Factureren naar het buitenland voor beginners

door | Dec 17, 2020 | E-invoicing

17 december 2020

Bij facturatie naar verschillende landen kunnen andere btw-regels gelden dan dat u gewend bent. Dit verschilt per land, om wat voor goederen of diensten het gaat en wat het type klant is.

De ene ondernemer heeft er dagelijks mee te maken, terwijl de andere ondernemer er (bijna) nooit mee te maken krijgt: factureren naar het buitenland. Bij facturatie naar verschillende landen kunnen andere btw-regels gelden dan dat u gewend bent. Dit verschilt per land, om wat voor goederen of diensten het gaat en wat het type klant is. Dit kan erg onduidelijk en onoverzichtelijk zijn en daarom worden er ook regelmatig fouten gemaakt.

Een veelvoorkomende vergissing is dat 21% btw wordt gerekend op de factuur in plaats van dat het 0%-tarief wordt toegepast. Daarnaast vergeten sommige ondernemers de buitenlandse facturen mee te nemen in de btw-aangifte. Dit soort vergissingen kunnen resulteren in dat er te veel of te weinig btw wordt betaald. Ook zullen er extra uren gaan in het oplossen van deze onjuistheden.

Naast dat het belangrijk is dat de juiste regels worden toegepast, is het van groot belang dat de veranderingen in de btw-regels worden bijgehouden. Zo komt er een grote btw-verandering aan in de e-commerce. Hier vertellen wij u er alles over, zodat u voorbereid en met een zeker gevoel zaken kan gaan doen met landen binnen en buiten de Europese Unie (EU).

Wat is verlegging van btw?

U krijgt te maken met verlegde btw bij het afnemen of leveren van diensten en/of goederen aan buitenlandse bedrijven. In Nederland wordt er bij het leveren 9% of 21% belasting in rekening gebracht en betaald de leverancier de btw over de geleverde diensten en/of goederen. Bij de verleggingsregeling is de btw verlegd naar de afnemer. Het 0%-tarief wordt toegepast en de afnemer betaald de btw in het eigen land.

Een factuur sturen binnen de EU. Met of zonder BTW?

Als u diensten levert aan landen binnen de EU, moet u uw klant vragen om een btw-identificatienummer. Als uw klant dit niet heeft, dan wordt deze door de belastingdienst gezien als een particulier. In deze situatie is de dienst in de meeste gevallen belast in Nederland. Dan moet er dus Nederlandse btw in rekening worden gebracht.

Op het moment dat uw klant wel een btw-identificatienummer heeft, wordt de klant door de belastingdienst gezien als ondernemer. Dan is in de meeste gevallen de dienst belast in het land van de klant. Het 0%-tarief wordt toegepast en in dat land wordt de btw berekent en betaald door de klant. Dit wordt intracommunautaire diensten genoemd.

Controleer altijd het btw-identificatienummer. Op het moment dat u dit niet doet, en uw klant blijkt geen ondernemer te zijn voor de Belastingdienst, dan ontvangt u geen naheffingstoeslag. U kunt het btw-identificatienummer controleren op de website van de Europese Comissie.

Er gelden uitzonderingen voor:

  • Digitale diensten: Telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten. Deze diensten zijn altijd belast in het land waar de klant is gevestigd, ongeacht of het een ondernemer of particulier betreft. Tenzij uw omzet in een kalenderjaar, en het kalenderjaar ervoor, niet meer was dan 10.000 euro. In dat geval draagt u de btw af in Nederland.
  • Overige uitgezonderde diensten.

Er gelden extra factuureisenbij geleverde diensten aan afnemers in EU-landen. Zo moet de btw-identificatienummers van zowel de afnemer, als leverancier vermeld staan op de factuur. Ook moet, als het 0%-tarief is toegepast, ‘btw verlegd’ vermeld worden op de factuur. Dit mag ook vermeld worden in het Engels, Duits of Frans. Als er buitenlandse btw in rekening wordt gebracht, moet de factuur voldoen aan de factuureisen van dat specifieke land.

Als u goederen levert aan landen binnen de EU, dan gelden er twee hoofdregels.

1. Als de afnemer geen btw-aangifte doet, dan moet er btw in rekening worden gebracht die geldt in het land van de afnemer. Dit betekent dat de leverancier zich moet registreren in het EU-land om de in rekening gebrachte btw te betalen. Hiervoor geldt wel weer een uitzondering. Als u goederen levert aan een afnemer in een ander EU-land die geen btw betaald, de goederen zelf naar het land vervoert (of laat vervoeren) en in 1 jaar meer verkoopt dan het drempelbedrag in het land waar de goederen naartoe gaan, dan gaat het om een afstandsverkoop.

Landen in de Europese Unie hebben drempelbedragen afgesproken voor afstandsverkopen. Onder de drempelwaarden mag Nederlandse btw in rekening gebracht worden, boven de drempelwaarden het btw-tarief van het land van de afnemer. Daar moet de leverancier zich registreren voor btw-doeleinden. Vanaf 1 juli 2021 verandert dit. Later in deze blog vertellen we er meer over. U moet er rekening mee houden dat drempelbedragen niet gelden voor accijnsgoederen, nieuwe of bijna nieuwe vervoersmiddelen en goederen die onder de margeregeling vallen.

2. Als de afnemer wel btw-aangifte doet, dan moet het 0%-tarief toegepast worden. De afnemer berekent de btw volgens het tarief in het EU-land waar de afnemer gevestigd is en betaald de btw. Dit betekent dat dit voor de leverancier een intracommunautaire levering is. Voor de afnemer is het een intracommunautaire verwerving.

Meestal wordt bij het leveren van goederen aan EU-landen het 0%-tarief toegepast. Wel gelden er uitzonderingen bij de volgende goederen:

Als het 0%-tarief toegepast wordt, gaat het om intracommunautaire leveringen en wervingen, oftewel intracommunautaire prestaties, en gelden er extra factuureisen. Op de factuur moet het btw-identificatienummer vermeld zijn van zowel de afnemer, als de leverancier. Het 0%-tarief is toegepast en dat moet blijken uit de factuur. Dit kan op twee manieren worden vermeld, in elk gewenste taal: ‘tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB ’68’ of ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’.

Een factuur sturen buiten de EU. Met of zonder BTW?

Bij handel met landen buiten de EU gelden zowel de btw-regels van dat land, als de btw-regels in Nederland. Er is dus niet een antwoord, want de regels verschillen. We kunnen wel antwoord geven op de vraag wat er gedaan moet worden om aan de Nederlandse btw-wetgeving te voldoen.

Als u goederen uitvoert naar landen buiten de EU, moet u 0% btw in rekening brengen. Als u goederen invoert uit landen buiten de EU, moet dit worden aangegeven bij de Douane. Hier moet btw en invoerrechten over betaald worden.

Mochten er vaak goederen worden ingevoerd naar landen buiten de EU, dan wordt aangeraden om een vergunning artikel 23 aan te vragen bij de Belastingdienst. Met de vergunning hoeft de btw niet bij de grens betaald te worden, kan de leverancier zelf de btw berekenen over de goederen en dat aangeven op de btw-aangifte.

Als u diensten levert aan afnemers buiten de EU of diensten aanneemt van leveranciers buiten de EU, dan zijn er veel uitzonderingen. De Belastingdienst heeft een handig hulpmiddel om erachter te komen wat de regels zijn per situatie.

Wat is een opgaaf ICP?

Als er zaken worden gedaan met landen binnen de EU, moet naast de btw-aangifte ook de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) worden ingevuld. Deze kunt u vinden in de beveiligde omgeving van de Belastingdienst bij ‘Overige formulieren’ of u kunt uw aangifte-of administratiesoftware raadplegen.

Alle intracommunautaire leveringen en diensten moeten worden aangeven bij de ICP-aangifte. Ook moet aangeven worden als eigen goederen naar een ander land worden vervoerd. Dit wordt ook wel een ‘fictieve intracommunautaire transactie’ genoemd. Daarnaast moet aangeven worden als een leverancier goederen vervoert naar een EU-land en deze goederen geleverd worden op een later tijdstip aan een al bekende afnemer. Dit wordt ook wel ‘overbrengen van voorraad op afroep’ genoemd.

De nieuwe EU-btw-richtlijn e-commerce

Er komt een grote en complexe wijziging aan in de e-commerce. De nieuwe EU-btw-richtlijn e-commerce omvat nieuwe regels voor afstandsverkopen van diensten en goederen aan particulieren binnen de Europese Unie. Zoals eerder benoemd gelden er omzetdrempels voor de afstandsverkoopregeling. De belangrijkste wijziging is dat deze zullen verdwijnen.

Ook moet de leverancier zich in de huidige situatie registreren in het land of de landen van aankomst van de goederen. Deze administratieve last zal verlicht worden met behulp van de ‘One Stop Shop’ (OSS) regeling. Dit betekent dat de leverancier een btw-aangifte kan doen voor alle verrichtte afstandsverkopen binnen de EU in het land waar de leverancier gevestigd is. De btw wordt dan betaald aan het land waar de leverancier is gevestigd en de Belastingdienst zorgt ervoor dat de btw wordt afgedragen aan het land waar de btw had moeten worden betaald. De leverancier ontvangt een speciaal btw-nummer die getoond kan worden bij de douane om vrijstelling te krijgen bij de invoer. Zo is er enkel btw verschuldigd over de levering aan de particulier en niet langer wegens de invoer van de goederen.

In eerste instantie zou deze richtlijn per 1 januari 2021 ingaan, maar door COVID-19 is dit uitgesteld naar 1 juli 2021.

Zorg voor een soepel facturatieproces in binnen- en buitenland

Doet u vaak zaken of gaat u vaak zakendoen met particulieren, ondernemers en/of overheidsinstellingen in landen binnen en/of buiten de Europese Unie? Dan is het verstandig om te beginnen met e-factureren. In sommige landen, binnen en buiten de Europese Unie, is business-to-government (B2G) e-facturatie zelfs al verplicht. Ook zijn er genoeg aanwijzingen om ervan uit te kunnen gaan dat ook business-to-business (B2B) e-facturatie in steeds meer landen verplicht zal worden. Daarnaast is het van belang dat u tijdig beoordeelt welke impact de nieuwe EU-btw-richtlijn e-commerce heeft op uw bedrijf, btw-positie en ERP-systeem. Zorg dus dat u uw facturatie- en andere bedrijfsprocessen inricht voor de toekomst! SPS Commerce kunt u daarbij helpen.

 

Timo de Geest
Latest posts by Timo de Geest (see all)

RELATED POSTS