L’Oreal & SPS Commerce: een SAP EDI-succes

L’Oreal Australia biedt meer dan 40 merken op het gebied van luxe, professionele, actieve cosmetica en consumentenproducten. De in Melbourne gevestigde divisie van L’Oreal is actief in Australië en Nieuw-Zeeland en deelt een IT-platform met meerdere ASEAN-landen. Zowel Australië als Nieuw-Zeeland hebben hun eigen magazijnen om inkomende overzeese zendingen en lokale klantbehoeften te beheren. In Australië is het primaire magazijn in Melbourne en zijn er satellietmagazijnen in Adelaide, Brisbane en Perth. In Nieuw-Zeeland bedient een magazijn in Auckland zowel het Noord- als Zuidereiland.

Australische retailers zoals Coles en Woolworths eisen al jaren dat hun leveranciers, waaronder L’Oreal, EDI gebruiken als onderdeel van het orderproces. L’Oreal werkt samen met SPS Commerce om een full-service EDI-oplossing te bieden, SPS Commerce Fulfillment voor SAP, die EDI integreert met hun SAP ERP-systeem.

Lokale ondersteuning voor wereldwijde bedrijven

L’Oreal Australië heeft geen on-site EDI Support team in Melbourne. Er is een klein lokaal team dat de IT-omgeving beheert, maar de ondersteunende diensten en het backend platformbeheer worden verzorgd door een combinatie van gecentraliseerde APAC-teams en offshore ondersteuningsmiddelen om hun technologie te beheren.

David legt uit dat als L’Oreal Australië zelf een EDI-oplossing zou moeten monitoren en updaten, het proces langzamer en complexer zou zijn. “Zonder SPS zou het een uitdaging zijn om de EDI-veranderingen van onze retailers bij te houden. Eerst zouden we de verandering moeten identificeren, vertalen, het offshore project opzetten, tijdzones in acht nemen en testen. Het zou een enorme inspanning zijn. Met SPS worden alle wijzigingen of problemen beheerd door hun lokale team en afgerond met minimale betrokkenheid van mij.”

In plaats daarvan is het SPS team in Australië 24x7x365 beschikbaar om de EDI order fulfilment details van L’Oreal te monitoren en te ondersteunen.

“Het lokale SPS team begrijpt onze SAP EDI technologie en retailer vereisten,” zegt David. “Ze doen het werk voor ons om onze EDI-activiteiten te beheren. Hun lokale aanwezigheid in Australië is fantastisch.”

Efficiënter en minder risico

De EDI-activiteiten zorgen ervoor dat de bestellingen bij L’Oreal Australië blijven stromen en ondersteunen retailers als MECCA, David Jones, Sephora Australia, Priceline, Amazon Australia, My Chemist en Woolworths.

“Door SPS te gebruiken, hoeven we onze interne systemen niet te veranderen om EDI te ondersteunen,” zegt David. “Ze integreren in ons SAP ERP en maken verbinding met elke retailer of distributeur die we nodig hebben. Door op hen te vertrouwen voor deze mapping en automatisering besparen we ons enorm veel moeite en verlagen we het risico dat er iets fout gaat. Zij zijn de experts; wij hoeven ons gewoon geen zorgen te maken over EDI.”

De klanten van L’Oreal verwachten dat EDI soepel verloopt en als er zich problemen voordoen, willen ze met een EDI-expert spreken om eventuele problemen op te lossen. “Ik ben geen EDI-expert en we hebben niemand in mijn team die dat wel is,” vervolgt David. “Het Australische team van SPS neemt direct contact op met onze klanten wanneer dat nodig is. Ze spreken dezelfde taal en kunnen eventuele problemen snel en zonder mij oplossen. Als we SPS niet hadden, zouden we een extra persoon moeten aannemen om deze vragen te behandelen, omdat we deze vaardigheden intern gewoon niet hebben.”

SAP EDI-integratie implementeren

De meeste kernsystemen van L’Oreal Australië zijn wereldwijd geïmplementeerd, zodat divisies gemakkelijk kunnen samenwerken. Het bedrijf gebruikt SAP als ERP-oplossing.

“SAP is zeer geschikt om onze orders met duizenden regelitems te verwerken, daar is SAP voor gemaakt,” zegt David. “Het is echter duur om personeel of consultants in te huren om andere oplossingen met dit ERP te integreren en te beheren. Gelukkig heeft SPS SAP experts in dienst die ervoor zorgen dat onze EDI oplossing goed werkt met onze SAP omgeving. Er zijn geen extra middelen van L’Oreal nodig.”

Lokale steun toont oprechte interesse

Wanneer L’Oreal Australië samenwerkt met een nieuwe retailer, is het proces om hen toe te voegen aan SPS Fulfillment eenvoudig. “Ik stuur gewoon een e-mail naar onze lokale SPS accountmanager, keur de offerte om hen toe te voegen goed en daar gaan we,” legt David uit. “SPS doet al het werk om verbinding te maken met nieuwe retailers, laat me weten wanneer de laatste tests klaar zijn en we zijn klaar om live te gaan.”

Een lokaal team van EDI-experts die de EDI orders, verzendingen en facturen van L’Oreal Australië monitoren en beheren is belangrijk voor hun succes.

David zei: “Als we ondersteuning nodig hebben, is ons SPS-team er altijd. Ze zijn oprecht geïnteresseerd om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals het hoort en niet alleen om een serviceticket af te sluiten. Ze lossen alles voor ons op en dat is een geruststelling, omdat we weten dat ons bedrijf in handen is van iemand die om ons geeft.”