Navigieren in der globalen E-Invoicing Compliance Landschaft

von | May 2, 2024 | E-Invoicing

Mehr als 80 Länder weltweit haben ein Mandat für die elektronische Rechnungsstellung, und weitere 50 haben angekündigt, dass sie neue oder zusätzliche Mandate einführen wollen. Man geht davon aus, dass bis 2030 die meisten der weltweit 200 Mehrwertsteuersysteme obligatorische kontinuierliche Transaktionskontrollen im Zusammenhang mit der Rechnung einführen werden.

Die globale Landschaft für E-Invoicing Compliance

Die globale Landschaft für die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung ist so vielfältig wie die Länder, die sie bilden. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften und Normen für die elektronische Rechnungsstellung. So hat die Europäische Union beispielsweise die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, während Länder wie Mexiko und Brasilien ihre eigenen spezifischen Anforderungen haben.

Außerdem ist diese Landschaft nicht statisch. Sie entwickelt sich ständig weiter, denn es werden neue Vorschriften eingeführt und bestehende aktualisiert. Mit diesen Änderungen Schritt zu halten, ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein strategischer Vorteil.

Europa/ die EU

Die Richtlinie über das öffentliche Auftragswesen aus dem Jahr 2014 verlangt von allen EU-Mitgliedstaaten, dass die Behörden “e-Invoicing-ready” sind, d. h. dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen von Lieferanten zu empfangen. Einige EU-Länder gingen noch einen Schritt weiter und zwangen die Lieferanten, elektronische Rechnungen für alle Warenlieferungen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) auszustellen. Da ein CTC-Ansatz das Post-Audit-Modell ablöst, kommen zu den frühen B2G-Mandaten nun auch die entsprechenden B2B-Mandate hinzu.

Die Türkei und Italien haben bereits ausgereifte Mandate für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich, und Frankreich, Deutschland, Spanien, Belgien und Polen sind dabei, solche Mandate einzuführen. Bei den Mandaten für die elektronische Rechnungsstellung ist nur eine geringe Standardisierung zu beobachten, da nur wenige Länder gemeinsame Standards wie Peppol verwenden. Einige Länder, die sich auf die elektronische Berichterstattung konzentrieren, um die elektronische Rechnungsstellung mit anderen Steuerunterlagen und Transaktionsdaten zu kombinieren, haben SAF-T (Standard Audit File for Tax) eingeführt.

Nordamerika

Kanada hat ein Mehrwertsteuersystem, aber es gibt da kaum Steuerbetrug. In den Vereinigten Staaten gibt es keine Mehrwertsteuerregelung. In beiden Ländern sind die Vorschriften daher minimal. Trotz der fehlenden rechtlichen Hindernisse und der vielen potenziellen Vorteile wird die elektronische Rechnungsstellung von Privatunternehmen nur langsam eingeführt. Das OMB (Office of Management and Budget) hat sein Interesse an der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich bekundet, und die Federal Reserve hat im Rahmen der “Business Payments Coalition” eine Initiative gestartet, um einen technischen Standard für die Rechnungsstellung und einen Interoperabilitätsrahmen für den US-Markt zu definieren.

Das definierte Modell ist ein offener Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung, der lose auf dem Peppol-Ansatz basiert und keine größeren Anforderungen oder Hindernisse durch das Gesetz vorsieht. Auch wenn die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung für viele US-Unternehmen nicht direkt relevant sind, da sie nur für inländische elektronische Rechnungen gelten, müssen diejenigen, die im Ausland in einem Mehrwertsteuersystem tätig sind, sie dennoch zur Kenntnis nehmen. Darüber hinaus können Unternehmen in den USA durch die Umstellung auf eine vollautomatische elektronische Rechnungsstellung erhebliche Kosteneinsparungen und betriebliche Effizienzsteigerungen erzielen.

Lateinamerika

Mexiko und Brasilien waren die Vorreiter bei der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Echtzeit, und ihr Ansatz hat sich schnell zum Standard für die elektronische Rechnungsstellung in der Region entwickelt. Länderübergreifende Mandate wurden seitdem unter anderem in Argentinien, Chile, Kolumbien, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Honduras und Peru eingeführt. In vielen lateinamerikanischen Ländern haben die Steuersysteme begonnen, auch Transportdokumente, Gehaltsabrechnungen usw. einzubeziehen, um einen breiteren Überblick über die Steuerprozesse zu erhalten.

Globale Einhaltung der Rechnungsstellung: Das Zuckerbrot und die Peitsche

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt zwar eindeutig Effizienzgewinne, die zu Kosteneinsparungen und Cashflow führen – ein saftiges Zuckerbrot für diejenigen, die die elektronische Rechnungsstellung einführen -, aber es gibt auch eine sehr große Peitsche. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann erhebliche geschäftliche und finanzielle Nachteile mit sich bringen:

– Bußgelder
Die Bußgelder variieren zwar von Land zu Land, aber in einigen EU-Staaten können Unternehmen mit bis zu 2.000 Euro oder mehr pro Rechnung rechnen. Handelspartner, die in eine Prüfung einbezogen werden, können ebenfalls bestraft werden.

– Rechtliche Sanktionen
Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann mit Steuerhinterziehung gleichgesetzt werden, so dass Unternehmen mit steuer- und strafrechtlichen Sanktionen rechnen müssen.

– Verlust der Mehrwertsteuerrechte
Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Einkäufe nachzuweisen, müssen unter Umständen die Vorsteuer zurückzahlen, möglicherweise mehr als ihre ursprüngliche Gewinnspanne.

– Prüfungen von Handelspartnern 
Wenn eine Steuerbehörde die Aktivitäten von Handelspartnern prüft und verifiziert, kann die Geschäftsbeziehung belastet werden.

– Geografische Rechtshilfeverfahren
Prüfer können bei ihren Nachforschungen Untersuchungen in anderen Ländern veranlassen, was mehr Zeit in Anspruch nimmt und die potenzielle Gefährdung erhöht.

– Langwierige Audits 
Prüfungen können wochen- oder sogar monatelang Expertenressourcen beanspruchen und möglicherweise zusätzliche Ermittlungen nach sich ziehen. Ein Viertel der von IDG befragten Unternehmen gab zu, in den letzten 12 Monaten eine oder mehrere dieser Auswirkungen der Nichteinhaltung von Vorschriften erlebt zu haben, wobei staatliche Prüfungen und Steuerbetrug am häufigsten vorkamen.

Nathan Trouwloon
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