Mein Kunde verlangt eine elektronische Rechnung, was nun?

von | Nov 28, 2024 | E-Invoicing

28. November 2022

Immer mehr Unternehmen erhalten von ihren Kunden die Aufforderung, elektronische Rechnungen zu versenden. Hier erfahren Sie, was das für Sie als Lieferant bedeutet und wie Sie damit beginnen können.

Immer mehr Unternehmen erhalten von ihren Kunden die Aufforderung, elektronische Rechnungen zu versenden. Im Prinzip bedeutet die Forderung nach elektronischen Rechnungen, dass die Papierrechnung, die Sie per Post verschicken, oder die PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail versenden, reicht nicht mehr aus. Natürlich möchten Sie eine gute Geschäftsbeziehung erhalten und dem Wunsch Ihres Kunden schnell nachkommen, aber wie können Sie Ihre Ausgangsrechnungen elektronisch übermitteln?

Eine elektronische Rechnung ist wie eine kleine Datenbank, in der alle in der Rechnung enthaltenen Informationen bzw. Rechnungsdaten in einer festen Struktur gespeichert sind. Die E-Rechnung entspricht den gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben und kann automatisch in das interne System Ihres Kunden übertragen werden. Dies gilt für Papier- und PDF-Rechnungen nicht, bei denen eine zusätzliche Software zur Konvertierung erforderlich ist.

Vorteile von Automatisierung Ihres Rechnungsausgangs

Eine automatisierte Verwaltung Ihrer Ausgangsrechnungen durch elektronische Rechnungsstellung bietet viele Vorteile an:

  • Echtzeit-Zugriff auf ausstehende Rechnungen
  • Automatische Zahlungserinnerungen
  • Benachrichtigungen über den Rechnungseingang des Kunden
  • Schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlung
  • Möglichkeit der direkten Zahlung

Welche Software sollten Sie verwenden?

Wenn Sie sich zum ersten Mal mit der elektronischen Rechnungsstellung und den verschiedenen Formaten für elektronische Rechnungen befassen, kann die Auswahl überwältigend sein. Nachdem die Softwareauswahl klar wird, stellen Sie lieber fest, dass Ihre Rechnungen in das richtige Format konvertiert werden können. Mit anderen Worten: Vergewissern Sie sich, dass von Ihnen benötigte Formate unterstützt werden und dass alles den lokalen und branchenüblichen Standards entspricht.

Denken Sie daran, dass diese Entscheidung von Ihren persönlichen Zielen bei der elektronischen Rechnungsstellung abhängt, oder davon, was Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung erreichen wollen. Übliche Formate sind XML, UBL, UN/CEFACT, XBRL und EDI, aber Ihre Kunden und Lieferanten können andere Präferenzen haben.

Im Folgenden finden Sie einige mögliche Optionen, die Sie bei dieser Entscheidung in Betracht ziehen können.

Option 1: Rechnungsstellung über Ihr Softwarepaket

Um die Option der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem aktuellen Finanz- oder Buchhaltungspaket zu aktivieren, ist in der Regel ein zusätzliches Modul erforderlich. Sie können den Anbieter des Softwarepakets fragen, was Sie für den Versand einer elektronischen Rechnung benötigen. Über einen Zugangspunkt (z. B. SPS Commerce) kann vom System aus eine Verbindung zum europäischen Peppol-Netzwerk oder woanders hergestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die elektronischen Rechnungen über eine sichere Verbindung ausgetauscht werden.

Verfügen Sie über ein ERP- oder Buchhaltungssystem und tauschen Sie regelmäßig Rechnungen mit einem bestimmten Kunden aus? Dann ist eine direkte Verbindung zwischen beiden Systemen die richtige Lösung. E-Invoicing-Dienstleister mit Integrationshintergrund sorgen dafür, dass Ihr System und das System des Kunden miteinander “kommunizieren” können.

Option 2: Rechnungsstellung über ein E-Invoicing-Portal

Verfügen Sie (noch) nicht über eine Finanzsoftware oder versenden Sie zu wenige Rechnungen, um eine Investition zu rechtfertigen? Dann wäre es am besten, ein Konto bei einem E-Invoicing-Portal einzurichten, das von den meisten E-Invoicing-Anbietern angeboten wird. Nachdem Sie ein Konto eingerichtet haben, können Sie die Rechnungsdaten manuell eingeben und ganz einfach eine elektronische Rechnung (im XML- oder einem anderen Format) erstellen. Anschließend wird die Rechnung sicher und direkt an das System Ihres Kunden übermittelt.

Option 3: PDF-Rechnungen automatisch in E-Rechnungen umwandeln

Ihre Software erstellt eine standarte PDF-Rechnung, doch möchten Sie dem Wunsch des Kunden nach einer elektronischen Rechnung schnell nachkommen? Es gibt Lösungen, die Ihre PDF-Rechnung automatisch in eine XML-Rechnung oder Rechnung in sonstiges Format umwandeln. Der einzige Unterschied liegt darin, dass Sie die Rechnung nicht mehr an die E-Mail-Adresse des Kunden senden. Stattdessen laden Sie diese in eine App hoch, die Sie auf Ihrem Gerät installiert haben. Die elektronische Rechnung wird dann automatisch erstellt und sicher an Ihren Kunden übermittelt.

Extra-Tipp: Wählen Sie eine zukunftssichere Lösung

Schauen Sie über Ihre eigene Abteilung hinaus. Welche Systeme werden in Ihrem Unternehmen bereits verwendet? Gibt es ein bestimmtes Buchhaltungspaket, ein ERP-System oder einen EDI-/Integrationsdienst, der verwendet wird? Im Idealfall ist die E-Invoicing-Lösung in ein bestehendes System oder einen Dienst integriert, oder zumindest sollte dies in Zukunft möglich sein.

 

Aleksandra Vovchenko
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