5 Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

von | Sep 28, 2023 | E-Invoicing

10. August 2022

Bei der Rechnungsstellung im B2G- (Business-to-Government) und B2B-Bereich, insbesondere bei internationalen Transaktionen, bietet die elektronische Rechnungsstellung unzählige Vorteile. Oder E-Invoicing oder EDI-Fakturierung, wie manche sagen. Wir schweifen ab. Unabhängig davon, wie Sie es nennen, ist die elektronische Rechnungsstellung ein wichtiger Bestandteil jeder gut funktionierenden Lieferkette. Um es kurz und bündig zu machen, haben wir die EDI- und E-Invoicing-Spezialisten von SPS Commerce gebeten, uns die 5 wichtigsten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nennen.

1. Ein einheitlicher Standard für die elektronische Rechnungsstellung

Weltweit entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung als bevorzugte B2B-Rechnungsstellungsmethode. Obwohl sich viele freiwillig für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden, ist dies nicht immer der Fall – es gibt viele lokale Vorschriften, die festlegen, wie ein Unternehmen alle Transaktionsdokumente versenden, erfassen und speichern muss. In diesem Sinne besteht ein Bedarf an der elektronischen Rechnungsstellung. Wenn man jedoch bedenkt, wie schwierig es ist, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle geltenden rechtlichen Standards erfüllt, und wie viele Unternehmen bereits Rechnungen elektronisch austauschen, ist es, einfach ausgedrückt, einfacher, in eine E-Invoicing-Lösung zu investieren, als zu versuchen, ohne sie Schritt zu halten.

Heute stellen Regierungen und private Organisationen auf der ganzen Welt auf E-Invoicing als Standard für den Versand und Empfang von Rechnungen um. Mit einem festen Standard für den Versand elektronischer Rechnungen wird die B2G- und B2B-Rechnungsstellung vereinfacht. Wie wir bereits erwähnt haben, ist es ein einfacher Weg, alle Vorschriften einzuhalten. Mit dem festgelegten Standard für die elektronische Rechnungsstellung können Regierungen und Unternehmen Rechnungen in die ganze Welt versenden und dabei sicher sein, dass ihre Dokumente nachvollziehbar und sicher sind. Dank dieser E-Invoicing-Standards muss man sich keine Sorgen mehr über nicht genehmigte Rechnungsformulare machen.

2. Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung vermeidet Fehler

Die elektronische Rechnungsstellung kann bisweilen sehr kompliziert erscheinen, was viele Unternehmen zu der Annahme veranlasst, dass damit eine Menge Risiken oder Probleme verbunden sind. Dies gilt vor allem dann, wenn unterschiedliche (internationale) Geschäftsvorgänge im Spiel sind. Doch die elektronische Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein. Denn einer der größten Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung besteht darin, dass sie vollständig automatisiert werden kann. Anders als bei manuellen Prozessen gibt es bei der automatisierten B2G- und B2B-Rechnungsstellung nur wenig Spielraum für Fehler. Das liegt daran, dass bei der automatisierten elektronischen Rechnungsverarbeitung menschliche Eingriffe überflüssig sind. Ohne manuelle Eingaben verbessern sich sofort die Produktivität, die Verarbeitungsgeschwindigkeit und die Anzahl der Fehler.

3. B2G- und B2B-Fakturierungskosten werden gesenkt

Mit einer automatisierten E-Invoicing-Lösung werden manuelle Fehler vermieden und Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt. Dies kann große Auswirkungen haben, wenn Sie Ihre Procure-to-Pay- oder Order-to-Cash-Prozesse optimieren wollen. Denn wenn Sie menschliche Fehler ausschließen, haben Sie das Potenzial, die mit Rückbuchungen verbundenen Kosten, den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung und vieles mehr zu senken. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Sie mehr Arbeit erledigen, ohne dass Sie mehr Mitarbeiter einstellen müssen.

Mit anderen Worten: Die Einführung einer automatisierten elektronischen Rechnungsstellung führt zu unmittelbaren Einsparungen. Tatsächlich können Sie mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung die Kosten für B2G- und B2B-Rechnungen um 25-50 % senken. Und durch die Kostensenkung können Sie Rechnungen effizienter bearbeiten und Personal effektiver einsetzen, was zu einem verbesserten Cashflow führt.

4. Die Beziehungen zwischen Lieferanten und Käufern werden verbessert

Die Automatisierung der B2G- und B2B-Rechnungsstellung verbessert schnell die Zusammenarbeit mit allen Ihren Handelspartnern. Zum einen gibt es keine verlorenen oder verspäteten Rechnungen mehr. Mit einer vertrauenswürdigen E-Invoicing-Lösung können Sie die pünktliche Lieferung sowie die Genauigkeit garantieren. Apropos Genauigkeit: Ein weiterer Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung ist, dass Ihre Partner Sie nicht aufspüren müssen, um Fehler zu beheben. Das bedeutet, dass Rechnungen schneller bezahlt werden und Ihre Beziehungen zu Ihren Partnern verbessert werden. Im Gegenzug können Sie durch die automatisierte Pflege mit Ihren derzeitigen Partnern mehr Geschäfte machen.

5. Die Verarbeitungs- und Zahlungszyklen werden schneller abgeschlossen

Ohne eine automatisierte E-Invoicing-Lösung kann es schwierig sein, die Buchhaltung effizient und professionell zu verwalten. Oftmals wird die Einziehung von Forderungen verlangsamt, was zu einem Anstieg der Debitorentage führt. Mit einer automatisierten E-Invoicing-Lösung wird der Einkaufsprozess rationalisiert. Sie haben die volle Kontrolle über Ihre B2G- und B2B-Rechnungsstellungsprozesse und erhalten rund um die Uhr Zugang zu wertvollen Erkenntnissen und einen Überblick über Ihren gesamten Workflow.

Faustine Tournay
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