E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025

von | Mar 28, 2024 | E-Invoicing

Aktualisiert am 28. März 2024

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab Januar 2025 gibt Unternehmen den Anstoß, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und verbessern. Nutzen Sie bereits elektronische Rechnungen? Lesen Sie unsere Hinweise zur Einhaltung der B2B E-Rechnungspflicht und bleiben Sie auf Kurs.

E-Invoicing wird zur Pflicht

Ab dem 18. April 2020 müssen alle Behörden in Deutschland, nach den Anforderungen der EU in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach einem einheitlichen Standard zu empfangen und zu verarbeiten. Nun bereitet sich Deutschland auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen vor.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 17.04.2023 einen Diskussionsentwurf für § 14 UStG vorgelegt, worin eine verpflichtende elektronische Rechnung auch im B2B-Bereich eingeführt werden soll. Am 31.08.2023 hat das Bundeskabinett diesen Entwurf des Finanzministeriums zum Wachstumschancengesetz verabschiedet. Am 17. November 2023 hat der Bundestag hat auch das Wachstumchancengesetz verabschiedet. Gemäß dem vorgesehenen Zeitplan wird die B2B E-Rechnungsstellung ab dem 01.01.2025 verpflichtend.

Der Bundestag hat am 23. Februar das Kompromiss zum Wachstumschancengesetz zugestimmt. Nach intensiven politischen Auseinandersetzungen zwischen Bund und Ländern hat der Bundestag am Freitag, 23. Februar 2024, das sogenannte Wachstumschancengesetz ohne die Klimaschutz-Investitionsprämie beschlossen. Am 22. März 2024 hat der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen nach dem aktuellen Entwurf des Wachstumschancengesetzes alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Die E-Rechnungsartikel bleiben also unverändert.

Das Wachstumschancengesetz

Das Ziel dieses Gesetzes ist unter anderem die Förderung von Wachstum, Investitionen und Innovationen sowie die Umsetzung von Steuervereinfachungen. Der Teil des Umsatzsteuergesetzes (Artikel 27, § 14) befasst sich insbesondere mit den gesetzlichen Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich.

Die Einführung einer gesetzlichen Regelung zur obligatorischen Verwendung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich wird die Digitalisierung des Rechnungswesens vorantreiben und die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern. In der Geschäftswelt sind die Konzepte der elektronischen Rechnungsstellung und der Digitalisierung oft mit vielen Vorurteilen und Missverständnissen behaftet. Das Gesetz ist in dieser Hinsicht jedoch sehr eindeutig und bestimmt eine elektronische Rechnung als solche, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Dadurch wird ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. Wenn sie in einem anderen elektronischen Format oder als Papierdokument übermittelt wird, fällt sie unter die neue Kategorie “sonstige Rechnung”.

Format Ihrer E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung wird völlig normal nicht nur im B2G-Verkehr, sondern auch im B2B-Umfeld. Außerdem hat Deutschland bereits zwei Formate für elektronische Rechnungen eingeführt und entwickelt: XRechnung und ZUGFeRD.

Die XRechnung ist ein semantisches Datenmodell, dass auf XML-Format basiert. Dieses XML-basierende Format des aktuellen XRechnung-Standards lässt zwei XML Syntaxen für die elektronische Rechnungsstellung zu: UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Durch die einheitliche Struktur und den standardisierten Aufbau erleichtert die XRechnung den reibungslosen und effizienten Austausch von Rechnungsdaten. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente elektronisch zu versenden und empfangen und hilft bei der medienbruchfreien, automatisierbaren und elektronischen Weiterverarbeitung. Diese Prinzipien werden mit der Umstellung auf die B2B-E-Rechnung in Deutschland ab 2025 extrem wichtig.

Das ZUGFeRD bietet ein hybrides Rechnungsformat , das sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Daten beinhaltet. Obwohl XRechnung von der Bundesregierung bevorzugt wird, kann auch ZUGFeRD verwendet werden, da ZUGFeRD ebenfalls dem europäischen Standard entspricht. Es besteht aus zwei Komponenten: einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei.

Derzeit ist noch nicht klar, welches der beiden Formate als Standard für elektronische Rechnungen bestimmt werden wird. Wir gehen jedoch davon aus, dass es die XRechnung sein wird. Ein Grund dafür ist, dass ZUGFeRD nicht über das PEPPOL-Netz übertragen werden kann, weil es teilweise im PDF-Format vorliegt. Rechnungen im PDF-Format (Portable Document Format) sind seit einigen Jahren im Geschäftsverkehr weit verbreitet. Sie werden in der Regel von einem Buchhaltungssystem erstellt und per E-Mail oder auf einem anderen elektronischen Weg versandt. PDF-Rechnungen sind aber keine elektronischen Rechnungen.

Format versus Version

Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Das gilt auch für die Standards der E-Rechnung. Die aktuellste Version des E-Rechnungsformats stellt sicher, dass Ihr Unternehmen konform bleibt und von den neuesten Optimierungen und Sicherheitsfeatures profitiert. Das ständige Aktualisieren mag anfangs als zusätzlicher Schritt erscheinen, aber es ist ein Schritt in Richtung Effizienz und Sicherheit. Beispielsweise veröffentlicht die KoSIT (die deutsche PEPPOL-Behörde, die die Verantwortung für das Format XRechnung trägt) zwei Mal im Jahr zum 31. Juli (Sommerrelease) und zum 31. Januar (Winterrelease) eine neue Version der Spezifikation XRechnung.

Was passiert, wenn Sie die alte Version von XRechnung verwenden? Sie können zwar immer noch elektronische Rechnungen ausstellen, aber es gibt keine Garantie dafür, dass der Rechnungsempfänger Ihre Rechnung akzeptieren und verarbeiten kann. Wir haben die KoSIT-Abteilung in Bremen gefragt, ob die deutschen Behörden die älteren Versionen der XRechnung immer noch  unterstützen.  Die Antwort war klar und eindeutig, die Behörden sind nicht dazu verpflichtet, die Dokumente in älteren Formatversionen zu empfangen. Am besten stellen Sie sicher, dass Sie die neueste oder vorletzte Version des Formats verwenden (je nach Ihrer Lösung). Bei SPS Commerce (früher bekannt als TIE Kinetix) unterstützen wir zum Beispiel die letzten beiden Versionen des E-Invoicing-Formats.

Elektronische Rechnungsstellung direkt aus Ihrem ERP-System heraus

Hoffentlich sind Sie jetzt bereit zu prüfen, wie gut Ihr derzeitiger Rechnungsstellungsprozess für die bevorstehende Umstellung geeignet ist. Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht nur vorschriftsmäßig und obligatorisch, sondern auch eine perfekte Lösung zur Kostenoptimierung. Sie ist auch sehr bequem, insbesondere wenn Ihre E-Invoicing-Lösung nahtlos in Ihr ERP-System integriert ist.

SPS Commerce ist ein aktives Mitglied von EESPA (Europäischer Verband der Anbieter von E-Invoicing-Dienstleistungen), VeR (Verband elektronische Rechnung), PEPPOL und weiteren Organisationen, die sich mit einem sicheren und gesetzeskonformen E-Rechnungsprozess beschäftigen. Wir garantieren eine vollständig konforme und sichere E-Invoicing-Lösung, die sich durch vorgefertigte Konnektoren und standardisierte API-Integrationen nahtlos in Ihr ERP- oder andere Systeme integrieren lässt.

Aleksandra Vovchenko
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