Hoe voldoe ik aan de Peppol compliancy eisen?

door | Aug 24, 2021 | E-invoicing

 24 augustus 2021

Belangrijke criteria om rekening mee te houden als verzender of ontvanger van elektronische documentuitwisseling via Peppol.

In het vorige blog over dit onderwerp, Wat is Peppol?, beschreven we hoe het succes van het Peppol eDelivery netwerk in hoge mate afhangt van de samenwerkingen tussen talloze entiteiten in de publieke en private sector. Daarom delegeert OpenPeppol ook de taken onder nationale Peppol autoriteiten, zoals de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). Het doel van deze verdeling is om de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van het netwerk te handhaven.

Maar om te kunnen handhaven zijn er regels en nalevingscriteria nodig die gelden voor alle betrokken partijen. Al deze regels zijn vastgelegd in een document van 20 pagina’s: de Peppol Compliancy Policy. Dit is vooral gericht op de Peppol autoriteiten en Peppol Access Points (AP), zoals TIE Kinetix. Wij hebben belangrijke criteria en regels om rekening mee te houden als verzender (corner 1) en/of ontvanger (corner 4) van elektronische documentuitwisseling via Peppol eruit gefilterd en hier voor u beschreven.

Peppol AP’s moeten bepaalde informatie vermelden in SLA’s voor klanten

Het Peppol eDelivery netwerk is gebouwd op het 4-cornermodel (zie afbeelding in het engels).

De verzender (corner 1) en ontvanger (corner 4) zijn vrij om individueel voor een service provider te kiezen. Roaming overeenkomsten of vergoedingen tussen corner 2 en 3 zijn niet toegestaan.

Service provice providers en andere organisaties die fungeren als Peppol AP’s moeten in de service overeenkomst (SLA) met klanten de minimumvereisten van OpenPeppol vaststellen.

Alleen technisch correcte documenten mogen worden uitgewisseld

Verzenders zijn verantwoordelijk voor de technische juistheid van de ingediende documenten. Vandaar dat het belangrijk is dat uw Peppol document voor het versturen gevalideerd wordt. Zorg dus voor een service provider met een oplossing die automatisch uw elektronische documenten valideert.

Mocht een factuur toch niet correct zijn, dan wijst de service provider van de ontvanger het af. Hiervoor wordt het Message Level Response bericht gebruikt. Als verzender moet u er dus voor zorgen dat u (de oplossing van uw Access Point) dit berichttype kan ontvangen en verwerken.

Ontvangers moeten verplicht Peppol BIS ondersteunen

In de Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) zijn de voorschriften voor het verzenden, ontvangen en opslaan van elektronische documenten gestandaardiseerd. Er mogen daarnaast andere documenttypes en aanpassingen gedefinieerd worden als dit volgens de Peppol registratieprocedures gaat.

Peppol BIS Billing 3.0 is de laatste versie van de Peppol standaard. Het is gebaseerd op de Europese standaard EN 16931 en in UBL-formaat.

Het is niet toegestaan om gescande PDF’s als facturen aan te leveren

Een gescande PDF is eigenlijk een soort foto en software kan dit niet lezen (of niet nauwkeurig genoeg) lezen. Gebruikt u geen gescande PDF’s, maar een PDF gegenereerd door uw boekhoudsysteem? Dan kan (in veel gevallen) met behulp van FLOW van SPS Commerce deze PDF factuur worden getransformeerd naar een technisch correct formaat dat wel wordt geaccepteerd.

Ook wordt uitwisseling van facturen per e-mail afgewezen door de NPa

Alle uitwisselingen moeten via een veilige manier van communicatie gaan zodat bij het gebruik van Peppol een veilige uitwisseling gewaarborgd blijft.

Voorkom ongewenste facturen via Peppol

Als u met behulp van een Peppol AP eenmaal toegang heeft tot het Peppol eDelivery netwerk, kunt u documenten uitwisselen met elke andere partij die toegang heeft tot het netwerk, ongeacht welk land zij zich bevinden. U kunt dus via het netwerk zaken doen over de hele wereld.

Maar u moet er wel rekening mee houden dat u verplicht bent elke technisch correcte en valide factuur te verwerken. Mocht u dus ongevraagd een factuur ontvangen, kan deze niet geweigerd worden. Het is daarom verstandig om ervoor te zorgen dat u niet op het Peppol netwerk bent aangesloten met uw KvK, BTW of OIN-nummer als deze informatie openbaar is. Om dit te voorkomen kunt u zich op basis van een andere identificatie aansluiten. Bekijk hier de richtlijnen voor het gebruik van Peppol Identifiers.

Kies geen service provider, maar een partner

In de weg naar e-facturatie en e-procurement zult u altijd tegen regels en criteria zoals bovenstaande aanlopen. Zorg er daarom bij het kiezen van een service provider voor dat zij veel mogelijkheden bieden.

Naast fungeren als Peppol AP, integratiemogelijkheden met ERP’s en ondersteuning van allerlei standaarden, formaten en communicatiemethodes bijvoorbeeld. U wilt voorbereid zijn op het moment dat u nieuwe klanten krijgt die niet hetzelfde systeem gebruiken als u. Daarnaast kan het zo zijn dat uw klant veranderd van standaard, formaat of communicatiemethode, dan moet u wel flexibel kunnen zijn.

E-facturatie en e-procurement is de toekomst en zal steeds meer de standaard worden. U heeft een service provider nodig die met u mee kan groeien en u als partner door het proces kan loodsen. Dit kan alleen met een ervaren, toekomstgerichte service provider, zoals TIE Kinetix.

 

​

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS