De 5 voordelen van e-facturatie

door | Sep 28, 2023 | E-invoicing

Bijgewerkt op 24 juli 2023

E-facturatie is een belangrijk onderdeel van elke goed georganiseerde supply chain. Nu het verplicht wordt in Europa met het ViDA-project in het vooruitzicht, willen we u de voordelen van e-facturatie laten zien. Om het kort en krachtig te houden, hebben we de EDI- en e-facturatiespecialisten van SPS Commerce gevraagd om de top 5 voordelen van elektronische facturatie uiteen te zetten.

1. Vaste standaard

Steeds meer organisaties over de hele wereld kiezen voor e-facturatie als hun voorkeursmethode voor B2B-facturatie. Hoewel veel organisaties vrijwillig voor e-facturatie kiezen, is dit niet altijd het geval. Lokale regelgevingen schrijven vaak voor hoe een organisatie verplicht is om alle transactiedocumenten elektronisch te verzenden, vast te leggen en op te slaan, waardoor er een toenemende behoefte is aan e-facturatie.

Het blijkt uitdagend om ervoor te zorgen dat uw organisatie aan alle toepasselijke wettelijke normen voldoet, vooral gezien het groeiende aantal organisaties dat al elektronisch facturen uitwisselt. Om bij te blijven en compliant te zijn, is het eenvoudiger om te investeren in een e-facturatieoplossing dan om het zonder een dergelijke oplossing te proberen.

Vandaag de dag maken zowel overheden als particuliere organisaties wereldwijd de overstap naar e-facturatie als hun standaard voor het verzenden en ontvangen van facturen. Het ViDA-project is een goed voorbeeld van de veranderingen waarmee Europa te maken heeft. Door een vastgestelde standaard voor het verzenden van e-facturen wordt B2G- en B2B-facturatie vereenvoudigd, waardoor naleving van voorschriften gemakkelijker wordt.

Dankzij de vastgestelde e-facturatiestandaard kunnen overheden en bedrijven nu facturen over de hele wereld verzenden met de zekerheid dat hun documenten traceerbaar en veilig zijn. U hoeft zich geen zorgen te maken over niet-goedgekeurde factuurformulieren dankzij deze e-facturatiestandaarden.

2. Voorkom menselijke fouten

E-facturatie kan soms erg ingewikkeld lijken, vooral wanneer er verschillende (internationale) bedrijven bij betrokken zijn. Dit kan vaak de kans op fouten vergroten als het proces niet geautomatiseerd is. Elektronische facturen kunnen met volledige automatisering worden verwerkt, wat betekent dat er geen menselijke tussenkomst meer nodig is. Zonder menselijke tussenkomst is er een verbetering van de productiviteit, verwerkingssnelheid en een vermindering van fouten.

3. Bespaar kosten

Handmatige fouten kunnen worden voorkomen en facturen kunnen sneller worden verwerkt en betaald. Door het verwijderen van menselijke tussenkomst, kunt u de kosten en de tijd die u aan facturering besteedt verminderen. Met elektronische facturatie kunt u meer werk doen zonder dat u meer mensen hoeft in te huren. E-facturatie levert direct een besparing op. De kosten voor het beheer van uw factuurstromen kunnen met 25 tot 50 procent worden verminderd door alle facturen elektronisch te verwerken. Door de afnemende kosten kunt u facturen efficiënter verwerken en effectiever gebruik maken van uw personeel. Dit leidt tot een betere beheersing van uw cashflow.

4. Verbeter samenwerking

Het automatiseren van het facturatieproces zorgt ervoor dat de facturen sneller bij uw afnemers terechtkomen. Dit betekent dat er geen facturen meer kwijt raken of vertraagd verstuurd. Door het verbeteren van uw facturatieproces krijgt u niet alleen uw factuur sneller betaald, in de meeste gevallen krijgt u ook een betere relatie met uw zakenpartners. In ruil daarvoor kunt u meer zakendoen door het geautomatiseerde proces met uw huidige afnemers.

5. Snellere verwerking en betaaltermijn

Zonder e-facturatie kan het moeilijk zijn om de financiële relatie met klanten efficiënt en professioneel te onderhouden. Er is vaak een tragere incassotijd, wat leidt tot een toename van het aantal debiteurendagen. Met e-facturatie, het stroomlijnen en automatiseren van het inkkoopproces, heeft u op elk moment van de dag zicht in, overzicht over en controle over het factuurproces binnen uw organisatie. Het zorgen voor verbeterde efficiëntie van het factuurbeheer en een effectieve inzet van personeel.

Faustine Tournay
Latest posts by Faustine Tournay (see all)

RELATED POSTS