu sommige staten en specifieke sectoren overgaan op e-factureringsmandaten, worden geholpen door voorbereid te zijn met een e-facturatiesysteem:

  • Voorkomen van nalevingsproblemen: Door e-facturatie in een vroeg stadium in te voeren, kunnen bedrijven mogelijke toekomstige regelgeving voorblijven en ervoor zorgen dat ze voldoen aan alle aankomende staats- of branchespecifieke mandaten.
  • Een concurrentievoordeel behouden: Bedrijven die e-facturatie implementeren kunnen aantonen dat ze zich inzetten voor efficiëntie en nauwkeurigheid, wat hun reputatie en concurrentiepositie op de markt kan verbeteren.
  • B2B-transacties vereenvoudigen: E-facturatie maakt een vlottere samenwerking en snellere factuurverwerking mogelijk met handelspartners die al elektronische facturatiesystemen gebruiken.

Hoewel de V.S. nog niet zover zijn, biedt e-facturatie aanzienlijke voordelen op het gebied van naleving en vermindering van juridische risico’s. Door een e-factureringssysteem te implementeren, kunnen bedrijven proactief zijn, interne processen verbeteren en voorbereid zijn op mogelijke toekomstige federale of staatsmandaten.

Als je niet alleen in de VS aan de e-facturatie-eisen moet voldoen, maar ook in andere landen, zorg er dan voor dat je een internationale e-facturatie provider kiest. Bij SPS Commerce helpen we meer dan 120.000 bedrijven over de hele wereld met veilige en compliant oplossingen.

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS