Ben ik klaar voor E-facturatie met een EDI-oplossing?

door | Feb 5, 2024 | E-invoicing

Als het op e-facturatie aankomt, worden bedrijven geconfronteerd met vele opties, van een kleine OCR-oplossing om hun PDF-documenten te converteren tot een 100% digitaliseringsoplossing. Laten we de behoeften van uw bedrijf uitsplitsen om beter te begrijpen wat voor u de meest geschikte oplossing is.

Zijn EDI en E-facturatie hetzelfde?

In een eerdere blog zijn we dieper op dit onderwerp ingegaan. Een technische kanttekening is dat als u een EDI-oplossing hebt, u hoogstwaarschijnlijk klaar bent voor e-facturatie, wat niet het geval is! Een EDI-oplossing vereist technische instellingen en als uw bedrijf deze stap al heeft gemaakt, zou e-facturatie geen probleem moeten zijn.

We moeten ook benadrukken dat veel landen hun btw-processen aan het reguleren zijn, waardoor e-facturatie verplicht wordt voor B2B-transacties. Als je btw-plichtig bent in Europa, houd er dan rekening mee dat ViDA in 2030 van kracht moet zijn. Een e-facturatieoplossing zal dus hoogstwaarschijnlijk de technologie zijn die je binnen afzienbare tijd moet implementeren.

Hoewel EDI een vervanging kan zijn voor e-facturatie, hebben beide technologieën hun eigen doel en toepassingen. EDI gebruikt normen die verschillen van de regels voor e-facturatie, daarom moet u de behoeften van uw bedrijf beoordelen.

Moet mijn bedrijf kiezen voor EDI, e-facturatie of beide?

Zoals we al eerder zeiden, betekent klaar zijn voor e-facturatie nog niet dat u klaar bent voor EDI. De eerste logische stap is dus om de behoeften van uw bedrijf te bepalen.

Ben je van plan om e-facturen te gebruiken voor je klanten of ook voor de belastingdienst? Als je in een land bent dat e-facturatie afdwingt, zoals Polen, zou e-facturatie je topprioriteit moeten zijn! Aan de andere kant, als je van plan bent om e-facturen alleen met je klanten te gebruiken, zorg er dan voor dat zij ook overtuigd zijn om over te stappen op e-facturen.

Laten we zeggen dat uw klanten in de auto-industrie zitten, zij hebben een sterkere focus op de supply chain-gegevens met hun eigen regelgeving. E-facturatie is misschien niet hun topprioriteit en ze zullen misschien weigeren om u te volgen op deze reis.

Een ander geval kan zijn dat uw zakenpartners geen EDI-oplossing hebben, dus zijn ze misschien meer geïnteresseerd in het implementeren van een e-facturatieoplossing, omdat dit meestal goedkoper is.

E-facturatie is misschien de volgende logische investering voor uw bedrijf – aangezien het binnenkort in veel Europese landen verplicht wordt – maar waarom zou u het daarbij laten? Als uw bedrijfsomgeving al overschakelt op elektronische facturen, zou het heel normaal zijn om hetzelfde te doen met bestellingen of verzendberichten! Met EDI kunt u facturen en orders automatisch op elkaar afstemmen. U krijgt een beter zicht op uw toeleveringsketen, uw betalingen, voorraden…

Bij SPS Commerce zullen we het digitaliseren van uw hele toeleveringsketen altijd aanmoedigen, omdat het de investering waard is; EDI bespaart tijd en geld en is bovendien een veiligere manier om documenten uit te wisselen. Bovendien zijn we al verbonden met duizenden bedrijven, ERP- en andere zakenpartners en internationale netwerken zoals Peppol.

Hoe zit het met archivering? 

Om terug te komen op de behoeften van je bedrijf, moet je ook het archiveren van je facturen niet vergeten. Dit is per land verschillend geregeld, maar het kan tot 10 jaar duren (en meestal is dat ook zo)! Als je facturen elektronisch worden verwerkt, moet je ook overwegen om ze elektronisch te archiveren. Een e-factuur afdrukken heeft niet echt zin (het is gewoon een hoop code die je toch niet kunt lezen) en de meeste leveranciers van oplossingen bieden oplossingen voor wettelijke archivering.

Wat zijn de technische vereisten? 

Het toepassen van oplossingen om uw documenten te digitaliseren vereist enige technische voorbereiding. Afhankelijk van hoe ver u wilt gaan in uw digitalisering: hoeveel soorten documenten wilt u uitwisselen, het aantal van deze documenten, met hoeveel zakenpartners, beantwoordend aan welke normen en standaarden… Deze vragen zullen worden gesteld door uw leverancier om de oplossing te kunnen bieden die het beste past bij uw behoeften.

Ten eerste, wat is de technische capaciteit van je bedrijf? Je moet je bestaande oplossingen beoordelen. Gebruikt u een ERP? Een boekhoudoplossing? Kan het een elektronisch document en/of factuur uitgeven? De oplossing die je kiest moet naadloos kunnen worden geïntegreerd in je bestaande systeem.

Ten tweede is het belangrijk om in je bedrijfsomgeving rond te neuzen om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Zijn uw partners bereid om elektronisch met u uit te wisselen? Zijn ze bereid om alleen e-facturen uit te wisselen? Zijn ze onderworpen aan lokale regelgeving die van invloed kan zijn op u?

Nadat je al deze vragen hebt beantwoord, zou je moeten kunnen bepalen of een oplossing voor e-facturatie voldoende is, of dat je EDI moet overwegen om je documenten uit te wisselen. Hoe dan ook, het budget zal ook een belangrijk punt zijn om te bespreken, deze oplossingen gaan het hele bedrijf aan, niet alleen de IT-afdeling maar ook de boekhouding, partnerschappen, financiële…

Conclusie

  • E-facturatie, de snelste weg naar een behoefte 

Nogmaals, afhankelijk van het land waar je bedrijf is gevestigd, moet je voldoen aan verschillende regels. In Europa moet je ervoor zorgen dat je voldoet aan de EN 16931-norm; vanwege de Richtlijn 2014/55/EU moeten alle elektronische facturen voldoen aan dezelfde semantische regels. Je moet ook rekening houden met lokale regelgeving die verplicht e-factureren implementeert om belastingen te reguleren.

Dat gezegd hebbende, is het gebruik van een e-facturatie oplossing meestal het beste antwoord op één specifieke behoefte en is het minder flexibel als je bedrijf besluit om de e-facturatie oplossing uit te breiden naar een breder scala van documentuitwisseling. Het is goed als je een klein bedrijf bent met beperkte middelen en als je lokale overheid en/of klanten je vragen om elektronische facturen uit te geven.

  • EDI, volledig digitaliseren 

Als u voor een EDI-oplossing gaat, moet u beginnen met een investering die misschien belangrijk lijkt voor uw bedrijf. Het is echter veel flexibeler dan een e-facturatieoplossing: in feite kunt u vrijwel elk document digitaliseren dat u wilt, volgens internationale normen en voorschriften. Als u al een EDI-oplossing gebruikt, is het zeer waarschijnlijk dat uw leverancier ook een e-factuuroplossing kan bieden die voldoet aan uw behoeften en die van de lokale regelgeving.

Als je nog steeds twijfelt, zijn we bij SPS commerce al verbonden met duizenden bedrijven, maar ook netwerken, zoals Peppol, en die connectoren in combinatie met onze expertise zullen de overgang voor jou gemakkelijker maken!

Faustine Tournay
Latest posts by Faustine Tournay (see all)

RELATED POSTS