Gids voor compliance met e-facturatie voor leidinggevenden in de financiële sector

door | Sep 18, 2023 | E-invoicing

De hoofdpijn van compliance in het digitale tijdperk

In een tijdperk dat wordt gekenmerkt door snelle technologische vooruitgang, krijgt financiële compliance een nieuwe dimensie. Het overstappen naar e-facturatie brengt veel regels en verplichtingen met zich mee. Dit gebeurt wanneer handmatige processen worden vervangen.

Wereldwijd maken overheden wetten voor elektronische facturen vanwege de digitale veranderingen die plaatsvinden.

Het begrijpen en opvolgen van deze regels is belangrijk in de financiële sector. Dit draagt bij aan vertrouwen en geloofwaardigheid.

Het ecosysteem van compliance voor e-facturatie 

E-facturatie compliance overstijgt grenzen en omvat een veelzijdig ecosysteem van regelgeving, normen en kaders:

  1. Regelgevende mandaten:
    Overheden wereldwijd verplichten e-facturatie om fraude tegen te gaan, transparantie te verbeteren en processen te stroomlijnen. Financiële leiders moeten door land-specifieke regels navigeren, elk met eigen eisen en deadlines.
  2. Data privacy reguleringen:
    Met de toenemende bezorgdheid over privacy is het cruciaal om te voldoen aan regels zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Financiële leiders moeten klant- en financiële gegevens zorgvuldig behandelen en in lijn met wetgeving omtrent gegevensbescherming.
  3. Industriestandaarden:
    Organisaties voldoen vaak aan de standaarden van EESPA (European E-Invoicing Service Providers Association) en Peppol (Pan-European Public Procurement Online) voor e-facturatie en online aanbestedingen in Europa. Deze standaarden zorgen voor interoperabiliteit, compatibiliteit en een naadloze uitwisseling van elektronische facturen.
  4. Interoperabiliteitsvereisten:
    Grensoverschrijdende activiteiten moeten voldoen aan normen voor e-facturen om samenwerking tussen systemen te waarborgen. Financiële leiders moeten ervoor zorgen dat hun e-facturatieoplossingen goed samenwerken met overheidsplatforms en systemen van partners.

Het compliance web ontwarren: Een stap-voor-stap gids

  1. Op de hoogte blijven van reguleringen:
    Bijblijven met voortdurend veranderende reguleringen is essentieel. Financiële leiders moeten weten welke e-facturatie verplichtingen en regels gelden in de landen waar ze actief zijn. Werk samen met brancheverenigingen en regelgevende instanties voor tijdige updates.
  2. Kies de juiste oplossing:
    Het selecteren van een e-facturatie oplossing die overeenkomt met de nalevingsvereisten is cruciaal. Zorg dat de oplossing facturen in de juiste formaten kan creëren, veilig kan verzenden en goed kan samenwerken met overheidsplatforms.
  3. Valideer data nauwkeurigheid:
    Nauwkeurigheid is essentieel voor naleving. Implementeer valideringsmechanisme toe aan uw e-facturatie oplossing. Dit zorgt ervoor dat facturen correcte informatie bevatten voordat ze worden verstuurd.
  4. Behoud audit sporen:
    Regelgeving vereist vaak het behoud van transactiegeschiedenis voor auditdoeleinden. Zorg dat uw e-facturatie oplossing sporen behoudt, zodat financiële transacties makkelijk gevold en geverifieerd kunnen worden.
  5. Beveiligde gegevensuitwisseling:
    Gegevensbeveiliging is van groot belang bij e-facturatie naleving. Maak gebruik van versleuteling en beveiligde transmissieprotocollen om gevoelige financiële informatie te beschermen tijdens de uitwisseling.
  6. Samenwerken met partners:
    E-facturatie naleving strekt zich uit tot uw partners en leveranciers. Werk samen om ervoor te zorgen dat ze zich aan de regels houden. Dit zorgt voor dat  facturen makkelijk uitgewisseld kunnen worden.

SPS Commerce: Leidende rol in begeleiding van financiële leiders bij naleving

SPS Commerce is een leider in e-facturatie en biedt oplossingen die voldoen aan regelgeving en normen. Financiële leiders kunnen de tools van SPS Commerce gebruiken voor eenvoudige e-facturatie naleving.

Het opbouwen van een cultuur van naleving en vertrouwen

Naleving is niet alleen een wettelijke vereiste, maar vormt ook de basis voor vertrouwen en transparantie. Organisaties die prioriteit geven aan naleving tonen hun toewijding aan ethische en verantwoorde financiële operaties. Deze inzet wordt gewaardeerd door partners, klanten en regelgevende instanties, en versterkt de reputatie van de organisatie.

Met vertrouwen de toekomst tegemoet

De reis naar e-facturatie naleving vereist waakzaamheid, begrip en de juiste tools. Financiële leiders die naleving omarmen als een hoeksteen van hun strategie, positioneren hun organisaties voor langdurig succes.

Financiële leiders zijn verantwoordelijk voor het leiden van de weg naar transparante en efficiënte financiële operaties. Ze blijven op de hoogte, kiezen de juiste oplossingen en bevorderen naleving om hun doelen te bereiken.

Met SPS Commerce als partner kunnen financiële leiders eenvoudig voldoen aan e-facturatie regels. met vertrouwen het landschap van e-facturatie naleving doorkruisen.

Organisaties die focussen op regels en wetten zijn de toekomst in financiën, omdat ze zich aanpassen aan veranderingen met eerlijkheid, vernieuwing en vooruitdenken.

Nathan Trouwloon
Latest posts by Nathan Trouwloon (see all)

RELATED POSTS