Wie hilft PEPPOL Ihrem Geschäft? (Teil 2)

von | Aug 14, 2023 | E-Invoicing

Nun, wenn Sie mit PEPPOL und seinen Vorteilen vertraut sind (und wenn nicht, können sie Ihre Kenntnisse ganz schnell hier erfrischen), lassen Sie uns das Gespräch auf die E-Invoicing-Funktionen lenken und darauf, wie sie Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen können.

Mit wem kann ich Dokumente austauschen?

PEPPOL ist die perfekte Wahl für Unternehmen, die ihren Rechnungsstellungsprozess vereinfachen und optimieren möchten. Durch die Zusammenarbeit mit einem PEPPOL Access Point Provider (wie z.B. SPS Commerce) kann sich Ihr Dienstleister einfach mit dem Netzwerk verbinden, so dass Sie beginnen können, elektronische Rechnungen an Ihre Handelspartner zu senden.

Wie bekomme ich die E-Rechnungen?

Um eine Rechnung durch das PEPPOL-Netzwerk erfolgreich zu versenden, soll das empfangende Unternehmen auch an das Netzwerk angeschlossen sein. Die gute Nachricht ist es, dass eine Menge von Organisationen es schon getan haben! Die komplette Liste können Sie hier finden. Beide Firmen – der Sender und der Empfänger – sollen die PEPPOL-Mitglieder sein, denn PEPPOL bietet ein standardisiertes und sicheres Framework für den Dokumentenaustausch unter den Organisationen. Für jede über PEPPOL versandte Nachricht sind folgende Angaben erforderlich:

  • Das auszutauschende Dokument
  • Die PEPPOL-ID des Empfängers (auch bekannt als PEPPOL-Teilnehmerkennung)
  • Die erforderliche Dokumententyp-ID und Prozess-ID

Die Rechnung ist bezahlt, was nun?

Sobald die elektronischen Rechnungen bezahlt sind, werden sie in der Regel archiviert oder in einem digitalen Format für spätere Nachweise gespeichert. Die Speicherung elektronischer Rechnungen ist wichtig für die Aufbewahrung von Unterlagen, für Prüfungszwecke und für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In Deutschland wird die Archivierung von elektronischen Rechnungen durch die GoBD geregelt.

Nach den GoBD müssen elektronische Rechnungen so archiviert werden, dass ihre Verfügbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit gewährleistet ist.

Speicherformat: E-Rechnungen müssen in einem unveränderbaren und lesbaren Format gespeichert werden. Das bedeutet, dass die Unternehmen ein Format verwenden müssen, das für die langfristige Speicherung geeignet ist, z. B. PDF/A oder TIFF. Andere Formate können verwendet werden, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen, z. B. verschlüsselt und signiert sind.

Speicherort: Elektronische Rechnungen müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der vor unbefugtem Zugriff, Änderung und Löschung geschützt ist. Dies kann ein physischer Speicherort sein, z. B. ein Server, oder eine Cloud-basierte Speicherlösung, die bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Aufbewahrungsdauer: Elektronische Rechnungen müssen von 6 bis 10 Jahren lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Dies ist länger als die in vielen anderen Ländern übliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Datenzugriff: Elektronische Rechnungen müssen den Steuerbehörden und anderen befugten Personen auf Anfrage zur Überprüfung zugänglich sein. Die Unternehmen müssen in der Lage sein, den Zugang zu den elektronischen Rechnungen zeitnah und in einer Weise zu gewähren, die die Authentizität und Integrität der Daten sicherstellt.

Prüfpfad: Elektronische Rechnungen müssen von einem Prüfpfad begleitet werden, der alle Änderungen oder Modifikationen an der Rechnung aufzeichnet. Dies kann durch den Einsatz digitaler Signaturen oder anderer Überprüfungsmethoden erreicht werden.

Was kostet PEPPOL?

Die Kosten in einem Unternehmen können je nach Unternehmensgröße und vorhandener IT-Infrastruktur variieren. Hier sind einige Faktoren, die die Kosten beeinflussen können:

  • Software- und Hardware-Upgrades: PEPPOL erfordert die Implementierung neuer Software und Hardware. Wenn die derzeitige IT-Infrastruktur eines Unternehmens veraltet oder mit dem Netzwerk nicht kompatibel ist, muss das Unternehmen möglicherweise in Upgrades investieren, um sicherzustellen, dass das System effektiv eingesetzt werden kann.
  • Schulung und Beratung: Möglicherweise müssen die Unternehmen ihre Mitarbeiter schulen, wie sie PEPPOL effektiv nutzen können. Außerdem können Beratungsdienste erforderlich sein, die bei der Implementierung und Anwendung von PEPPOL helfen.
  • Transaktionsgebühren: PEPPOL erhebt Transaktionsgebühren für die Nutzung seines Systems. Unternehmen müssen diese Gebühren einkalkulieren, wenn sie die Kosten für die Einführung von PEPPOL berücksichtigen.
  • Gebühren für externe Dienstleister: Wenn ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Implementierung von PEPPOL beauftragt, fallen zusätzliche Kosten an.

Denken Sie daran, dass PEPPOL ein sicheres Netzwerk ist, das es Ihnen ermöglicht, elektronische Rechnungen vorschriftsmäßig und schnell auszutauschen, und Sie sollten in der Lage sein, den nächsten Schritt zu tun! Unser Expertenteam beantwortet Ihnen gerne alle weiteren Fragen.

Faustine Tournay
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