Waarom stappen de meeste Europese landen over naar e-facturatie

door | Sep 26, 2022 | E-invoicing

Waarom E-facturatie?

Laten we het eerst hebben over de belangrijkste redenen waarom de meeste landen overgaan naar e-facturatie. Gegevensbeveiliging, lagere kosten, het optimaliseren van de supply chain, snellere transacties en het beperken van belastingfraude zijn enkele van de meest aanzienlijke redenen. Volgens het laatste tax gap rapport van de Europese Commissie in 2019 bedroeg de tax gap in Roemenië bijvoorbeeld 34,9%, wat betekent dat de belastingbetalers 34,9% minder belasting hebben betaald dan zij dat jaar hadden moeten betalen.

Dit had voorkomen kunnen worden door een van de controlemodellen voor nalevingsrapportage toe te passen waarmee de autoriteiten de transacties kunnen controleren.

Volgens de European E-invoicing Service Providers Association (EESPA) zijn er twee soorten systemen (controlemodellen) voor elektronische nalevingsrapportage ter controle van de btw in B2B-omstandigheden en ter bestrijding van fraude.

Post-Audit Model

Ten eerste is er het “post-audit”-model dat de eisen van facturering op papier vertaalt naar elektronische stromen, en de vrije uitwisseling van facturen tussen handelspartners toestaat. In dit geval is vereist dat e-facturen worden bewaard en beschikbaar zijn voor inspectie van de financiële administratie (audit) nadat de factuur is uitgereikt.

Bij dit model kunnen bedrijven zelf kiezen welke manier van (e-)facturering zij verkiezen, zolang zij deze maar correct bewaren voor wanneer het tijd is voor de post-audit. Bovendien vereist het post-auditmodel dat bedrijven/handelspartners de juistheid en authenticiteit van gearchiveerde facturen tot tien jaar lang bevestigen door middel van een toegankelijk archief en periodieke rapportering.

De meeste Europese landen gebruiken het post-auditmodel. Deze landen moeten de “authenticiteit en gegevensintegriteit” handhaven, hetgeen zij kunnen bereiken door gebruik te maken van digitale handtekeningen, bedrijfscontroles, EDI (Electronic Data Interchange), of andere middelen.

Clearance Model (Goedkeuringsmodel)

Het tweede model is het goedkeuringsmodel (clearance model), dat een directere aanpak van de controle en het toezicht op transacties kent en meer technische specificaties heeft dan het bovengenoemde model van controle achteraf. Bij het goedkeuringsmodel eist de belastingdienst dat elke factuur vóór of tijdens het uitwisselingsproces elektronisch wordt gemeld en geautoriseerd door de ondernemingen/handelspartners. Een factuur in dit model biedt de belastingdienst de mogelijkheid een transactie tot stand te brengen zodra deze plaatsvindt en dus nog voordat de factuur aan de ontvanger wordt uitgereikt.

Dit proces is gunstiger dan de traditionele periodieke aangifteverplichtingen, waarbij gegevens maandelijks of per kwartaal aan de belastingdienst worden doorgegeven.

In de praktijk blijkt uit goedkeuringsmodellen dat facturen in een bepaald formaat moeten worden verzonden en ontvangen en vaak de volgende eisen kunnen omvatten:

  • Specifiek factuurformaat (XML/UBL, PEPPOL)
  • Overeenkomstige belastingdienst moet de factuur goedkeuren voordat deze wordt uitgereikt
  • Mogelijkheden voor antwoordberichten van de koper
  • Toestemming van de koper
  • Gespecificeerde archiveringspraktijken
  • Verplichte belastinginhoud
  • Specificaties inzake menselijke leesbaarheid
  • Enz.

Typen goedkeuringsmodellen (Clearance Models)

Daarnaast zijn er twee belangrijke soorten modellen voor de vereffening van facturen:

1) Gecentraliseerde inklaring (Centralized clearance): Bij dit type model worden gegevens gevalideerd en uitgewisseld via een centraal platform dat door de belastingdienst wordt gebruikt. Italië was overigens het eerste land in de EU dat dit model toepaste met de lancering van zijn Sistema di Interscambio in 2019.

2) Gedecentraliseerde inklaring (Decentralized clearance): Binnen dit model besteedt de belastingdienst het inklaringsproces uit aan erkende dienstverleners die de factuurgegevens goedkeuren en terug communiceren naar de belastingdienst. Tot op heden hebben nog geen Europese landen het gedecentraliseerde opruimingsmodel ingevoerd, maar Frankrijk zou wel eens de eerste kunnen zijn die dat in 2024 doet met zijn Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Bepaalde kenmerken van deze twee systemen zijn vergelijkbaar, zoals de vereisten voor integriteit, authenticiteit en archivering van facturen, maar er zijn ook veel vereisten die specifiek zijn voor elke categorie, evenals veel landspecifieke vereisten.

Zorg ervoor dat u op de hoogte blijft van verdere uitleg over landspecifieke e-factureringsmandaten en -activiteiten.

 

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS