E-factureren in Nederland

Update – 19 oktober 2022

Net als in andere landen in de Europese Unie (EU), werd met de komst van de EU e-invoicing Directive 2014/55/EU duidelijk dat ook Nederland business-to-government (B2G) e-facturatie verplicht moest gaan stellen. Het gebruik van e-facturatie in Nederland moest even op gang komen, maar inmiddels zit het in een stroomversnelling!

In Nederland moeten alle overheidsdiensten en aanbestedende diensten e-facturen kunnen ontvangen. De implementatie van e-facturering is uitgevoerd door de vaststelling van het Peppol-kader voor het opzetten van een uitwisselingsinfrastructuur. Momenteel zijn alle Nederlandse overheidsinstanties direct of indirect aangesloten aan de Peppol-infrastructuur. Dit is het zogenaamde DIGIPOORT, en wordt gebruikt voor de ontvangst van elektronische facturen.

Wereldwijd gezien is het duidelijk dat e-facturering een blijvertje is en vooral in Nederland, steeds meer de voorkeur krijgt als uitwisselingsmethode voor facturen – ongeacht het soort sector.

E-facturatie is niet meer weg te denken in de huidige B2G- en B2B-omgeving en we verwachten dat het in Nederland alleen maar zal blijven groeien. Maar laten we beginnen bij het begin…

E-facturatie geschiedenis tot op heden

De invoering van e-facturatie begon op 1 januari 2011. Vanaf dat moment moesten Rijksoverheden in staat zijn om e-facturen te ontvangen en verwerken via Digipoort; de centrale plek waar het berichtenverkeer voor de overheid wordt afgehandeld.

Alle leveranciers van de Rijksoverheid met een inkoopcontract van na 1 januari 2017 zijn verplicht om te e-factureren. Tot augustus 2019 werd hier echter nog niet streng op gecontroleerd. De Rijksoverheid wilde de ondernemers de tijd geven om zich voor te bereiden op de nieuwe manier van facturatie.

Voor alle Nederlandse overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten is het sinds 18 april 2019 verplicht om e-facturen in Europees formaat van hun leveranciers te kunnen ontvangen en verwerken.

Maar dit betekent niet dat alle Nederlandse overheidsinstellingen vanaf april 2019 al volledig over zijn op e-factureren. De verplichtstelling is alleen van toepassing op het ontvangen en verwerken van e-facturen. Dat betekent dus dat er nog steeds op papier of per gescande PDF gefactureerd mag worden. Bedrijven die het al jaren op dezelfde manier doen, waren dus niet snel geneigd om over te gaan op e-facturen. In de praktijk komt deze situatie nog steeds regelmatig voor.

Dit alles, in combinatie met het feit dat de Nederlandse Rijksoverheid tot augustus 2019 elektronische facturatie niet streng controleerde of handhaafde, betekende dat elektronische facturatie in Nederland na bijna 10 jaar na de invoering ervan in 2011 pas echt van de grond kwam.

Nu is dan het zover.  Nederland is eindelijk op het punt gekomen dat voldoende organisaties in de publieke en private sector e-facturatie hebben ingevoerd, zodat de voordelen meer aandacht krijgen binnen het bedrijfsleven. Ondanks het ontbreken van een wettelijke verplichting voor leveranciers om e-facturen te sturen, zien we dat steeds meer overheidsinstanties hun leveranciers aanmoedigen om over te stappen door duidelijk te maken waarom iets wat anders niet meer dan een ongemak lijkt te zijn, moet gebeuren. En nu, met de hulp van onboarding diensten van dienstverleners zoals SPS Commerce, kan de overstap naar e-facturatie heel eenvoudig worden gemaakt voor leveranciers.

Hoe kan ik starten met e-factureren?

Als leverancier kunt u op verschillende manieren e-facturen versturen. De eerste stap is om te bepalen welke oplossing voor u de juiste is op basis van uw specifieke behoeften. Om dit te ontdekken, kunt u beginnen met het berekenen van het aantal facturen dat u elke maand of elk jaar verstuurt, samen met het aantal klanten dat u heeft. Van daaruit moet u ook de mogelijkheden van uw ICT-infrastructuur evalueren. Als u een koper bent, is het initiële opstartproces bijna hetzelfde, maar dan omgekeerd, natuurlijk.

De Nederlandse overheid is aangesloten op het beveiligde Peppol netwerk. Met behulp van een service provider die fungeert als Peppol Access Point (AP), zoals SPS Commerce, kan er elektronisch gefactureerd worden met alle aangesloten instellingen in Nederland en daarbuiten, dus ook private organisaties.

E-facturen versturen via Peppol

Facturen versturen via Peppol kan op de volgende verschillene manieren:

• Met behulp van een koppeling met uw boekhoudsoftware of ERP kunt u eenvoudig e-facturen versturen via Peppol. Maar u kunt ook een koppeling maken met het boekhoud- of ERP-systeem van uw klant.
• Facturatie via PDF-2-FLOW, door uw boekhoudsysteem gegenereerde PDF’s omzetten naar het geaccepteerde formaat.
• Handmatig via een portaal.
• Via Digipoort (alleen voor leveranciers van de Rijksoverheid).

Verschillende overheden en gemeentes bieden verschillende opties aan. SPS Commerce is service provider van o.a. de Rijksoverheid, de Gemeente Amsterdam en de Gemeente Rotterdam.

Standaarden

Voor e-facturatie worden verschillende standaarden gebruikt. Standaarden beschrijven de regels voor berichten (zoals facturen of inkooporders). Door de structuur van de berichten te standaardiseren kunnen systemen het makkelijker lezen en sneller verwerken.

UBL-OHNL: Deze standaard wordt gebruikt door de overheid voor het inkopen van goederen en diensten, behalve inhuur van personeel. De standaard is gebaseerd op de internationale UBL-standaard.

SETU (HR-XML)-OHNL: Deze standaard wordt gebruik voor het inhuren van personeel.

Basisfactuur Rijk (BFR): Deze standaard wordt gebruikt voor e-facturen bij de Rijksoverheid. De e-factuur kan in veel situaties toegepast worden en kan door alle rijksdiensten worden verwerkt.

Peppol BIS: De Peppol BIS is de standaard die gebruikt wordt door Peppol. Deze standaard ondersteunt de doelstellingen van Peppol om de interoperabiliteit van het netwerk te waarborgen.

NLCIUS: Dit is een aanvullende specificatie op de verplichte Europese norm EN 16931 voor e-factureren. Deze specificatie beschrijft hoe e-factureren met de overheid werkt, maar kan ook voor business-to-business (B2B) gebruikt worden. De NLCIUS is uitsluitend van toepassing in Nederland.

Bovenstaande standaarden worden voornamelijk, maar niet uitsluitend, gebruikt door de overheid. Naast deze standaarden worden over de hele wereld en verschillende industrieën allerlei soorten standaarden gebruikt.

Naast deze standaarden, is er ook de ISO 27001 standaard: de internationaal erkende norm voor informatiebeveiliging. Deze standaard vinden wij belangrijk om te benoemen omdat e-facturen, maar ook andere bedrijfsdocumenten, kritische gegevens kunnen bevatten die niet in verkeerde handen mogen vallen. Een ISO 27001 certificering bij uw service provider voor e-facturatie is dus geen overbodige luxe.

Daarnaast moeten alle service providers in Nederland die als Peppol Acces Point willen fungeren ISO 27001 gecertificeerd zijn. Dus neem dit mee als een belangrijk punt tijdens het evalueren van service providers.

De toekomst van e-facturatie en e-procurement

Nu overheden strenger zijn op de verplichting en steeds meer grote organisaties, zoals de Rabobank, PostNL en KPN, e-facturatie omarmen, is elektronische factureren in een hogere versnelling gekomen. Het is niet meer de vraag of u gaat e-factureren, maar wanneer.

In andere landen in Europa, zoals bijvoorbeeld Frankrijk, zien we dat er zelfs een verplichtstelling komt voor B2B e-facturatie. Op dit moment is een B2B e-facturatieplicht in Nederland nog niet aan de orde, maar het is niet onwaarschijnlijk dat dit in het toekomst wel zal komen.

En zoals veel organisaties al hebben gemerkt, is de logische digitaliseringsstap die volgt op de implementatie van e-facturatie, e-procurement. Veel bedrijven zijn al op weg naar een volledig geautomatiseerd purchase-to-pay proces, en het is slechts een kwestie van tijd voordat het elektronisch verzenden van alle documenten de norm wordt – het zal in ieder geval niet stoppen bij e-facturatie.

Conclusie

Tot slot, zoals veel organisaties al hebben gemerkt, is de logische digitaliseringsstap die volgt op de implementatie van e-facturatie e-procurement. Veel bedrijven zijn al op weg naar een volledig geautomatiseerd purchase-to-pay proces, en het is slechts een kwestie van tijd voordat het elektronisch versturen van alle documenten de standaard wordt.

Houd de veranderende regelgeving in Nederland in de gaten!