Navigeren door het mondiale landschap voor e-facturatie compliance: een strategisch voordeel voor uw bedrijf

door | Mar 7, 2024 | E-invoicing

Meer dan 80 landen wereldwijd hebben e-factureringsmandaten en nog eens 50 hebben aangekondigd hun voornemen om nieuwe of aanvullende mandaten op te leggen. De verwachting is dat tegen 2030 de meerderheid van de 200 btw-regimes wereldwijd verplichte continue transactieregels rond de factuur zal hebben ingevoerd.

Het wereldwijde landschap voor naleving van e-facturering

Het wereldwijde landschap voor naleving van e-facturering is net zo divers als de landen die het vormen. Elk land heeft zijn eigen reeks voorschriften en normen voor e-facturering. Zo heeft de Europese Unie de Europese norm voor e-facturering geïntroduceerd, terwijl landen zoals Mexico en Brazilië hun eigen specifieke vereisten hebben.

Bovendien is dit landschap niet statisch. Het ontwikkelt zich voortdurend met nieuwe regelgeving die wordt geïntroduceerd en bestaande regels die worden bijgewerkt. Op de hoogte blijven van deze veranderingen is niet alleen een regelgevingsnoodzaak, maar ook een strategisch voordeel.

Europa/EU

De Richtlijn 2014 inzake overheidsopdrachten vereiste dat alle EU-lidstaten ervoor moesten zorgen dat overheidsinstanties “e-facturering-klaar” zouden zijn, d.w.z. de mogelijkheid hebben om elektronische facturen van leveranciers te ontvangen. Verschillende EU-landen gingen een stap verder en dwongen leveranciers om e-facturen uit te geven voor alle leveringen van goederen aan de overheid (B2G).

Aangezien een CTC-aanpak het post-auditmodel vervangt, worden vroege B2G-mandaten nu vergezeld door zakelijke equivalenten (B2B). Turkije en Italië hebben volwassen mandaten voor B2B-elektronische facturering en Frankrijk, Duitsland, Spanje, België en Polen zijn bezig met de implementatie van mandaten. Er is weinig standaardisatie gezien rond e-factureringmandaten, omdat weinig landen gemeenschappelijke standaarden zoals Peppol implementeren. Sommige landen die zich richten op e-rapportage als een middel om e-facturering te combineren met andere belastingdocumentatie en transactiegegevens, hebben SAF-T (Standard Audit File for Tax) aangenomen.

Noord-Amerika

Canada heeft een btw-regime, maar belastingfraude is laag. De Verenigde Staten hebben geen btw-regime. In beide landen zijn de regels daarom minimaal. Ondanks het ontbreken van regelgevende obstakels en de vele potentiële voordelen, verloopt de vrijwillige acceptatie van e-facturering bij particuliere bedrijven traag. Het OMB (Office of Management and Budget) heeft interesse getoond in B2G e-facturering, en de Federal Reserve heeft een initiatief gelanceerd onder de “Business Payments Coalition” om een technisch factureringsstandaard en interoperabiliteitskader te definiëren dat past bij de Amerikaanse markt. Het gedefinieerde model is een open e-factureringskader dat losjes is gebaseerd op de Peppol-aanpak zonder grote eisen of obstakels die door de wet worden opgelegd.

Hoewel e-factureringsverplichtingen mogelijk niet direct relevant zijn voor veel Amerikaanse bedrijven, omdat ze alleen van toepassing zijn op binnenlandse e-facturen, moeten bedrijven met activiteiten in het buitenland in btw-regimes toch nota nemen. Bovendien kunnen bedrijven in de VS nog steeds profiteren van aanzienlijke kostenbesparingen en operationele efficiëntie door over te schakelen naar volledig geautomatiseerde elektronische facturering.

Latijns-Amerika
Mexico en Brazilië waren de pioniers in verplichte e-facturatie met realtime goedkeuring, en hun aanpak is snel de standaard geworden voor elektronische facturatie in de regio. Landelijke mandaten zijn sindsdien ingevoerd in onder andere Argentinië, Chili, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Honduras en Peru. Voor veel Latijns-Amerikaanse landen zijn belastingregimes begonnen documenten zoals transportdocumenten, loonstroken en andere op te nemen om een breder inzicht in belastingprocessen te krijgen.

Wereldwijde facturatie-naleving: De wortel en de stok

Hoewel het invoeren van elektronische facturatie duidelijk efficiënties biedt die leiden tot kostenbesparingen en cashflowverbeteringen – een aantrekkelijke wortel voor degenen die e-facturatie aannemen, is er ook een zeer grote stok. Niet-naleving van de regelgeving brengt het risico van aanzienlijke zakelijke en financiële schade met zich mee, waaronder:

  • Administratieve boetes
    Hoewel de boetes per land verschillen, kunnen organisaties in sommige EU-landen tot €2.000 of meer per factuur krijgen. Handelspartners die betrokken zijn bij een audit kunnen ook worden bestraft.
  • Juridische sancties
    Niet-naleving kan gelijkgesteld worden met belastingontduiking, waardoor organisaties aansprakelijk worden voor sancties onder zowel belasting- als strafrecht.
  • Verlies van btw-rechten
    Bedrijven die geen bewijs van aankopen kunnen overleggen, moeten mogelijk de betaalde btw terugbetalen, mogelijk meer dan hun initiële winstmarge.
  • Audits van handelspartners
    Als een belastingautoriteit de activiteiten van handelspartners controleert en verifieert, kan de zakelijke relatie gespannen raken.
  • Geografische wederzijdse bijstandsprocedures
    Auditors kunnen tijdens hun onderzoek in andere landen onderzoeken instellen, wat meer tijd kost en de mogelijke blootstelling vergroot.
  • Langdurige audits
    Audits kunnen weken of zelfs maanden lang expertbronnen opslokken en mogelijk aanvullende onderzoeken voortbrengen. Maar liefst een kwart van de door IDG ondervraagde bedrijven gaf toe in de afgelopen 12 maanden een of meer van deze gevolgen te hebben ervaren door niet-naleving, waarbij overheidsaudits en belastingfraude de meest voorkomende zijn.

 

Nathan Trouwloon
Latest posts by Nathan Trouwloon (see all)

RELATED POSTS