E-Factureren in Polen

door | Jul 24, 2024 | E-invoicing

Bijgewerkt op 11 december 2024

Vanaf begin dit jaar heeft de Europese Raad bevestigd dat elektronische facturering verplicht zal zijn in Polen voor B2B-transacties, specifiek als een manier om btw-fraude te helpen elimineren. Dit mandaat zal in februari 2026 van kracht worden en sluit aan bij de bestaande B2G-e-factureringsvereiste.

Context

Net als in andere Europese landen is een van de belangrijkste redenen dat e-facturering in Polen is ingevoerd het voorkomen van belastingfraude, hoewel dit slechts de laatste van meerdere voorzorgsmaatregelen is die het land al heeft genomen. Tot nu toe heeft Polen al maandelijkse btw-rapportage, elektronische financiële analyse en een online fiscaal kassasysteem voor het monitoren van transacties (in de detailhandel) geïmplementeerd. Nu, met de invoering van elektronische facturering, komt Polen een stap dichter bij het elimineren van btw-fraude.

B2G e-facturatie in Polen

B2G e-facturering is al verplicht in Polen. Alle overheidsinstanties moeten e-facturen kunnen ontvangen via het nationale e-factureringsplatform van het land, de PEF. De PEF wordt gebruikt voor B2G e-facturering tussen particuliere bedrijven en overheidsinstanties bij overheidsopdrachten. Leveranciers van overheidsinstanties zijn niet verplicht hun facturen elektronisch in te dienen, maar veel leveranciers kiezen er vrijwillig voor om dit te doen door een dienstverlener te kiezen die fungeert als een PEPPOL Access Point, zoals SPS Commerce.

De PEF werd voor het eerst geïntroduceerd in 2019 en sindsdien zijn alle Poolse subcentrale overheidsinstanties verplicht zich op dit platform te registreren om e-facturen te kunnen ontvangen. De PEF ondersteunt het verzenden en ontvangen van e-facturen, evenals andere transactionele documenten in een gestandaardiseerd XML-formaat. Het platform bestaat uit twee PEPPOL Access Points die door dienstverleners worden geïmplementeerd.

B2B e-facturatie in Polen

In Polen zijn B2B e-facturerings transacties toegestaan maar vrijwillig sinds begin 2022 en zullen pas vanaf juli 2024 verplicht worden. De EU heeft Polen voorlopige toestemming gegeven om vanaf februari tot april 2026 verplichte B2B e-facturering op te leggen.

Op 7 augustus 2023 ondertekende de president van Polen de wet van 16 juni 2023 tot wijziging van de Poolse btw-wet en verschillende andere wetten. Deze wet bevestigt de datum die eerder door het Ministerie van Financiën was aangekondigd voor de invoering van het nieuwe e-factureringsformaat. Het Poolse Ministerie van Financiën heeft op 4 april 2024 een samenvatting gepubliceerd van de voorgestelde juridische opties voor het herziene Poolse e-factureringsmandaat “KSeF”.

Momenteel is KSeF een vrijwillige oplossing – je kunt ervoor kiezen om een gestructureerde factuur in KSeF uit te geven of zoals voorheen (op papier of elektronisch, bijvoorbeeld in een PDF-bestand). Vanaf 1 februari 2026 wordt het uitgeven van facturen in KSeF verplicht voor alle btw-plichtigen (zowel actief als vrijgesteld). Volgens EY wordt het Nationale E-facturensysteem (KSeF) vanaf 1 februari 2026 verplicht voor grote entiteiten (die in het voorgaande jaar een omzet van meer dan PLN 200 miljoen hebben behaald), voor andere bedrijven vanaf 1 april 2026.

Een uitstel van zes maanden, tot 31 juli 2026, voor bepaalde andere vereisten, zoals:

* Het verstrekken van het KSeF-nummer bij betalingen voor e-facturen.
* Extra uitstel voor facturen uitgeschreven vanuit kassa’s.
* Uitstel van boetes voor het niet naleven van KSeF-verplichtingen.Toestaan van het gebruik van een offline modus voor alle belastingbetalers tot eind 2026.

De verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen is niet van toepassing op buitenlandse entiteiten in Polen, noch op entiteiten die geen vaste inrichting hebben, maar enkel voor btw-doeleinden in Polen zijn geregistreerd. Deze belastingplichtigen kunnen facturen blijven uitgeven volgens de bestaande regels (elektronisch of in papieren vorm), en vrijwillige elektronische facturering via KSeF blijft voor hen mogelijk.

Standaarden

Polen gebruikt het standaardformaat en PEPPOL BIS Billing 3.0. Aangezien de facturen in overeenstemming zijn met EN16931 en PEPPOL BIS Billing 3.0, zouden alle geregistreerde Poolse overheidsinstanties elektronische facturen moeten kunnen ontvangen van andere bij PEPPOL aangesloten instanties.

Hoe e-facturen te verwerken en uit te wisselen in Polen

Belastingplichtigen hebben een ERP-systeem nodig dat hun financiële administratie combineert met het KSeF-portaal via de PEPPOL-gecertificeerde API om e-facturen in Polen te verwerken en uit te wisselen. De regels voor kassabon- en fiscale printerfacturen veranderen ook. Kassabonfacturen kunnen in de huidige vorm worden uitgegeven tot en met 31 december 2024. Een fiscale bon met een TIN wordt ook tot eind 2024 als een vereenvoudigde factuur erkend.

Belangrijk is dat het KSeF momenteel niet de volgende zaken dekt, en volgens de huidige regelgeving na 1 juli (en na 31 december 2024) ook niet zal dekken:

  • Consumenten (B2C) facturen,
  • Tickets die als factuur functioneren,
  • en facturen die worden uitgegeven in de OSS- en IOSS-procedures.

Conclusie

In verband met deze veranderingen zullen alle bedrijven in Polen vanaf juli 2024 verplicht zijn om e-factureringsoplossingen te gebruiken voor hun transacties. Tot die tijd is e-facturering vrijwillig in Polen, wat betekent dat het alleen kan worden gebruikt als zowel leverancier als verkoper ermee instemmen. Na deze periode wordt e-facturering verplicht in Polen.

Voor meer informatie over e-facturering in Polen, kunt u hier meer details vinden.

 

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS