Hoe Peppol e-retour berichten uw dagelijkse activiteiten transformeren

door | Nov 12, 2021 | E-invoicing

12 november 2021

Spendeert u (of uw team) regelmatig tijd aan contact met uw leveranciers over de betalingen van facturen? Dit is dé oplossing!

De Peppol e-retourberichten (Peppol BIS Invoice response 3.1) zien we steeds meer in e-facturatieland. Het zijn berichten die na het versturen van een factuur worden gestuurd. Ondanks dat e-retourberichten redelijk eenvoudig te implementeren zijn, kan het uw bedrijf grote waarde opleveren.

Wilt u uw cashflow optimaliseren? En uw purchase-to-pay proces efficiënter inrichten? Lees dan snel verder…

Wat is een e-retour bericht?

Een e-retour bericht, ook wel invoice response bericht genoemd, is simpel gezegd een bericht dat een update geeft over de status van een factuur. Zo is de verzender van de factuur altijd op de hoogte wanneer de ontvanger de factuur heeft ontvangen, goedgekeurd, betaald of afgekeurd (en om welke reden).

Ondersteunde berichttypes

Er worden verschillende berichttypes ondersteund:

  • Acknowledged – De factuur is ontvangen voor verwerking.
  • In Process – De verwerking van de factuur is begonnen in het systeem van de afnemer.
  • Under Query – De verdere verwerking van de factuur is stopgezet. De afnemer deelt de leverancier mee dat aanvullende informatie vereist is.
  • Conditionally Accepted – De factuur wordt geaccepteerd onder specifieke voorwaarden. De betaling zal worden uitgevoerd indien de voorwaarden door de leverancier worden geaccepteerd.
  • Rejected – De factuur komt niet overeen met het aanbod of de transactie waarnaar in de factuur wordt verwezen (bijv. de offerte) en wordt om die reden door de afnemer niet geaccepteerd.
  • Accepted and Approved – De factuur is door de afnemer geaccepteerd. De volgende stap is de betaling.
  • Paid – Vermelding dat de factuur door de afnemer is betaald.

Het e-retour bericht bespaart tijd

Zoals u zich misschien al realiseert zorgt de invoice response voor grote tijdsbesparingen; e-mails en telefoongesprekken over de status van de factuur zijn namelijk niet meer nodig. Hierdoor komt er intern veel tijd voor u en uw team vrij om te concentreren op andere belangrijke activiteiten, zoals de groei van uw bedrijf.

Maar het besparen van tijd is niet het enige voordeel van het Peppol e-retour bericht…

Creëer transparantie in uw purchase-to-pay proces en verbeter samenwerkingen

Als u uw purchase-to-pay proces wilt optimaliseren, dient u ook rekening te houden met de order-to-cash processen van uw leveranciers. Het bereiken van de transparantie binnen deze processen is een van de meest voorkomende uitdagingen voor bedrijven.
Zonder transparantie is er geen inzicht in de processen en zonder inzicht en data wordt het lastig om te optimaliseren. Daarnaast ontstaat er onduidelijkheid als leveranciers niet weten wat de status is, wat de samenwerking kan schaden.

De e-retourberichten biedt u de handvaten om transparantie te creëren, zonder elke dag contact te hebben over de status met uw leveranciers. Zo kunt u uw purchase-to-pay proces optimaliseren op basis van data én duidelijkheid creëren voor uw leveranciers. Dit zorgt dus niet alleen voor tijdbesparingen, controle over uw purchase-to-pay proces en cashflow, maar ook een verbeterde samenwerking.

Beginnen met het versturen van Peppol e-retour berichten

De voorwaarde om e-retourberichten uit te wisselen, is dat zowel u als uw leverancier gebruik maken van elektronisch factureren op basis van Peppol. Slechts enkele service providers zijn een gecertificeerd Peppol Access Point en SPS Commerce is hier één van.

Daarnaast behoort SPS Commerce bij de groep service providers die als eerst aan de slag gingen met de Peppol e-retourberichten en bij de kopgroep die in samenwerking met onderzoeksbureau GBNED, in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hebben gewerkt aan het initiatief ‘e-retour’.

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS