E-facturatie updates uit Estland

door | Aug 14, 2024 | E-invoicing

E-facturatie in Estland

B2G e-facturatie is sinds juli 2019 verplicht in Estland. De boekhoudwet bepaalt dat e-facturen verplicht zijn bij de overdracht van goederen of diensten aan een boekhoudentiteit van de publieke sector. De wet verplicht ook het gebruik van specifieke formaten, ofwel de Estse standaard (nationale op XML gebaseerde standaard) of de Europese standaard voor e-facturatie.

B2G e-facturatie in Estland

De Estse overheid geeft geen mandaat aan leveranciers van e-facturatiediensten en beveelt ze ook niet aan. In een verklaring van het Ministerie van Financiën staat dat bedrijven vrij zijn in de keuze van hun e-factuuroplossingen. Zowel het Ministerie van Financiën als de Estse overheid zijn echter overeengekomen dat bedrijven e-Facturen gratis kunnen gebruiken.

E-Financials, een geautomatiseerd boekhoudprogramma dat wordt aangeboden door het RIK (een staatsagentschap dat werkt onder het Estse Ministerie van Justitie), biedt ondernemers hulp bij het organiseren van hun boekhouding en het genereren van e-facturen. Bedrijven die e-Financials gebruiken, kunnen dit gratis doen. Alleen in het geval dat bedrijven e-Financials gebruiken om e-facturen naar de publieke sector te sturen. Alle entiteiten die elektronisch factureren worden geregistreerd in het RIK, dat alle informatie beheert om e-facturen te verzenden naar geregistreerde bedrijven en instellingen.

Estlandse aanpak: Platform- en beheeroplossingen

Estland heeft ervoor gekozen om e-facturen decentraal te verwerken, wat betekent dat aanbestedende diensten binnen de publieke sector e-facturen individueel ontvangen en niet via een centraal platform. Bijgevolg zijn er verschillende particuliere dienstverleners die diensten voor de uitwisseling van e-facturen aanbieden. Binnen de privésector zijn er enkele dienstverleners waaruit bedrijven kunnen kiezen: Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema en Unifiedpost.

Al deze aanbieders zijn met elkaar verbonden door overeenkomsten die het mogelijk maken om e-facturen vanuit een boekhoudsoftware of ERP-oplossing van de ene operator naar de software van de andere te sturen. Op dit moment bestaat er geen systeem om B2G e-facturering te monitoren. Het is echter wel mogelijk om via een eBusiness-register van het RIK te zien of een particulier bedrijf al dan niet elektronische facturen kan ontvangen.

Om de communicatie tussen de e-factuur operatoren te verbeteren, is het noodzakelijk om aan te sluiten op het Peppol netwerk, wat meer mogelijkheden zal creëren voor de grensoverschrijdende uitwisseling van elektronische facturen.

B2B e-facturatie

B2B e-facturatie is niet verplicht, maar bedrijven die het willen gebruiken moeten zich wel aan bepaalde regels houden. Bedrijven moeten beschikken over boekhoud- of ERP-software om e-facturen te kunnen genereren, of kunnen dit uitbesteden aan verschillende softwareleveranciers. De eerder genoemde dienstverleners kunnen ook diensten voor e-facturatiebeheer leveren, waaronder het maken van e-facturen.

Het staat ondernemers vrij om contact op te nemen met particuliere of publieke softwareleveranciers zoals het RIK. Als een B2B-bedrijf elektronische facturen wil uitreiken, moet de ontvanger of de koper daarvoor toestemming geven.

Zowel voor B2B als B2G e-facturatie is er geen elektronische handtekening vereist. Naast het volgen van het XML-formaat is er ook een archiveringsperiode van 7 jaar voor alle elektronische facturen.

BTW: Digitale rapportageverplichtingen

Alle belastingplichtigen die in Estland voor de btw zijn geregistreerd, inclusief niet-ingezetenen, moeten de bijlage bij de btw-aangifte (formulier KMD INF) invullen bij het opgeven van gegevens over btw-transacties, die van toepassing zijn op B2B- en B2G-verkopen en -inkopen, en op transacties waarop onder bepaalde voorwaarden de normale of verlaagde btw van toepassing is.

De frequentie van de rapportage zal naar verwachting maandelijks of per kwartaal zijn. Vanaf januari 2016 moet de informatie voor elke transactie afzonderlijk worden verstrekt.

Gegevens kunnen op drie manieren worden ingediend:

  1. Handmatig gegevens invoeren of bestanden in XML-formaat uploaden naar het portaal van de belastingdienst
  2. X-Road gebruiken via een machine-to-machine (M2M) interface
  3. In uitzonderlijke gevallen, op papier

Wat u in de toekomst kunt verwachten

Het ministerie van Financiën van Estland heeft voorgesteld om de boekhoudwet in de toekomst te wijzigen.

De gewijzigde wet zou gericht zijn op het verbeteren van de huidige stand van zaken in het bedrijfsleven, te beginnen met het gebruik van één standaard. Dit zou kunnen betekenen dat we afstappen van de Estse standaard en volledig overstappen op de Europese standaard om consistent te zijn in het bedrijfsleven en verwarring weg te nemen. Vooral omdat de Estse standaard niet meer op grote schaal wordt gebruikt of ontwikkeld.

Volgens het voorstel zullen bedrijven die in het handelsregister geregistreerd staan als ontvangers van e-facturen, e-facturen kunnen aanvragen bij hun leveranciers.

Het wetsvoorstel heeft als doel het e-facturatiesysteem in Estland te vereenvoudigen en te harmoniseren, de administratieve lasten en kosten voor bedrijven te verminderen, de gegevenskwaliteit en interoperabiliteit te verbeteren en de visie van een real-time economie te ondersteunen.

Het wetsvoorstel zal naar verwachting in 2024 bij de regering worden ingediend. Het is onduidelijk wanneer het zal worden geïmplementeerd, maar het zou al in 2025 kunnen zijn, afhankelijk van het wetgevingsproces.

Voor meer informatie over de impact van de e-factureringsverordening op andere EU-landen, zie onze eerdere blogs.

Maria Sanguino
Latest posts by Maria Sanguino (see all)

RELATED POSTS