Wie Peppol-Rechnungsantworten das Tagesgeschäft verändern

von | Feb 17, 2022 | E-Invoicing

17. Februar 2022

Verbringen Sie (oder Ihr Team) viel Zeit mit der Beantwortung von Lieferantenanfragen zum Status ihrer Rechnungen? Möchten Sie, dass dies aufhört? Nun, wenn Sie Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauschen, haben wir gute Nachrichten für Sie.

Die Peppol-Rechnungsantwortnachrichten (Peppol BIS Invoice Response 3.1) tauchen in der Welt der elektronischen Rechnungsstellung immer häufiger auf. Wie der Name schon sagt, sind Rechnungsantworten elektronische Nachrichten, die Sie versenden, nachdem Ihr Lieferant Ihnen eine Rechnung geschickt hat. Und obwohl die Peppol-Rechnungsantwortnachrichten relativ einfach zu implementieren sind, können sie Ihrem Unternehmen einen großen Nutzen bringen.

Möchten Sie Ihren Cashflow optimieren? Wie wäre es, wenn Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess (oder den Order-to-Cash-Prozess Ihrer Lieferanten) effizienter gestalten?  Verlieren Sie keine wertvolle Zeit! Lesen Sie weiter.

Was ist eine Peppol-Rechnungsantwort?

Die Peppol BIS Invoice Response ist eigentlich eine Reihe von elektronischen Nachrichten unter dem Oberbegriff “Invoice Response”. Einfach ausgedrückt, wird jede einzelne Invoice Response-Nachricht verwendet, um den Status einer Rechnung zu aktualisieren. Auf diese Weise ist Ihr Lieferant immer darüber informiert, wann Sie die Rechnung erhalten, genehmigt, bezahlt oder abgelehnt haben (und aus welchem Grund).

Antwortnachrichten für Rechnungen

Die Peppol BIS Invoice Response unterstützt mehrere Nachrichtentypen:

  • Bestätigt: Die Rechnung ist zur Bearbeitung eingegangen.
  • In Bearbeitung: Die Bearbeitung der Rechnung hat im System des Käufers begonnen.
  • Unter Abfrage: Die weitere Bearbeitung der Rechnung wurde gestoppt. Der Käufer teilt dem Lieferanten mit, dass zusätzliche Informationen benötigt werden.
  • Bedingt akzeptiert: Die Rechnung wird unter bestimmten Bedingungen akzeptiert. Die Zahlung erfolgt, wenn die Bedingungen vom Lieferanten akzeptiert werden.
  • Abgelehnt: Die Rechnung entspricht nicht dem in der Rechnung genannten Angebot oder Vorgang (z. B. dem Kostenvoranschlag) und wird deshalb vom Käufer nicht akzeptiert.
  • Akzeptiert und genehmigt: Die Rechnung wurde vom Käufer akzeptiert. Der nächste Schritt ist die Zahlung.
  • Bezahlt: Die Rechnung ist vom Käufer bezahlt worden.

Rechnungsantworten sparen Zeit

Sie können sich vorstellen, dass die Beantwortung von Rechnungen zu einer erheblichen Zeitersparnis führen kann, wenn Sie mit Ihren Lieferanten über das Peppol-Netzwerk kommunizieren. Sie funktionieren sogar so gut, dass rechnungsbezogene E-Mails und Anrufe von Ihren Lieferanten praktisch verschwinden. Dadurch gewinnen Sie und Ihr Team intern viel Zeit, um sich auf andere wichtige Aktivitäten zu konzentrieren, z. B. auf das Wachstum Ihres Unternehmens.

Aber die Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil von Peppol Invoice Response….

Verbesserung von Transparenz und Zusammenarbeit

Wenn Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren wollen, müssen Sie auch die Order-to-Cash-Prozesse Ihrer Lieferanten berücksichtigen. Die Schaffung von Transparenz im gesamten Austauschprozess ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, aber das muss nicht sein.

Wenn Sie Ihre Lieferanten nicht proaktiv über den Status ihrer Rechnungen informieren, lassen Sie sie im Dunkeln tappen. Dadurch entsteht ein ständiger Zustand der Unklarheit, was der Zusammenarbeit und dem Aufbau erfolgreicher Geschäftsbeziehungen nicht gerade zuträglich ist. Und wenn es keine einfache Möglichkeit gibt, die Rechnungsbearbeitung auf Ihrer Seite zu verfolgen, fehlen Ihnen notwendige Daten, die Sie zur Optimierung Ihrer internen Prozesse nutzen könnten.

Mit Rechnungsantwortnachrichten schaffen Sie schnell und einfach Transparenz und ersparen sich tägliche Statusgespräche mit Ihren Lieferanten. Das hilft Ihnen, Ihren Procure-to-Pay-Prozess datenbasiert zu optimieren und schafft Klarheit für Ihre Lieferanten. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihren Procure-to-Pay-Prozess und Ihren Cashflow, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit. Eine Win-Win-Situation.

Erste Schritte mit Peppol-Rechnungsantwortnachrichten

Die Voraussetzung für den Austausch von Rechnungsantwortnachrichten ist, dass sowohl Sie als auch Ihr(e) Lieferant(en) elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz austauschen. Nicht alle Dienstleister können von sich behaupten, ein zertifizierter Peppol Access Point zu sein, aber SPS Commerce ist einer von ihnen.

Es ist auch gut zu wissen, dass SPS Commerce zu einer ausgewählten Gruppe von Dienstleistern gehört, die als erste mit Peppol-Rechnungsbeantwortungsnachrichten gearbeitet haben, so dass wir wissen, was nötig ist, um Sie so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen.

Aleksandra Vovchenko
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