Hoe u het meeste kunt halen uit uw overstap naar e-facturatie

door | Jul 18, 2024 | E-invoicing

E-facturatie is de nieuwe zorg onder bedrijven, en hoewel het in veel landen in Europa verplicht wordt, zullen organisaties niet altijd weten welke regels ze moeten volgen zonder hun dagelijkse processen te verstoren.

In deze blog geven we je enkele sleutels om het meeste uit je overgang naar e-facturatie te halen.

Moet je compliant zijn, zelfs als het mandaat niet van toepassing is in jouw land?

Kort antwoord: Ja! Hoewel het in veel landen nog in ontwikkeling is, zijn de basisprincipes vastgesteld en zullen ze niet drastisch veranderen.

Een van die regels draait om: wat is een e-factuur? Als je onze blogs al een tijdje leest, zou je denken dat dit geen vraag meer is. Het is echter beter om het nogmaals te zeggen: een e-factuur is een factuur die elektronisch wordt uitgegeven; een gescand document of een PDF is geen e-factuur.

Zodra je weet wat een e-factuur is, moet je kijken naar de oplossingen die je al gebruikt en of ze elektronische documenten uitgeven. Mogelijk kun je al e-factureren, maar je moet ervoor zorgen dat ze documenten leveren die voldoen aan een breed scala van wettelijke vereisten. Het kiezen van een serviceprovider die generieke standaarden volgt, zoals Factur-X, of deel uitmaakt van wereldwijde netwerken zoals Peppol, zou je moeten helpen compliant te zijn met de meeste mandaten die van kracht worden.

Tot slot, het implementeren van e-facturering in een vroeg stadium zal je helpen wanneer (en niet als) een mandaat wordt afgedwongen. Je zult al e-factureren gebruiken en zou in het slechtste geval alleen kleine aanpassingen hoeven te maken om volledig compliant te zijn. Dankzij je anticipatie op de implementatie van e-facturen binnen je dagelijkse processen, is dat een last die je niet meer hoeft te dragen wanneer de deadline nadert.

Maak een inventarisatie van je oplossingen

Zoals we eerder hebben vermeld, is een goed beginpunt om te controleren wat je IT-oplossingen zijn en wat ze doen. Een van je oplossingen biedt mogelijk al e-factureringsoplossingen, maar zijn deze voorbereid op toekomstige mandaten? Is het een toevoeging aan wat je momenteel gebruikt?

Met meer dan 20 jaar ervaring in de supply chain en 93 opeenvolgende kwartalen van groei, is SPS Commerce hier om te blijven. Onze lange levensduur is een bewijs van onze toewijding aan onze klanten en de markt. Wanneer je zaken met ons doet, kun je er zeker van zijn dat we een stabiele en betrouwbare partner zijn, klaar om je te ondersteunen bij elke verandering en uitdaging die zich voordoet.

Een ander obstakel voor een soepele overgang is meestal het gebrek aan communicatie tussen de verschillende diensten binnen het bedrijf. De boekhouding gebruikt mogelijk een ERP-systeem dat niet is verbonden met de verkoopafdeling. Zorgen dat alle oplossingen communiceren en volledig geïntegreerd zijn, is de sleutel tot succes; het is beter als er geen informatie verloren gaat tussen twee stappen van de e-factuurstroom!

Maak een inventarisatie van je zakenpartners

Je zou denken dat e-facturering alleen een kwestie is van voldoen aan wettelijke vereisten en belastingen. Dit is een deel van de puzzel, want er is meer om te overwegen bij de overstap naar e-facturering. Een duidelijk beeld hebben van je klanten en zakenpartners zal je ook helpen bij de implementatie. Sommige partners gebruiken mogelijk al jaren e-facturering, anderen hebben misschien geen idee waar dit over gaat. Een zeer belangrijke partner geeft misschien de voorkeur aan een bepaalde standaard die beter in hun systemen is geïntegreerd. Als je geen duidelijk beeld hebt van deze vereisten, kun je de goede relaties die je met hen hebt verliezen.

Ons advies zou zijn om deel uit te maken van een wereldwijd netwerk zoals Peppol. Dit zal helpen bedrijven en leveranciers te identificeren die kunnen aansluiten bij je e-factureringsreis. Ook creëer je door je partners erbij te betrekken een win-winsituatie, waarin e-facturen sneller worden uitgegeven en dus ook sneller worden betaald.

Bij SPS Commerce zien we onze zakenpartners als een grote gemeenschap en we zijn hier om je te helpen wereldwijde compliance te bereiken, niet alleen met belastingmandaten, maar ook met je bestaande klanten en handelspartners.

 

Faustine Tournay
Latest posts by Faustine Tournay (see all)

RELATED POSTS