E-factureren in Duitsland
Update – 3 juni 2024
Elektronische facturering in Duitsland is niet zo eenvoudig. De specifieke regelgeving verschilt per deelstaat, dus hier is alles wat u moet weten, inclusief belangrijke deadlines per staat.
Overzicht
Net als in andere landen in de EU, werd met de komst van de EU e-invoicing Directive 2014/55/EU duidelijk dat ook in Duitsland B2G e-facturatie verplicht is. In deze blog leest u alles wat u moet weten over e-facturatie in Duitsland, inclusief belangrijke deadlines per deelstaat.
De Duitse e-factuurstandaarden: XRechnung vs ZUGFeRD
Vanaf 18 april 2020 moesten alle overheidsinstanties in staat zijn om e-facturen te ontvangen en te verwerken met een standaard die voldoet aan de eisen van de EU. De regelgeving voor e-facturatie van de Duitse federale overheid heeft bepaald dat XRechnung de voorkeursstandaard is voor B2G e-facturen. Deze standaard is ontwikkeld door het Duitse Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT). XRechnung is een factuurformaat dat gebaseerd is op XML. De huidige XRechnung standaard staat twee XML-formaten toe om elektronisch te factureren: UBL of UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).
Ondanks dat XRechnung geprefereerd wordt door de Federale Overheid, kan daarnaast ZUGFeRD gebruikt worden. ZUGFeRD voldoet ook aan de Europese Norm. Het bestaat uit twee componenten: een PDF-bestand en een ingesloten XML-bestand. ZUGFeRD is gebaseerd op de UN/CEFACT CII standaard en de ISO standaard PDF/A3.
De Duitse PEPPOL-autoriteit: KoSIT
Net als in Nederland, is er ook een nationale PEPPOL-autoriteit in Duitsland. Sinds juni 2018 is KoSIT de Duitse PEPPOL-autoriteit. KoSIT heeft de verantwoordelijkheid om XRechnung te onderhouden en is onderdeel van de afdeling E-Government binnen de kernadministratie van de Vrije Hanzestad Bremen. KoSIT is een permanente organisatie van de Nationale IT-planningraad.
De belangrijkste taken van KoSIT zijn het assisteren van de IT-Planning Raad bij het aannemen van IT-interoperabiliteit en IT-beveiligingsstandaarden, en het beheren van gezamenlijke federale en staatsprojecten op het gebied van e-government.
Termijnnaleving
U zou ervan uit kunnen gaan dat vanaf 18 april 2020 alle overheden in Duitsland e-facturen konden ontvangen. In werkelijkheid zijn er nu nog steeds overheidsinstanties, met name gemeentes, die geen elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dit heeft te maken met de federale structuur. Alle 16 deelstaten hebben namelijk eigen grondwetten, parlementen en regeringen. In de Bondsrepubliek Duitsland is het meestal de verantwoordelijkheid van de deelstaten om de Europese eisen toe te passen.
De structuur, de reikwijdte en het tijdsschema van de implementatie van elektronische facturatie worden gedefinieerd door de e-factuurwet (E-Rechnungsgesetz) en de bijbehorende verordeningen van de desbetreffende deelstaatautoriteiten in de afzonderlijke federale staten.
Op deelstaatniveau moesten 16 afzonderlijke wetten en verordeningen worden opgesteld, geoptimaliseerd en geïmplementeerd op basis van de EU-richtlijn en de Europese norm. Tot op heden zijn er nog steeds federale staten die nog geen verordeningen hebben gepubliceerd, en de verordeningen die al wel zijn uitgebracht, kunnen onderling verschillen.
B2B E-Facturatie Verplichting in Duitsland
Vanaf 2025 zullen B2B-bedrijven in Duitsland verplicht zijn om e-facturen te ontvangen. De reden hiervoor is de wijzigingen in § 14 UStG, waarbij ook een verplichte elektronische factuur in de B2B-sector wordt ingevoerd. Op 31 augustus 2023 keurde het federale kabinet dit ontwerp van het ministerie van Financiën voor de Wet op Groeikansen goed. Op 17 november 2023 keurde de Bundestag ook de Wet op Groeikansen goed.
Op 23 februari keurde de Bundestag het compromis over de Wet op Groeikansen goed. Na intensieve politieke geschillen tussen de federale en deelstaatregeringen keurde de Bundestag op vrijdag 23 februari 2024 de Wet op Groeikansen goed zonder de klimaatbeschermingsinvesteringspremie.
Op 22 maart 2024 keurde de Bundesrat de Wet op Groeikansen goed. Volgens het huidige ontwerp van de Wet op Groeikansen moeten alle binnenlandse bedrijven vanaf 1 januari 2025 elektronische facturen kunnen ontvangen en archiveren. De artikelen over e-facturen blijven dus ongewijzigd.
Voor B2B (business-to-business) transacties betekenen de eisen die momenteel in het wetgevingsproces zijn, het einde van papieren facturen en ongestructureerde PDF’s. Er blijft waarschijnlijk niet veel tijd over voor de implementatie:
- De verplichting om te ontvangen begint al in 2025, de verplichting om te verzenden twee jaar later;
- Uiterlijk in 2028 mogen zelfs kleine bedrijven alleen elektronische facturen naar hun zakenpartners sturen;
- Alle bedrijven moeten XML-facturen kunnen lezen en begrijpen.
Hoe u kunt e-factureren in Duitsland
Omdat het op deze manier geregeld is in Duitsland, zijn er een tal van verschillende specificaties, drempelvoorwaarden en technische benaderingen van deelstaat tot deelstaat. Het is belangrijk dat B2G-leveranciers deze voorwaarden kennen en er rekening mee houden.
Voor uw gemak is hier een lijst met aankomende deadlines voor heel Duitsland:
1 januari 2022: E-factuurplicht voor leveranciers in Baden-Württemberg.
1 januari 2022: E-factuurplicht voor leveranciers in Saarland.
18 april 2022: Verplichting om e-facturen te accepteren onder de drempelwaarden en vanaf 1000 euro voor gemeenten, verenigingen van gemeenten, districtskantoren en andere publiekrechtelijke rechtspersonen in Beieren.
31 december 2022: Verplichting om e-facturen te accepteren bij contractwaardes vanaf 1000 euro en voor de sub-drempelwaarden in Berlijn.
1 april 2023: E-factuurplicht voor leveranciers in Mecklenburg-Voor-Pommeren.
18 april 2023: Verplichting om e-facturen te accepteren voor bouwcontracten onder de drempelwaarden in Beieren.
1 januari 2024: E-factuurplicht voor leveranciers in Rijnland-Palts.
18 april 2024:E-factuurplicht voor leveranciers in Hessen.
1 januari 2025: Verplichting om e-facturen te accepteren voor publieke afnemers van de indirecte staatsadministratie, met name gemeenten, in de deelstaat Brandenburg. Dit geldt voor zowel onder, als boven de drempelwaarden.
Hieronder kunt u de meest belangrijke informatie vinden op zowel federaal, als staatniveau.
RELATED POSTS
De 5 voordelen van e-facturatie
E-factureren in Nederland
E-factureren met Peppol: Efficiëntie...