Het verschil tussen ‘’digitale’’ en ‘’elektronische’’ documenten

door | Sep 18, 2023 | E-invoicing

Bijgewerkt op 7 augustus 2023

Een digitaal document is een leesbaar document dat in zijn oorspronkelijke vorm papierloos is. Dit betekent dat het document alleen in digitale vorm bestaat, bijvoorbeeld als een PDF-bestand dat via e-mail wordt verzonden. Een voorbeeld hiervan is een factuur die via e-mail als PDF wordt ontvangen. Als verzender of ontvanger kunt u de gegevens in het document (bijvoorbeeld regelitems) gemakkelijk interpreteren en bekijken. Dit maakt het vrij eenvoudig om deze informatie vervolgens in te voeren in het ERP- of andere systeem van uw organisatie.

Digitale documenten lijken sterk op papieren documenten. Hoewel een digitaal document alleen op een elektronisch apparaat kan worden bekeken, ziet het er vrijwel hetzelfde uit als op een stuk papier. Daarom is het gebruikelijk dat, zelfs wanneer een bedrijf een digitaal document ontvangt, het wordt afgedrukt om het te kunnen bekijken. Dit kan echter inefficiënt zijn, omdat het veel tijd kost om de informatie van het digitale document opnieuw in te voeren in het interne systeem van het bedrijf.

Het afdrukken van digitale documenten op papier is vaak de manier waarop documenten intern worden overgedragen. Bijvoorbeeld een factuur van de operationele afdeling naar de boekhouding. Dit resulteert vaak in een kamer vol archiefkasten, wat niet ideaal is voor efficiënt archiefbeheer. Bovendien kan het afdrukken van documenten tijdrovend zijn en leiden tot inconsistenties en fouten in de gegevens.

Het is echter zeer belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een elektronisch document en een digitaal document, vooral als het gaat om e-facturen.

Wat is een elektronisch document?

In tegenstelling tot een digitaal document is een elektronisch document pure data. Dit betekent dat het document alleen bestaat uit digitale gegevens en niet in een leesbaar formaat is, zoals bijvoorbeeld een PDF-bestand. Dit maakt het voor het ongetrainde oog moeilijk te interpreteren, omdat het document in elektronische vorm bedoeld is om door een computer te worden begrepen. Met andere woorden, elektronische gegevens zijn bedoeld om zonder menselijke tussenkomst van het ene systeem naar het andere te worden overgebracht.

Met een elektronisch document zijn alle gegevens automatisch beschikbaar in de juiste systemen (intern en extern) zodra ze zijn verzonden of ontvangen. Dit betekent dat u geen tijd en middelen hoeft te verspillen aan afdrukken en handmatige invoer van gegevens. Dit alles gezegd zijnde, kan echte elektronische documentuitwisseling alleen worden gerealiseerd met een EDI-oplossing (Electronic Data Interchange). Deze oplossing maakt het mogelijk om gegevens elektronisch uit te wisselen tussen verschillende systemen en applicaties, zonder dat de gegevens handmatig hoeven te worden ingevoerd.

Als uw bedrijf geen EDI-oplossing of een elektronisch documentbeheersysteem heeft, wisselt u waarschijnlijk digitale documenten uit in plaats van elektronische bestanden. In dat geval bent u waarschijnlijk gewend aan het doorgeven van papieren documenten op kantoor en het monotoon overtypen van digitale documentgegevens in een of meer bedrijfsapplicaties, zodat alles dienovereenkomstig kan worden verwerkt. Dit is zowel tijdrovend als inefficiënt.

Nu moet u onthouden dat het ViDA-wetsvoorstel de verwerking van e-facturen in de Europese Unie zal veranderen. Een e-factuur zal vereist zijn voor alle B2B-transacties, en bedrijven zullen moeten investeren om aan de wetgeving te voldoen, aangezien er geen digitale documenten zullen worden geaccepteerd.

De link tussen digitaal en elektronisch

Ondanks de grote verschillen is het geen verrassing dat velen van ons de termen digitaal en elektronisch door elkaar gebruiken als het gaat om de uitwisseling van documenten. Dit komt deels door het industrieel jargon dat wordt gebruikt in deze context. Het is belangrijk om de verschillen tussen deze termen te begrijpen, zodat u de juiste oplossing voor uw organisatie kunt kiezen.

Zo zet SPS Commerce zich in om bedrijven te helpen de supply chain voor 100% te digitaliseren. Gezien de vele voordelen van elektronische documenten in vergelijking met digitale documenten is een toewijding aan digitalisering niet zo logisch. Wij verkopen immers EDI-oplossingen die uiteindelijk elektronische documentuitwisseling mogelijk maken. Door elektronische documenten te gebruiken, kunt u uw bedrijfsprocessen verbeteren door afdrukken te verminderen en gegevensinvoer te automatiseren. Dit kan leiden tot een efficiëntere supply chain en een hogere winstgevendheid voor uw organisatie.

Hoe geweldig het ook zou zijn om te zeggen dat we bedrijven helpen om een volledig elektronische supply chain te bereiken, we kunnen dat om één belangrijke reden niet zeggen. Elk bedrijf heeft namelijk een ander niveau van digitale volwassenheid. Supply chains worden steeds complexer en elk bedrijf is doorgaans afhankelijk van een groot aantal handelspartners van verschillende grootte en met verschillende technische mogelijkheden. Het is daarom belangrijk om een oplossing te kiezen die past bij het specifieke niveau van digitalisering van uw organisatie, zodat u uw doelen op het gebied van digitalisering kunt bereiken zonder uw processen te onderbreken.

Eenvoudig gezegd, niet iedereen heeft een EDI-oplossing en het is niet realistisch te veronderstellen dat iedereen bereid is erin te investeren. Echter, gezien de nieuwe regelgeving met betrekking tot e-facturatie kunnen we met zekerheid zeggen dat overstappen naar een e-facturatieoplossing de eerste stap is in de juiste richting naar digitalisering.

Elektronisch formaat vs. digitaal formaat

In een digitale supply chain is de grens tussen elektronisch en digitaal formaat vaag. Dit komt omdat sommige bedrijven hun documenten alleen in een elektronisch formaat willen ontvangen (bijv. volgens de EDIFACT standaard), terwijl andere bedrijven niet in staat zijn om EDIFACT documenten te verzenden of te ontvangen. Het is dus mogelijk dat deze bedrijven de voorkeur geven aan het gebruik van PDF’s of handmatige invoer via een web-based portal.

Voor technisch geavanceerde bedrijven – die al over een EDI-oplossing beschikken en hun supply chain verder willen optimaliseren – is de overstap naar een digitale supply chain de logische volgende stap. Als een bedrijf bijvoorbeeld al zijn documenten in elektronisch formaat wil verzenden en ontvangen, moet het rekening houden met handelspartners die nog steeds gebruikmaken van digitale en papieren documenten. Dit betekent dat zij een oplossing moeten bieden die gemakkelijk te implementeren is voor deze handelspartners.

Met betrekking tot het specifieke geval van e-facturatie, dwingen lokale voorschriften, zoals in Frankrijk, specifieke normen en formaten af om aan de wet te voldoen. Het ViDA-project is gebaseerd op dezelfde logica; het doel is de standaardisatie van uitwisselingen tussen alle bedrijven. In dat geval moeten organisaties in overeenstemming zijn met de wet en dienovereenkomstig een elektronische factuur verstrekken. Dit betekent dat Europese bedrijven uiteindelijk allemaal een nieuwe manier van elektronische communicatie zullen hebben gevonden.

Conclusie

In conclusie, het verschil tussen een elektronisch document en een digitaal document ligt in hun onderliggende kenmerken en toepassingen. Een elektronisch document verwijst naar een puur gegevensrepresentatie die door een computer kan worden gelezen, maar niet bedoeld is om bewerkt te worden, het is gestructureerd voor geautomatiseerde verwerking. Aan de andere kant omvat een digitaal document gegevens die leesbaar zijn voor mensen, niet gestructureerd en gemakkelijk verwerkt kunnen worden door computers.

In het domein van e-facturatie is dit onderscheid belangrijk omdat bedrijven steeds vaker elektronische facturatie gebruiken om hun financiële processen te stroomlijnen. E-facturatie in een digitaal formaat dat zorgt voor naadloze en geautomatiseerde integratie met boekhoudsystemen, waardoor handmatige fouten worden verminderd en de algehele efficiëntie in het facturatie- en betalingsproces wordt verhoogd. Als gevolg hiervan is de adoptie van e-facturatie essentieel voor bedrijven die hun financiële processen willen optimaliseren en concurrerend willen blijven in de technologie gedreven wereld van vandaag.

Faustine Tournay
Latest posts by Faustine Tournay (see all)

RELATED POSTS