E-Invoicing in den USA: Ein umfassender Überblick

von | Apr 12, 2024 | E-Invoicing

Aktualisiert am 12. April 2024

Entdecken Sie den aktuellen Stand der elektronischen Rechnungsstellung in den USA, ihre Vorteile für B2B- und B2G-Transaktionen und laufende Initiativen zur Digitalisierung. Erforschen Sie die Zukunft der Rechnungsstellung und bleiben Sie der Zeit voraus!

Der Stand der elektronischen Rechnungsstellung in den USA

Die elektronische Rechnungsstellung ist in den USA auf Bundes- oder Staatsebene sowohl für B2B- als auch für B2G-Beziehungen noch nicht verpflichtend. Die USA bewegen sich jedoch stetig auf die Digitalisierung der Rechnungsstellung zu. Das Fehlen eines landesweiten Mandats für die elektronische Rechnungsstellung in den USA ist in erster Linie auf die steuerliche Komplexität und das Fehlen einer zentralisierten Behörde zurückzuführen. Das Fehlen eines föderalen Mehrwertsteuer- oder GST-Systems, von Mechanismen für Vorsteuergutschriften und von formellen Vorschriften für Steuerrechnungen in den meisten Bundesstaaten tragen zur derzeitigen Situation bei.

Ein Mehrwertsteuersystem stützt sich auf Vorsteuergutschriften, die es Unternehmen ermöglichen, die Mehrwertsteuer, die sie auf Einkäufe zahlen, von der Mehrwertsteuer abzuziehen, die sie auf Verkäufe einnehmen. Das US-Steuersystem verfügt derzeit nicht über diesen Mechanismus.

US-Unternehmen, die an der globalen Wirtschaft teilnehmen, werden jedoch unweigerlich vom Aufkommen der elektronischen Rechnungsstellung betroffen sein. Am 8. April 2024 gaben die USA und die EU eine gemeinsame Erklärung zur Verbesserung der Interoperabilität der elektronischen Rechnungsstellung ab, um die Kosten zu senken und die Zusammenarbeit in den Bereichen Handel, Zoll, Zahlungen und Betrugsbekämpfung zu verbessern.

Beide haben die folgenden Grundprinzipien für eine erfolgreiche elektronische Rechnungsstellung angenommen: einheitliche Konnektivität, Abschaffung der Roaming-Gebühren zwischen den Zugangspunkten und offener Austausch, bei dem die Nutzer ihre Zugangspunkte wählen können.

Zu den Bemühungen um eine kontinuierliche Verbesserung der Angleichung und Interoperabilität gehören die Ermittlung von Regierungssachverständigen, die Einladung von Zugangspunkten, Dienstleistern und Enablern zur Teilnahme an der Zusammenarbeit und die Einberufung regelmäßiger Treffen zwischen Regierungssachverständigen, Zugangspunkten und Dienstleistern aus den USA und der EU.

B2G E-Rechnungsstellung in den USA

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (Business-to-Government, B2G) gewinnt in den USA zunehmend an Bedeutung, da die Federal Reserve und die Business Payments Coalition (BPC) ein Pilotprojekt für ein standardisiertes elektronisches B2B-Dokumentenaustauschsystem durchführen. Die Initiative zielt darauf ab, ein standardisiertes E-Invoice-Modell zu etablieren und ein Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch zu schaffen.

Die Teilnehmer des BPC-Pilotprojekts für den Austausch elektronischer Rechnungen haben die Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance) als juristische Person gegründet, die das neue Netzwerk für den elektronischen Austausch überwachen soll. Die DBNA wird für die Festlegung von Richtlinien, Standards, Sicherheitsmechanismen und anderen Regeln und Leitlinien verantwortlich sein, die den Rahmen für den Austausch bilden.

B2B E-Rechnungsstellung in den USA

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) ist in den USA noch nicht auf Bundes- oder Staatsebene vorgeschrieben. Das BPC hat jedoch ein Marktpilotprojekt für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich abgeschlossen und ein Austauschnetz eingerichtet, um die Übertragung von elektronischen Dokumenten zwischen Unternehmen zu erleichtern.

E-Rechnungen werden im Allgemeinen automatisch und elektronisch in einem von zwei Formaten verarbeitet: Strukturiertes Rechnungsformat und Hybrid-Rechnungsformat. Das Format gibt vor, wie eine Rechnung versendet (per EDI oder XML), angezeigt und akzeptiert werden kann.

Fazit

Auch wenn es in den USA noch keine bundesweite Vorschrift für die elektronische Rechnungsstellung gibt, kann sie eine wichtige Rolle dabei spielen, dass Unternehmen die Vorschriften einhalten und rechtliche Probleme vermeiden. Und so geht’s:

  • Höhere Genauigkeit und weniger Fehler: Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert die Dateneingabe und reduziert manuelle Prozesse, wodurch Fehler bei Berechnungen, Steuersätzen und Rechnungsinformationen auf ein Minimum reduziert werden. Dadurch verringert sich das Risiko von Strafen für ungenaue Angaben.
  • Verbesserte Prüfpfade und Aufzeichnungen: Die elektronische Rechnungsstellung schafft einen eindeutigen digitalen Prüfpfad, der es den Unternehmen erleichtert, Rechnungen und Belege nachzuverfolgen und zu verwalten. Dies vereinfacht die Reaktion auf Prüfungen und stellt sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen jederzeit verfügbar sind.
  • Standardisierte Formate: Die elektronische Rechnungsstellung verwendet standardisierte Formate wie EDI oder XML, um Konsistenz zu gewährleisten und die Integration mit Buchhaltungs- und Steuersoftware zu erleichtern. Dadurch wird das Risiko von Fehlern aufgrund von Fehlinterpretationen oder inkompatiblen Datenformaten verringert.
  • Verbesserte Sicherheit: E-Invoicing-Lösungen verwenden häufig starke Verschlüsselung und Zugangskontrollen, um sensible Daten während der Übertragung und Speicherung zu schützen. Dadurch wird das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff auf Finanzdaten minimiert.
  • Optimierte Arbeitsabläufe und Effizienz: Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert Arbeitsabläufe und macht manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit Papierrechnungen überflüssig. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt und das Risiko von Verzögerungen oder verpassten Fristen für Steuererklärungen oder Rechnungszahlungen verringert.

Da sich einige Staaten und bestimmte Branchen auf die elektronische Rechnungsstellung zubewegen, kann ein E-Invoicing-System Unternehmen helfen, darauf vorbereitet zu sein:

  • Vermeidung von Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften: Durch die frühzeitige Einführung von E-Invoicing können Unternehmen potenziellen künftigen Vorschriften zuvorkommen und sicherstellen, dass sie alle anstehenden staatlichen oder branchenspezifischen Vorschriften einhalten.
  • Aufrechterhaltung des Wettbewerbsvorteils: Unternehmen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen, können ihr Engagement für Effizienz und Genauigkeit unter Beweis stellen und so ihren Ruf und ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt verbessern.
  • Vereinfachung von B2B-Transaktionen: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine reibungslosere Zusammenarbeit und eine schnellere Rechnungsverarbeitung mit Handelspartnern, die bereits elektronische Rechnungsstellungssysteme verwenden.
  • Auch wenn die USA noch nicht so weit sind, bietet die elektronische Rechnungsstellung erhebliche Vorteile bei der Einhaltung von Vorschriften und der Verringerung rechtlicher Risiken. Durch die Einführung eines E-Invoicing-Systems können Unternehmen proaktiv handeln, ihre internen Prozesse verbessern und sich auf mögliche künftige bundes- oder einzelstaatliche Vorschriften vorbereiten.

Wenn Sie die E-Invoicing-Anforderungen nicht nur in den USA, sondern auch in anderen Ländern erfüllen müssen, sollten Sie sich für einen internationalen E-Invoicing-Anbieter entscheiden. Bei SPS Commerce unterstützen wir mehr als 120.000 Unternehmen auf der ganzen Welt mit sicheren und vorschriftsmäßigen Lösungen.

Aleksandra Vovchenko
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