Wat is SAF-T en waar wordt het gebruikt in Europa?

door | Feb 13, 2024 | E-invoicing

Heb je gehoord dat SAF-T steeds populairder wordt in EU-landen, maar weet je niets over deze technologie? In deze blog leggen we uit wat SAF-T is.

Wat is SAF-T?

SAF-T, wat staat voor “Standard Audit File for Tax”, is een internationale standaard voor elektronische uitwisseling van betrouwbare boekhoudgegevens van bedrijven naar een belastingdienst of externe accountant. Het doel achter het SAF-T systeem is om het proces van het uitvoeren van belastingcontroles door belastingdiensten te vergemakkelijken en te stroomlijnen en om de administratieve last voor bedrijven te verminderen.

Het SAF-T formaat bevat gestandaardiseerde gegevensstructuren die de boekhoudkundige gegevens van een bedrijf weergeven, zoals grootboekrekeningen, klant- en leveranciersgegevens, facturen, betalingen, enz. Door bedrijven hun boekhoudgegevens op een consistente manier te laten rapporteren, kunnen belastingdiensten de gegevens efficiënter analyseren voor naleving en andere controledoeleinden.

Verschillende landen hebben de SAF-T standaard aangenomen of aangepast als onderdeel van hun belastingwetgeving (bv. Hongarije, Litouwen, Noorwegen, Portugal. Roemenië), waardoor bedrijven verplicht zijn om gegevens in dit formaat te genereren en te verstrekken wanneer de belastingdienst daarom vraagt. Elk land kan zijn eigen specifieke vereisten of variaties van het SAF-T bestand hebben, gebaseerd op de OESO-richtlijnen.

SAF-T in verschillende Europese landen

Hoewel het nog niet in de hele EU verplicht is, heeft SAF-T al veel aandacht gekregen in verschillende lidstaten, die het elk met hun eigen nuances implementeren:

Polen

KSeF wordt verplicht voor belastingplichtigen vanaf juli 2024 en vanaf januari 2025 ook voor degenen die onder de btw-vrijstelling vallen. Vanaf deze datum zal KSeF alleen nog worden gebruikt voor gestructureerde documenten bij e-facturering. In de toekomst zullen alleen geselecteerde gegevens naar de belastingdienst worden verzonden met behulp van SAF-T, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Italië, waar de volledige factuur met alle gegevens naar de dienst wordt verzonden. 

Hongarije

Hongarije begon zijn SAF-T-reis eind 2019 toen de lokale belastingautoriteiten (NAV) een voorstel publiceerden om een SAF-T-structuur in te voeren.  Aanvankelijk zou de invoering van SAF-T in 2021 plaatsvinden, maar dit werd uitgesteld vanwege de COVID-19 pandemie.

SAF-T Hongarije is onderverdeeld in vele structuren die verschillende gebieden van de financiering en boekhouding van de belastingbetaler bestrijken. Dat model is vergelijkbaar met het Poolse SAF-T (JPK), hoewel SAF-T HU meer verschillende structuren heeft. NAV benadrukt dat een dergelijk ontwerp het genereren van SAF-T-bestanden uit verschillende bronnen, zoals ERP, magazijnsystemen, factureringssystemen, enz. zal vereenvoudigen.

Litouwen

Als lidstaat van de Europese Unie past Litouwen het btw-stelsel toe, dat een fundamenteel onderdeel is van zijn economische structuur. Vanaf 2024 bedraagt het standaard btw-tarief in Litouwen 21%. Daarnaast hanteert Litouwen drie verlaagde btw-tarieven van 9%, 5% en 0%, die van toepassing zijn op specifieke goederen en diensten.

Roemenië

Roemenië heeft de SAF-T-rapportageverplichting per 1 januari 2022 ingevoerd voor Roemeense rechtspersonen en Roemeense niet-rechtspersonen van buitenlandse vennootschappen die het dubbel boekhoudsysteem gebruiken, alsook voor niet-ingezeten vennootschappen die voor btw-doeleinden in Roemenië zijn geregistreerd.

Oostenrijk

Oostenrijk heeft zijn versie van SAF-T in 2009 geïmplementeerd. Dit is een analyse op transactieniveau (XML Schema Definition (XSD)) van boekhoudkundige en fiscale gegevens in een standaardschema om een eenvoudige en efficiënte gegevensoverdracht naar de belastingdienst mogelijk te maken.

Oostenrijk heeft op 31 januari 2009 de Standard Audit File for Tax (SAF-T) ingevoerd. Momenteel is de Oostenrijkse SAF-T alleen vereist door de belastingdienst op verzoek, meestal voorafgaand aan een btw-controle door het Oostenrijkse federale ministerie van Financiën. De nieuwe versie van de Standard Audit File for Tax (SAF-T) van de OESO werd opnieuw ingevoerd met het plan om vanaf maart 2024 te worden geïmplementeerd.

Portugal

Dit bestand – SAF-T-boekhouding – wordt in 2025 van kracht en stelt de Belastingdienst in staat om de IES (vereenvoudigde bedrijfsinformatie) vooraf in te vullen. Dit bestand zou oorspronkelijk in 2024 moeten worden aangeleverd, maar is opnieuw uitgesteld, wat betekent dat bedrijven meer tijd hebben om zich voor te bereiden op deze verplichting.

Noorwegen

Buitenlandse handelaren die belastbare en/of btw-plichtige activiteiten uitvoeren in Noorwegen zijn verplicht om een boekhouding bij te houden in overeenstemming met de boekhoudwet. De eis voor een SAF-T-boekhouding is van toepassing ongeacht of een bedrijf een verplichting heeft om zich in te schrijven in het btw-register met een vertegenwoordiger of niet. Dit omvat ook de vereiste dat de boekhoudkundige informatie beschikbaar moet zijn in een gestandaardiseerde vorm, bekend als SAF-T-boekhouding.

SAF-T voor bedrijven: Redder of vloek?

SAF-T heeft het potentieel om een belangrijke bijdrage te leveren aan het verbeteren van de naleving van de belastingwetgeving en de efficiëntie voor bedrijven. Hier zijn enkele van de voordelen die SAF-T de organisaties biedt:

  • Minder administratieve lasten: Geen handmatige gegevensindiening meer, waardoor tijd en middelen worden bespaard.
  • Verbeterde nauwkeurigheid: Gestandaardiseerd formaat minimaliseert fouten en inconsistenties in gegevens.
  • Verbeterde transparantie: Duidelijkere communicatie met de belastingdienst bevordert het vertrouwen en de samenwerking.
  • Vereenvoudigde audits: Eenvoudige gegevenstoegang voor autoriteiten leidt tot snellere en minder ingrijpende audits.

SAF-T is een belangrijke stap in de richting van een meer geharmoniseerd en efficiënt belastingstelsel binnen de EU. Hoewel er nog uitdagingen zijn, zijn de voordelen voor bedrijven en overheden onmiskenbaar. Naarmate de technologie voortschrijdt en de harmonisatie-inspanningen vorderen, is SAF-T klaar om een hoeksteen te worden van de toekomstige belastingnaleving in de EU.

Bedrijven kunnen echter niet voorbijgaan aan de uitdagingen en kosten die gepaard gaan met de implementatie ervan. Of SAF-T een redder of vloek is, hangt uiteindelijk af van de individuele bedrijfsomstandigheden, de bereidheid en het vermogen om zich aan te passen aan de nieuwe indeling.

Aleksandra Vovchenko
Latest posts by Aleksandra Vovchenko (see all)

RELATED POSTS