De uitdaging van e-facturatie

door Nathan Trouwloon | Sep 18, 2023 | E-invoicing

Bijgewerkt op 21 augustus 2023

Niet het gereed maken van de systemen of het wegnemen van eventuele weerstand onder medewerkers is de grootste uitdaging op het gebied van e-factureren. Nee, de grootste uitdaging is het succesvol maken van e-facturatie binnen uw organisatie. Hiervoor bent u afhankelijk van de medewerking van uw leveranciers. Want e-facturatievoorzieningen zijn praktisch zinloos als er geen e-facturatiestroom op gang komt.

Leveranciers activeren

Zolang leveranciers de vraag niet krijgen om e-facturen (in een bepaalde standaard) te sturen, dan zien zij vaak ook geen reden om dit te doen. Het is voor hen niet duidelijk wat u precies bedoelt met een ‘e-factuur’ en ook niet waar en hoe ze de factuur aan moeten leveren. Vandaar dat het aansluiten (ook wel onboarding genoemd) van leveranciers de sleutel is tot het succes van elektronisch factureren.

Laagdrempelige oplossingen voor e-facturatie

Het makkelijkste zou zijn om het aanleveren van e-facturen in het gewenste formaat volledig te verplichten. Dit kan door dit op te nemen in de contractvoorwaarden en de algemene voorwaarden. Voldoet een leverancier hier niet aan, dan krijgt hij simpelweg niet betaald.

ViDA zal daadwerkelijk de manier veranderen waarop bedrijven in Europa opereren. B2B e-facturatie wordt namelijk verplicht, en organisaties moeten een stap verder gaan in de digitalisering. Hierdoor zal de activering van leveranciers natuurlijker en minder problematisch verlopen.

We kunnen al enkele veranderingen opmerken in de manier waarop facturen worden uitgewisseld. Voor de meeste Europese landen is het gebruik van e-facturatie verplicht gesteld als ze zaken willen doen met overheidsinstanties (B2G). Bepaalde landen, waaronder Frankrijk en Italië, hebben e-facturatie zelfs verplicht gemaakt als maatregel tegen belastingfraude.

Dit betekent dat bedrijven niet langer met de kleine lettertjes in contracten hoeven om te gaan; de overheden gaan e-facturatieformaten voorschrijven!

Communicatieplan

Het ViDA-project lijkt misschien ver weg, en e-facturatie is niet altijd de hoogste prioriteit voor organisaties. Natuurlijk willen leveranciers aan jouw wens als klant voldoen om e-facturen te ontvangen, maar ze weten mogelijk niet waar ze moeten beginnen, of de voordelen van e-facturatie ten opzichte van factureren via PDF-facturen zijn niet helemaal duidelijk voor hen. Daarom is het vooral in deze tijd nuttig om te benadrukken dat e-facturatie meestal leidt tot snellere betalingen, vooral in combinatie met factoring. Factoringdiensten bieden AP Automatiseringsoplossingen om ervoor te zorgen dat de e-factuur van de leverancier direct wordt betaald.

Begeleiden door het overgangsproces

Het is aan u om hen door het overgangsproces te leiden; dit kan alleen worden bereikt door middel van frequente en duidelijke communicatie. Hier gaat het vaak mis. De praktijk wijst uit dat veel organisaties hun leveranciersgegevens niet op orde hebben. E-mailadressen ontbreken of bevatten nog gegevens van contactpersonen die al geruime tijd niet meer bij het bedrijf werken. Voordat het onboardingsproces kan beginnen, moeten de leveranciersgegevens eerst worden opgeschoond en aangevuld.

Diverse communicatiemiddelen inzetten

Een mailtje sturen met hierin de boodschap dat uw organisatie vanaf nu e-facturen wilt ontvangen, volstaat meestal niet. Probeer diverse communicatiemiddelen in te zetten, op verschillende momenten. De belangrijkste leveranciers én de leveranciers die het hoogste volume produceren qua facturen, kunt u het beste een-op-een benaderen. Dit vraagt tijd, maar biedt het beste resultaat. Het liefst worden er online middelen ingezet. Dit is snel en goedkoop, maar stel dat bepaalde leveranciers zo niet geactiveerd worden, dan is een fysieke brief altijd een optie.

Voorbeelden van middelen die ingezet kunnen worden om leveranciers te onboarden:

e-mail;
landingspagina met informatie;
video;
nieuwsbrief;
brochures;
stappenplan/handleiding;
een-op-eencontact;
brief.

Is er geen tijd of mankracht om de leveranciers te onboarden of blijven de resultaten uit? Kies er dan voor om de onboarding uit te besteden aan een e-facturatiedienstverlener zoals SPS Commerce.

Tussentijdse oplossing voor het verwerken van PDF-facturen

Ruwweg twee derde van de bedrijven verstuurt PDF-facturen via e-mail. Een PDF-factuur is echter geen e-factuur en kan zonder specifieke software niet veilig en automatisch verwerkt worden. Toch geloven veel bedrijven dat ze al ‘elektronisch factureren’ omdat ze een PDF-factuur per e-mail sturen. Dit misverstand kan ervoor zorgen dat de leverancier ‘immuun’ is voor uw onboardingactiviteiten. Zij zien immers niet in dat ze niet voldoen aan uw e-facturatiewens.

Het is zonde van uw e-facturatie oplossing als u PDF-facturen blijft ontvangen. Idealiter worden ook deze PDF-facturen volledig automatisch en foutloos verwerkt in uw systeem. Er komen steeds meer oplossingen op de markt die PDF-facturen foutloos kunnen inlezen en omzetten naar een XML-bestand. Hierdoor kunnen ook PDF-facturen automatisch verwerkt worden.

Conclusie

E-facturatie zal binnen enkele jaren de nieuwe norm worden. Zo snel mogelijk beginnen zal alleen maar voordelen opleveren voor uw bedrijf en handelspartners. Het vereist proactief zijn, maar ook duidelijkheid over wat een e-factuur is en wat het niet is. En zodra uw organisatie de voordelen van e-facturatie ziet, is het nog maar een kleine stap om uw supply chain te digitaliseren!