E-factureren voor beginners

door | Nov 20, 2024 | E-invoicing

Mocht u er nog niet mee te maken hebben gehad (of het nog even uitstellen), ga er dan maar van uit dat u er niet heel lang meer aan kunt ontkomen!

Als leverancier van goederen of diensten aan bedrijven of de overheid is het versturen van een factuur natuurlijk niet iets nieuws; het is de manier waarop u betaald krijgt voor de door u geleverde goederen of diensten.

Wat mogelijk wel nieuw voor u is zijn de veranderingen aan de facturatie-eisen van uw klanten. Mocht u er nog niet mee te maken hebben gehad (of het nog even uitstellen), ga er dan maar van uit dat u er niet heel lang meer aan kunt ontkomen!

Geschiedenis van de factuur

Laten we beginnen bij het begin: We zijn begonnen met schrift door de noodzaak om verzonden en ontvangen voorwerpen te factureren of registreren. De eerst gevonden (zeer simpele) facturen zijn meer dan 7000 jaar oud en werden geschreven op steen, klei en zelfs bot.

Over de tijd heen veranderde dit uiteraard naar papier en in 1981 werd de eerste factuur gegenereerd door een computer. In de geschiedenis heeft de factuur ter verbetering verschillende transformaties doorgebracht.

De kans is groot dat u op dit moment gewend bent om via de computer een PDF-factuur te sturen per mail of via uw boekhoudsysteem. De logische volgende stap is de e-factuur.

Wat is een e-factuur?

Net als een PDF is een e-factuur een digitaal bestand, maar dat maakt een PDF nog geen e-factuur!

Een e-factuur is een gestructureerd bestand waarbij elk onderdeel een vaste locatie heeft, bepaald door de gebruikte standaard. Door de structuur kan een e-factuur geautomatiseerd elektronisch worden uitgewisseld tussen verschillende systemen.

De e-factuur moet dezelfde informatie bevatten als elk andere factuur (en eventueel aanvullende informatie waar uw klant om vraagt).

Hoe maak ik een e-factuur?

Er zijn verschillende manieren waarop u een e-factuur kunt maken. Dit ligt ook helemaal aan de facturatie-eisen die uw klant stelt en de opties die uw klant biedt. Maar ook de capaciteiten van uw bedrijf en het aantal facturen dat u stuurt heeft invloed.

Direct vanuit uw boekhoud- of ERP-systeem

Zo kunt u ervoor kiezen om een directe koppeling te maken tussen uw systeem en het systeem van uw klant. EDI (elektronische document uitwisseling) is de software die deze directe koppeling mogelijk maakt.

Bij EDI zijn geen menselijke handelingen of papier nodig om de uitwisseling te laten plaatsvinden. U kunt zich indenken dat als er een groot aantal documenten uitgewisseld moet worden dit veel tijd en papier scheelt, en de voordelen stoppen daar niet.

Aan EDI zit wel een prijskaartje wat in veel gevallen enkel interessant is om in te investeren op het moment dat er tientallen facturen (of andere documenten) of meer per maand worden uitgewisseld.

Van (geboren) PDF naar e-factuur

Bent u heel erg gebonden aan het sturen van uw facturen in PDF-formaat? Dan kunt u ervoor kiezen om software af te nemen die uw ‘digitaal geboren’ PDF facturen converteert naar e-facturen.

‘Digitaal geboren’ houdt in dat de PDF gegenereerd is door een boekhoudsysteem, herkenbaar aan dat u de tekst kunt selecteren in het bestand. Een scan of door OCR gecreëerde PDF zijn niet geschikt. Dat zou in theorie wel mogelijk zijn, maar zijn zo onnauwkeurig dat het niet wordt gebruikt.

Zoals eerder benoemd zitten er kosten aan het afnemen van deze software. U zult dus moeten overwegen of het interessant voor u is. Als u slechts enkele facturen stuurt is dat meestal niet het geval.

Met behulp van WebEDI/een leveranciersportaal of e-facturatieportaal van uw klant

Op het moment dat u slechts enkele facturen stuurt per jaar staat u waarschijnlijk niet te springen om te investeren in een EDI-oplossing of software om PDF’s te converteren. Dit is dan kostentechnisch simpelweg niet interessant.

Voor deze leveranciers wordt er vaak een leveranciersportaal (of e-facturatieportaal of welke naam het ook heeft) aangeboden. Dit wordt ook wel WebEDI genoemd en biedt de mogelijkheid aan leveranciers om facturen handmatig online in te voeren in een portaal. Deze worden vervolgens omgezet naar het gewenste e-factuurformaat van de afnemer en zonder menselijke handelingen verstuurd naar het systeem van de afnemer.

Het gebruik van zo’n portaal is kosteloos voor de leverancier; het portaal wordt namelijk gefaciliteerd door de afnemer en deze organisatie is dan ook eigenaar van het e-facturatieportaal.

Voorbeeld ter verduidelijking:

De Gemeente Amsterdam neemt de software voor het portaal af van een service provider. Deze software is dan van de Gemeente die het gebruikt als haar e-facturatieportaal voor leveranciers die niet de capaciteiten hebben om een EDI-oplossing af te nemen.

Hoe stuur ik een factuur via Peppol?

Het kan zijn dat uw klant vraagt om uw factuur te sturen via Peppol. Peppol is een netwerk dat steeds populairder wordt over de hele wereld. Aan het netwerk zitten vele bedrijven en overheden aangesloten. Zodra u toegang heeft tot dit netwerk kunt u met alle aangesloten partijen op een zeer veilige manier facturen uitwisselen.

Alle facturen die verstuurd worden via Peppol moeten voldoen aan het Peppol formaat: Peppol BIS Billing 3.0. Om toegang te krijgen tot het Peppol netwerk heeft u een Peppol Access Point nodig (zoals SPS Commerce). Access points zijn (meestal) service providers die door de overkoepelende organisatie OpenPeppol zijn gescreend op een aantal kwaliteitseisen.

Conclusie

Tussen de eerste factuur en nu is enorm veel veranderd en dit zal in de toekomst blijven veranderen. De e-factuur bestaat inmiddels ook al een tijd en wordt nu na de grote organisaties ook steeds meer omarmd door kleinere organisaties. Dat komt mede door de voordelen en de verschillende mogelijkheden om e-facturen te sturen, elk passend bij een situatie. Zo maken we het voor iedereen makkelijk en toegankelijk om te beginnen met e-factureren.

 

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS