Overschakeling naar B2B E-facturering in Duitsland met SPS Commerce

door | Jul 22, 2024 | E-invoicing

E-facturering vanaf 2025 verplicht voor binnenlandse B2B-transacties

Bereid u voor op het mandaat voor elektronische facturering in de B2B-sector in Duitsland! Lees meer over de komende voorschriften en de vaardigheden die uw team nodig heeft om hieraan te voldoen.

Met de op 22 maart 2024 aangenomen Groeikansenwet heeft de Bondsraad de weg vrijgemaakt voor de stapsgewijze invoering van een verplichte elektronische factuur (E-factuur) in de B2B-sector. Laten we een nadere blik werpen op de overgangsregels voor Duitse bedrijven.

Overgangsregels volgens § 27 lid 38 UStG n.F.

Bedrijven moeten vanaf 1 januari 2025 in staat zijn om E-facturen van hun zakenpartners te ontvangen. Dit kan door het gebruik van E-factureringsoplossingen of door het opzetten van een speciaal e-mailpostvak voor het ontvangen van facturen. Papieren facturen blijven weliswaar geldig, maar verliezen hun prioriteit. Dit betekent dat bedrijven verplicht zijn om E-facturen van hun zakenpartners te ontvangen en te verwerken als deze hen in dit formaat worden toegestuurd. Het verzenden van andere elektronische factuurformaten, zoals PDF, is nog steeds mogelijk, maar alleen na uitdrukkelijke toestemming van de ontvanger.

Vanaf 1 januari 2027 moeten in Duitsland gevestigde bedrijven met een omzet van meer dan 800.000 euro in het voorgaande jaar hun B2B-facturen elektronisch verzenden. Bedrijven met een lagere omzet hebben nog steeds de keuze: zij kunnen papieren facturen, PDF-facturen of andere elektronische factuurformaten blijven verzenden. Ook EDI-facturen blijven mogelijk: in 2027 kunnen bedrijven nog steeds EDI-facturen (Electronic Data Interchange) verzenden, maar alleen met toestemming van de factuurontvanger. EDI is een gestandaardiseerde procedure voor de elektronische uitwisseling van zakelijke documenten, inclusief facturen.

Vanaf 1 januari 2028 moet elk in binnenland gevestigd bedrijf B2B-E-facturen verzenden en ontvangen. De EDI-procedure is toegestaan bij interoperabiliteit met de EN 16931 met betrekking tot factuurvereisten volgens UStG.

Vindt u dit artikel nuttig? Ontvang elke maand nieuwe educatieve inhoud in uw inbox!

Aanmelden

Welke knowhow is nodig in het team?

De overgang naar elektronische facturering (E-factuur) in Duitsland stelt bedrijven voor talrijke uitdagingen. Naast de technische implementatie moeten juridische aspecten, samenwerking met zakenpartners en aanpassing van interne processen in overweging worden genomen.

Om deze uitdagingen succesvol aan te gaan, is het belangrijk dat er de juiste knowhow en ervaring in het bedrijf aanwezig zijn.

Vakinhoudelijke kennis in de financiële boekhouding

E-facturering vereist aanpassingen in de financiële boekhouding (FiBu). Uw team moet vertrouwd zijn met de relevante boekhoudvoorschriften, met name met het Handelsgesetzbuch (HGB) en de International Financial Reporting Standards (IFRS).

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de E-facturen correct in de FiBu kunnen worden weergegeven en verwerkt. Dit omvat het controleren van factuurgegevens, het converteren naar het vereiste formaat en het automatisch boeken.

Bij SPS Commerce ondersteunen we uw financiële team bij de wettelijke archivering van E-facturen. SPS Commerce heeft het proces van ontvangst, conversie en beschikbaarstelling van elektronische documenten volgens de GoBD-richtlijnen gedocumenteerd.

Fiscaal-juridische kennis

Om aan de wettelijke eisen voor E-facturen te voldoen, is gedegen fiscale kennis essentieel. Dit omvat kennis van Richtlijn 2006/112/EG (BTW-richtlijn) in de huidige versie met update 2010/45 evenals van de Umsatzsteuergesetz (UStG).

Uw team moet begrijpen welke facturen elektronisch moeten worden opgesteld, welke formaten zijn toegestaan en welke termijnen moeten worden nageleefd. Bovendien is het belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen in het belastingrecht in verband met de E-factuur.

Uw naleving, onze prioriteit. Bij SPS Commerce hanteren we een uitgebreide aanpak om ervoor te zorgen dat uw facturen foutloos zijn. We zorgen niet alleen voor naleving van strikte wettelijke voorschriften voor audit trails en belastingaangiften, maar passen onze diensten ook aan de individuele behoeften van elk van uw handelspartners aan. Het resultaat is soepelere transacties, minder afwijzingen en sterkere zakelijke relaties.

Procesoptimalisatie voor soepele operaties

De overgang naar E-facturering biedt de mogelijkheid om bestaande processen in de boekhouding, logistiek en verkoop te optimaliseren.

Uw team moet de bestaande processen analyseren en identificeren waar door digitalisering efficiëntieverbeteringen mogelijk zijn. Dit omvat de automatisering van handmatige processen, het verminderen van mediabreuken en het optimaliseren van interfaces tussen verschillende systemen.

E-facturering en EDI zijn twee kanten van dezelfde medaille. We begrijpen de flexibiliteit die E-factureringmandaten vaak bieden en we zijn er om de naleving van de voorschriften te waarborgen zonder uw bestaande systemen te verstoren. SPS biedt meer dan alleen een Peppol Access Point of een verbinding met een belastingportaal; we vergemakkelijken de relaties tussen handelspartners en zorgen voor soepele en efficiënte transacties.

Technische expertise met ERP-systemen en transactiesystemen

De implementatie van E-facturering vereist technische knowhow op het gebied van ERP-systemen zoals SAP, Oracle, Microsoft, enz.

Uw team moet in staat zijn om de vereiste interfaces te configureren, gegevensoverdracht te waarborgen en de E-facturen in het systeem te beheren. Bovendien is het belangrijk om de systemen regelmatig te controleren op updates en veiligheidsvereisten.

SPS Commerce heeft de ERP-integraties veilig, conform en naadloos uitgevoerd. Met oplossingen van SPS Commerce kunt u de technische details van het werk uitbesteden en u richten op de belangrijkste activiteiten – realtime data-analyse, identificatie van kostenbesparingsmogelijkheden en optimalisatie van financiële processen. Door de factureringsprocessen te automatiseren, kunt u de focus van uw financiële team verleggen van datagymnastiek naar strategische financiën. Informeer hier naar onze ERP-verbindingen als u meer wilt weten.

Bent u klaar voor E-facturering? Stel uw vragen aan onze experts!

Vragen

 

Disclaimer: De informatie in deze blog is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en vormt geen juridisch advies.

 

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

    RELATED POSTS