E-Factureren in Spanje

door Maria Sanguino | Mar 28, 2024 | E-invoicing

Overzicht

Elektronische facturatie tussen bedrijven en overheid (B2G) is sinds 2015 verplicht in Spanje. Alle overheidsinstanties moeten een systeem hebben om elektronische facturen via FACe te ontvangen, en al hun leveranciers moeten hun facturen ook elektronisch via FACe indienen (als het totaal hoger is dan €5.000.) FACe is het centrale platform van het land en is verplicht voor de centrale overheid, maar optioneel voor regionale en lokale overheden.

Facturen moeten worden ingediend in FacturaE, een op XML gebaseerd factuurformaat en het standaardformaat dat in Spanje wordt gebruikt. Leveranciers zijn vrij om elke serviceprovider te kiezen die ze willen, op voorwaarde dat de provider verbinding kan maken met het FACe-platform.

B2B e-facturatie

In tegenstelling tot B2G-transacties is e-facturatie tussen bedrijven niet verplicht in Spanje. Desondanks heeft het land een relatief nieuw platform ontwikkeld voor B2B e-facturatie dat openstaat voor het publiek en gratis is. FACeB2B, gebaseerd op FACeB2G, maakt het mogelijk om facturen in te dienen tussen onderaannemers en aannemers van contracten in de publieke sector.

Tot op heden is er nog steeds geen actief mandaat voor B2B e-facturatie. Spanje werkt echter actief aan de implementatie van een wettelijke standaard tussen 2024 en 2026 die alle verkopers zal verplichten om e-facturatie te gebruiken in B2B-transacties.

Serviceproviders zoals SPS Commerce kunnen bedrijven helpen om aan de standaarden te voldoen en alle elektronische documenten op de juiste manier in te dienen.

De SII

De SII, is het directe elektronische rapportage- en beheersysteem voor btw (belasting toegevoegde waarde) in Spanje. Bedrijven kunnen via de SII gegevens over hun facturen declareren en deze elektronisch naar de AEAT (Spaanse belastingdienst) sturen.

Het systeem zorgt voor een efficiënte en geautomatiseerde manier om directe communicatie tussen de administratie en de belastingbetaler mogelijk te maken.

Wie is verplicht om SII te gebruiken?
•   Grote bedrijven met een omzet van meer dan €6 miljoen
•   BTW-groepen
•   Degenen die geregistreerd staan in REDEME (Maandelijks BTW-teruggaafregister)

Tijdlijn en laatste updates

Vanaf 2024: Grote B2B-btw-plichtigen zijn verplicht om facturen elektronisch te verzekeren en te ontvangen. Er zijn regels voor e-facturen en de productie ervan, waaronder geautomatiseerde facturering. Dit omvat gecertificeerde factureringssystemen en de vrijwillige indiening van facturen bij het Agencia Tributaria – Sistemas y Programas Informáticos o Electrónicos (SIF).

Vanaf 2025: Door veranderingen binnen de Spaanse overheid en technische uitdagingen zal de lancering van B2B e-facturatie waarschijnlijk plaatsvinden in de zomer van 2025. Dit is specifiek voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan € 8 miljoen.

1 juli “Veri*factu verordening“: Om belastingontduiking en het wijzigen van gegevens te voorkomen, worden certificeringseisen voor e-facturatiesystemen en -programma’s verplicht voor bedrijven en ondernemers.

In oktober 2024 publiceerde het Spaanse Staatsblad beschikking HAC/1177/2024, waarin de essentiële technische vereisten voor de VerifActu-vereiste werden uiteengezet. Dit was het begin van een periode van 9 maanden (tot juli 2025) voor de verplichte implementatie van Veri*factu-systemen in alle factureringssoftware in het hele land. Gezien de vertraging bij de publicatie van dit ministerieel besluit wordt echter verwacht dat de tijdslijn die is vastgelegd in Koninklijk Besluit 1007/2023 zal worden aangepast, waardoor de deadline enkele maanden wordt opgeschoven.

Vanaf 2026: B2B e-facturatie wordt verplicht voor andere bedrijven en zelfstandige professionals met een jaarlijkse omzet van minder dan € 8 miljoen.

Tweefasenplan voor B2B e-facturatie

Tussen 2025 en 2026 zal er een uitrol in twee fasen zijn voor B2B e-facturatie. In 2025, 12 maanden nadat het wettelijke kader is goedgekeurd, zullen grote bedrijven die belasting betalen in Spanje verplicht zijn om e-facturatie te gebruiken, en alle andere belastingbetalers zullen in 2026 moeten starten.

Volgens het Spaanse parlement en de uitvaardiging van deze wet moet het land QR-codes gebruiken om facturen digitaal te kunnen volgen. Deze wettelijke vereiste zal ervoor zorgen dat softwareontwikkelaars en winkeliers voldoen aan de nieuwste eisen op het gebied van e-facturatie.

Of het nu gaat om B2B of B2G, voor alle bedrijven die actief zijn in Spanje geldt een archiveringsperiode van 6 jaar voor facturen (elektronisch of niet). Archivering buiten Spanje is onder bepaalde voorwaarden toegestaan.

Conclusie

Het voorstel voor verplichte e-facturen voor alle bedrijven en bedrijven zonder rechtspersoonlijkheid voor B2B-transacties is bedoeld om de efficiëntie van bedrijven te verbeteren en btw-fraude te bestrijden.

De integratie van de mandaten zal misschien worden uitgesteld, maar het zal de komende jaren nog steeds een verwachte vereiste worden. Met de hulp van SPS Commerce kunt u uw bedrijf voorbereiden op de komende regelgeving.