Automatiseren van het E-facturatieproces met echte impact

door | Aug 13, 2024 | E-invoicing

Voorbij de modewoorden: Het herzien van automatisering voor e-facturatie

Wanneer mensen het woord “automatisering” horen, denken ze vaak aan robots die menselijke banen vervangen. Maar in de context van e-facturatie gaat automatisering juist over het aanvullen van menselijke capaciteiten in plaats van het vervangen ervan. Het gaat erom de last van repetitieve taken te verminderen en je financiële team de ruimte te geven om zich te concentreren op activiteiten met een hogere waarde.

Automatisering in e-facturatie betreft niet alleen het scannen en digitaliseren van facturen, maar ook intelligente gegevensextractie, validatie en integratie met je bestaande systemen. Wanneer we het over automatisering hebben, is het belangrijk om te begrijpen wat en waarom, in plaats van blindelings de trend te volgen. Door automatisering op deze manier te heroverwegen, kunnen bedrijven zoals het jouwe grotere nauwkeurigheid, snellere verwerkingstijden en aanzienlijke kostenbesparingen bereiken.

Je A/P team ontlasten van gegevensinvoer

Voor een financiële afdeling wordt het facturatieproces nog steeds gekenmerkt door handmatige gegevensinvoer en validatie. Deze handmatige klus is niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor fouten. Elk verkeerd geplaatste decimaalpunt of onjuiste leverancierinformatie kan leiden tot betalingsvertragingen, gespannen leveranciersrelaties en zelfs financiële verliezen. Dit is waar gegevensintegratie en automatisering je afdeling echt naar een hoger niveau kunnen tillen.

Traditioneel omvat het accounts payable-proces handmatige factuurcontrole, goedkeuringsworkflows en gegevensinvoer in je ERP. Hoewel dit op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, kunnen deze taken de efficiëntie aanzienlijk belemmeren. Overweeg de kernkwaliteiten van je team: ze zijn financiële experts, meesters in orderbeheer en betalingen. Worden ze vertraagd door gegevensconversie en handmatige processen wanneer facturen binnenkomen? Dan kan automatisering van facturatie via ERP-integratie een goede keuze voor je zijn.

De kracht van ERP-integratie

Stel je dit voor: een factuur komt binnen, maar in plaats van handmatige gegevensinvoer voor je ERP, doet het systeem het zware werk. Je e-facturatieoplossing transformeert naadloos binnenkomende gegevens, zodat ze klaar zijn voor moeiteloze opname door je bestaande ERP. Dit is hoe je facturatieautomatisering zou kunnen benaderen door de gegevensintegratie vanuit je ERP-systeem te verbeteren.

Plotseling kan je team zich concentreren op activiteiten met grote impact – realtime gegevensanalyse, het identificeren van kostenbesparingsmogelijkheden en het optimaliseren van financiële workflows. Door het facturatieproces te automatiseren, kun je de focus van je financiële team verschuiven van gegevensgymnastiek naar strategische financiën.

Al uw partners op één plek

In de B2G- en B2B-markten is het steeds belangrijker geworden om documenten efficiënt en veilig elektronisch uit te wisselen. Dit kan gecompliceerd zijn omdat de handelspartners die met elkaar zaken doen, hun eigen ERP/financiële systemen, documentformaten en connectiviteit voor het verzenden en ontvangen van deze documenten hebben geïnstalleerd.

Daarom hebben wij het retailer network ontwikkeld. Met meer dan 1000 retailers op ons netwerk wordt het eenvoudig voor bedrijven om te communiceren en elektronische documenten uit te wisselen met hun handelspartners – allemaal via één enkele, generieke toegangspunt.

Facturatieautomatisering met SPS Commerce

De ware kracht van e-facturatieautomatisering ligt in het vermogen om zowel efficiëntie als inzichten te leveren. Intelligente automatisering gaat verder dan basisprocesautomatisering door geavanceerde analyses en de hoogste nalevingsnormen op te nemen. Dit maakt continue verbetering en aanpassing aan veranderende zakelijke behoeften mogelijk.

Bij SPS Commerce geloven we dat de toekomst ligt in digitalisering (en niet in digitale representatie). We ondersteunen datagestuurde partnerschappen met innovatieve cloudtechnologie, klantgerichte service en toegankelijke experts, zodat onze klanten zich kunnen concentreren op waar ze het beste in zijn. Meer dan 120.000 bedrijven hebben voor SPS Commerce gekozen om hun EDI-, e-facturatie- en supply chain digitaliseringsprojecten te ondersteunen.

Welke onderdelen van het facturatieproces probeer je te automatiseren? Stuur ons een kort bericht voor persoonlijk advies over een conforme en kostenefficiënte facturatie- en EDI-automatisering.

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS