Mijn klant vraagt om een e-factuur. Wat nu?

door | Oct 1, 2024 | E-invoicing

In principe houdt het verzoek om een e-factuur in dat de pdf-factuur die u altijd per e-mail verstuurde, niet langer volstaat.

Steeds meer bedrijven krijgen het verzoek van klanten om een e-factuur te sturen. In principe houdt het verzoek om een e-factuur in dat de pdf-factuur die u altijd per e-mail verstuurde, niet langer volstaat. Natuurlijk wilt u de relatie goed houden en snel aan de klantwens voldoen. Maar hoe pakt u het digitaliseren van de uitgaande facturen aan?

Een e-factuur is een databestand waarin de factuurgegevens in een vaste structuur staan. De e-factuur voldoet aan wettelijke en fiscale richtlijnen en kan geautomatiseerd worden ingelezen in het systeem van de klant. Een pdf-factuur is dus geen e-factuur en die is zonder extra software niet automatisch uit te lezen.

Uitgaande factuurstroom digitaliseren

Het digitaliseren van de administratie en uitgaande facturatie biedt veel voordelen:

  • Real-time inzage in openstaande facturen;
  • Herinneringen automatisch versturen;
  • U ontvangt notificaties wanneer de klant de factuur ontvangt;
  • Facturen sneller verwerken en betalen.
  • U faciliteert met e-facturatie de mogelijkheid tot directe betaling (bijvoorbeeld d.m.v. iDeal).

Welk formaat gaat u gebruiken?

Wanneer u start met inlezen over e-facturatie en de verschillende e-factuurformaten, dan kunnen de keuzes overweldigend zijn. De keuze qua formaat dient zo veel mogelijk aan te sluiten op wat er aanwezig is in de branche of wat klanten en leveranciers wensen te ontvangen.

Houd in gedachten dat de keuze voortvloeit uit wat u wenst te bereiken met e-facturatie. Begrippen die u bijvoorbeeld tegen kunt komen zijn XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL en EDI.

Optie 1: Factureren vanuit uw softwarepakket

Voor het activeren van de e-facturatiemogelijkheid binnen uw huidige financiële of boekhoudpakket is doorgaans een extra module nodig. Bij de leverancier van het softwarepakket kunt u navragen wat u moet regelen voor het versturen van een e-factuur. Vanuit het systeem kan er door een Access Point (zoals SPS Commerce) een verbinding gelegd worden met het PEPPOL-netwerk. Dit zorgt ervoor dat e-facturen uitgewisseld worden via een beveiligde verbinding.

Beschikt u over een ERP- of boekhoudsysteem en wisselt u met regelmaat facturen uit met een specifieke klant? Dan is een directe koppeling tussen beide systemen de juiste oplossing. E-facturatie dienstverleners met een integratie achtergrond zorgen ervoor dat jouw systeem en het systeem van de klant met elkaar kunnen ‘communiceren’.

Optie 2: Factureren via een e-facturatie portaal

Heeft u (nog) geen financiële software of verstuurt u onvoldoende facturen om een investering te rechtvaardigen? Maak dan een account aan bij een e-facturatie portaal van een e-facturatie dienstverlener. Na het aanmaken van een account kunt u handmatig de gegevens van de factuur invullen en creëert u met gemak een e-factuur (XML-factuur). Vervolgens wordt de factuur met behulp van een applicatie veilig en rechtstreeks in het systeem van uw klant afgeleverd.

Optie 3: PDF-factuur automatisch omzetten naar e-factuur

Maakt uw softwareprogramma standaard een pdf-factuur en wilt u snel voldoen aan de klantwens voor het ontvangen van een e-factuur? Er zijn oplossingen die uw pdf-factuur automatisch omzetten in een XML-factuur. Het enige dat u hoeft te veranderen in het facturatieproces is dat u de factuur niet langer stuurt naar het e-mailadres van de klant, in plaats daarvan uploadt u de factuur naar een applicatie die u op uw apparaat hebt geïnstalleerd. De e-factuur wordt dan automatisch aangemaakt en veilig bij uw klant afgeleverd. Let er wel op dat de factuur alle vereiste informatie bevat.

Kies een toekomstbestendige oplossing

Kijk ook verder dan uw eigen afdeling. Welke systemen gebruikt uw organisatie al? Is er een bepaald boekhoudpakket, ERP-systeem of een EDI/integratie service in gebruik?? Idealiter is de e-facturatie oplossing geïntegreerd binnen een bestaand systeem of service of dient dit in de toekomst nog mogelijk te zijn.

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS