EDI vs. E-facturatie: Wat zijn de verschillen?

door | Feb 23, 2024 | E-invoicing

Wat is EDI?

EDI staat voor Electronic Data Interchange en verwijst naar de elektronische uitwisseling van bedrijfsgegevens tussen twee of meer bedrijven. EDI-berichten worden verzonden in een gestandaardiseerd formaat zodat ze correct kunnen worden verwerkt door de ontvangende systemen.

EDI wordt al gebruikt sinds de jaren 1970 en was de dominante technologie in de beginjaren van elektronische facturatie. EDI-berichten kunnen echter niet alleen facturen bevatten, maar ook andere bedrijfsdocumenten zoals orders, afleverbonnen en orderbevestigingen.

Handelspartners die documenten elektronisch versturen, moeten dezelfde standaarden volgen om hun bedrijfskritische gegevens te formatteren. Standaarden zijn de regels (structuur, inhoud, syntaxis) die de taal definiëren die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen handelspartners. Deze standaarden zorgen voor een algemeen begrepen betekenis in verschillende systemen.

De meeste handelspartners gebruiken de volgende EDI-standaarden:

  • ANSI X12 – Amerikaans standaardinstituut X12
  • UN/EDIFACT – EDI voor het vergemakkelijken van administratie, handel en transport

Veelgebruikte internationale standaarden zijn:

  • GS1 – Wereldwijde standaarden 1
  • Peppol – Een set open en interoperabele technische specificaties voor Purchase-to-Pay (P2P) bedrijfsprocessen.

Hoewel EDI nog steeds een veelgebruikte technologie is, wordt deze steeds meer vervangen door e-facturatie. E-facturen worden geschreven in een gestandaardiseerd formaat dat wordt ondersteund door alle gangbare factuurverwerkingssystemen. Hierdoor zijn ze voor bedrijven eenvoudiger te gebruiken en te verwerken.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie is de elektronische uitwisseling van facturen tussen twee of meer bedrijven. E-facturen worden geschreven in een gestandaardiseerd formaat dat correct kan worden verwerkt door de ontvangende systemen. E-facturatie biedt een aantal voordelen ten opzichte van facturatie op papier, waaronder:

  • Efficiëntie: E-facturen kunnen sneller en eenvoudiger worden verwerkt dan papieren facturen. Dit kan leiden tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen.
  • Nauwkeurigheid: E-facturen zijn minder gevoelig voor fouten dan papieren facturen. Dit kan leiden tot een betere verwerking van betalingen.
  • Traceerbaarheid: E-facturen kunnen gemakkelijker worden getraceerd dan papieren facturen. Dit kan het oplossen van problemen en het traceren van betalingen eenvoudiger maken.

E-facturatie wordt verplicht in de EU door het initiatief “BTW in het digitale tijdperk”. Het bepaalt dat vanaf 1 januari 2024 alle openbare aannemers en alle bedrijven die openbare aanbestedingen uitschrijven e-facturen moeten uitreiken aan openbare aannemers. Vanaf 1 januari 2026 wordt de e-factureringsverplichting uitgebreid naar alle bedrijven die facturen uitreiken aan andere bedrijven in de EU. Dit geleidelijke systeem zal het mogelijk maken om het ViDA-btw-stelsel tegen 2028 te implementeren. Na deze deadline zullen facturen die niet voldoen aan de nieuwe richtlijnen niet meer geaccepteerd worden voor betaling.

De belangrijkste verandering die deze wetgeving met zich meebrengt, is dat de uitwisseling van facturen via de belastingdienst zal verlopen. De specifieke methoden kunnen van land tot land verschillen, maar het basisconcept blijft hetzelfde: elke factuur met een btw-component zal via de belastingdienst lopen. Dit stelt hen in staat om per factuur te controleren of de btw-verplichtingen worden nageleefd.

Verschil tussen EDI en E-facturatie

EDI en e-facturatie zijn beide technologieën die de elektronische uitwisseling van facturen mogelijk maken. Er zijn echter enkele belangrijke verschillen tussen de twee technologieën:

  • Functionaliteit: EDI is geschikt voor het verzenden van alle soorten gegevens (inkooporders, verzendberichten, verkooporders, etc.), terwijl e-facturatie uitsluitend is ontworpen voor het uitwisselen van facturen.
  • Standaardisatie: EDI-berichten worden geschreven in een eigen formaat dat moet worden overeengekomen door de deelnemende bedrijven. E-facturen worden geschreven in een gestandaardiseerd formaat dat wordt ondersteund door alle gangbare factuurverwerkingssystemen.
  • Implementatie: EDI-systemen kunnen complex en duur zijn. E-facturatiesystemen zijn meestal eenvoudiger te implementeren en kosteneffectiever.
  • Kostenbesparingen: EDI kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen, vooral voor bedrijven met een groot volume aan zakelijke documenten. E-facturen kunnen ook tot kostenbesparingen leiden, maar zijn meestal niet zo kosteneffectief als EDI.I.
  • Snelheid: EDI-berichten kunnen snel en gemakkelijk worden verzonden. E-facturen kunnen ook snel en gemakkelijk worden verzonden.
  • Wettelijke vereisten: EDI-berichten moeten voldoen aan de eisen van de betreffende branche en het betreffende land. E-facturen moeten voldoen aan de eisen van het EU-initiatief “BTW in het digitale tijdperk”.

Conclusie

EDI is een gevestigde technologie die in veel industrieën wordt gebruikt. E-facturatie is een nieuwere technologie die steeds belangrijker wordt. E-facturen bieden een aantal voordelen ten opzichte van EDI, waaronder eenvoudigere implementatie, lagere kosten en betere naleving van de regelgeving. We kunnen echter niet zeggen dat de ene oplossing beter is dan de andere, simpelweg omdat ze verschillende doelen dienen. De uiteindelijke keuze van de software moet altijd afhangen van de behoeften van de organisatie en de technische mogelijkheden.

Als je een van de opties overweegt en op zoek bent naar meer informatie over dit onderwerp – dan zullen we in onze volgende blogpost meer belangrijke informatie delen. Op zoek naar persoonlijk advies? Beschrijf hier je zaak en wij nemen contact met je op voor een gratis en vrijblijvend advies.

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS