Hoe kan Peppol uw bedrijf helpen? Een gids voor e-facturatie (deel 1)

door | Jun 1, 2023 | E-invoicing

Bij overheidsopdrachten verbetert de efficiëntie van zakelijke processen door gestandaardiseerde elektronische facturering en documentuitwisseling. Dankzij een veilig en conforme netwerk kan uw bedrijf aanbestedingsprocessen vereenvoudigen, kosten besparen en betere samenwerking tussen organisaties in heel Europa mogelijk maken.

De uitleg van Peppol

Peppol is een ideale verbinding voor bedrijven die elektronische documenten met hun netwerk van leveranciers en kopers moeten uitwisselen op een veilige, kostenefficiënte en gestandaardiseerde manier. U kunt hier meer over leren.

Wie gebruikt Peppol? 

Peppol is geschikt voor kleine, middelgrote en grote bedrijven en is een beter alternatief voor het verzenden van documenten via e-mail of reguliere post. Laten we dieper ingaan op wie er waarschijnlijk gebruik van zal maken.

Overheidsinstanties

Naleving, transparantie en veiligheid zijn cruciaal voor overheidsinstanties omdat zij het landschap bepalen voor de praktijken van documentenuitwisseling in hun landen en regio’s. Peppol zorgt ervoor dat aan alle regionale voorschriften wordt voldaan en:

  • Voorkomt belastingfraude
  • Voegt meer transparantie toe aan het juridische systeem
  • Automatiseert de verwerking van documenten
  • Vermindert de impact op het milieu

Bedrijven in de publieke sector

De EU-richtlijn 2014/55/EU dringt er bij bedrijven die werkzaam zijn in de publieke sector op aan om e-facturen en andere elektronische documenttypen via Peppol uit te wisselen. De richtlijn heeft tot doel het factureringsproces voor overheidsopdrachten te vereenvoudigen en te stroomlijnen door het gebruik van elektronische facturering (e-facturering) te bevorderen en een gemeenschappelijk kader voor het formaat, de inhoud en de overdracht van e-facturen vast te stellen. Het stelt specifieke eisen vast voor het ontwerp en de inhoud van e-facturen, evenals voor hun verzending en ontvangst.

Kleine organisaties

Voor kleinere bedrijven kan Peppol niet alleen uitzonderlijke gegevensbeveiliging betekenen, maar ook betere toegang tot internationale markten. Omdat het netwerk handelspartners over de hele wereld verbindt, hoeft u geen verschillende e-procurement systemen te implementeren. Het maakt niet uit met welke toegangspuntprovider u werkt of bij welke Peppol-autoriteit u zich registreert. Bovendien kunt u met het huidige 4-cornermodel verbinding maken met elke publieke sectororganisatie of privébedrijf dat is aangesloten op het netwerk.

Afnemers met meerdere leveranciers

Sommige Peppol-gebruikers zijn particuliere bedrijven met een uitgebreid leveranciersnetwerk. Deze gebruikers kunnen moeilijke tijden hebben bij het afhandelen van leveranciersfacturen en inkooporders van een breed scala aan bedrijven, waardoor de behoefte aan documentstandaardisatie ontstaat. Voor deze organisaties zal Peppol helpen bij het:

  • Het inkoopproces rechtstreeks vanuit hun ERP-systemen te stroomlijnen
  • Standaardiseren van documentuitwisselingsprocessen met al hun handelspartners
  • Toenemen van interoperabiliteit
  • Verbeteren van de gegevenskwaliteit

Tegenwoordig zijn er nog steeds veel werknemers binnen bedrijven die zich bezighouden met handmatige verwerking van factuurbetalingen. Maar door de implementatie van Peppol kan al het handmatige werk rond de verwerking van factuurgegevens worden geautomatiseerd. Dit stelt werknemers in staat om hun focus te verleggen naar meer strategische gebieden.

Leveranciers met meerdere afnemers

Moet u e-facturen naar meerdere kopers verzenden? Met Peppol heeft u geen aparte portals nodig die aan elke koper zijn gewijd – Peppol vervangt ze allemaal! Gebruik het om documenten uit te wisselen binnen uw supply chain en met de overheid – het is één systeem dat aan alle behoeften voldoet.

Bent u wel eens onzeker geweest bij het versturen van een factuur via e-mail en niet weten of de andere partij deze heeft ontvangen en verwerkt? Als u een documentuitwisselingsportaal gebruikt dat is verbonden met Peppol, kunt u het onbekende elimineren en in realtime meldingen ontvangen over de status van de factuur.

Waarom Peppol gebruiken?

Het is een veilig netwerk. Als u zich zorgen maakt dat uw facturen kwijtraken of kwetsbaar worden voor kwaadwillende cyberaanvallen, is het beter om Peppol te gebruiken.

Beveiliging

Peppol is een veilig netwerk. Als u zich zorgen maakt over het verlies van uw facturen of kwetsbaarheid voor kwaadwillende cyberaanvallen, is het beter om Peppol te gebruiken.

Beveiliging is een topprioriteit voor alle bedrijven. Onthoud dat de meerderheid van hacks plaatsvindt via de supply chain, wat alarm moet slaan voor IT-afdelingen. Facturen zijn belangrijke documenten die vaak vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Om deze redenen bestaat Peppol. Peppol maakt gebruik van encryptie, digitale handtekeningen en beveiligde protocollen. Encryptie zorgt voor de integriteit van de gegevens, een belangrijke functie voor alle e-facturering uitwisselingen. Het is belangrijk dat factuurgegevens niet worden gemanipuleerd, vooral als het gaat om belastingdoeleinden. Deze functies van Peppol helpen ervoor te zorgen dat de gegevens veilig blijven.

Ten slotte heeft het netwerk toegangscontroles, dus de toegang tot Peppol wordt zorgvuldig bewaakt om gegevensinbreuken te voorkomen.

Compliance

Peppol voldoet aan de Europese regelgeving, ook al verschilt deze van land tot land. Peppol-standaarden voor e-procurement en e-facturatie maken het voor bedrijven van alle groottes in de EU gemakkelijker en veiliger om zaken te doen. Aangezien deze bedrijven zich moeten aanpassen aan verschillende standaarden per land, is het gebruik van PEPPOL essentieel voor regelgevingsconformiteit. Interoperabiliteit is bij wet vereist (of zal binnenkort vereist zijn), dus bedrijven die al gebruik maken van het Peppol-netwerk zijn al een stap verder. Dit toont de urgentie van een veilig netwerk, maar ook de bereidheid om zich aan te passen aan een veranderende toekomst van zaken doen.

Naarmate e-facturering meer gebruikelijk wordt en nieuwe Europese normen worden vastgesteld om documentenuitwisseling te standaardiseren, zal het gebruik van Peppol de nieuwe norm worden om eenvoud, beveiliging en compliance te garanderen.

Faustine Tournay
Latest posts by Faustine Tournay (see all)

RELATED POSTS