Bin ich mit der EDI-Lösung bereit für E-Invoicing?

von | Feb 5, 2024 | E-Invoicing

Wenn es um die elektronische Rechnungsstellung geht, stehen Unternehmen vor vielen Optionen, die von einer kleinen OCR-Lösung zur Konvertierung ihrer PDF-Dokumente bis hin zu einer 100%igen Digitalisierungslösung reichen. Lassen Sie uns die Anforderungen Ihres Unternehmens aufschlüsseln, um besser zu verstehen, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist.

Sind EDI und E-Invoicing das Gleiche?

In einem früheren Blog sind wir auf dieses Thema näher eingegangen. Was die technische Seite betrifft, so ist zu beachten, dass Sie, wenn Sie eine EDI-Lösung haben, höchstwahrscheinlich auch für die elektronische Rechnungsstellung bereit sind, was umgekehrt nicht der Fall ist! Eine EDI-Lösung erfordert eine technische Einrichtung, und wenn Ihr Unternehmen diesen Schritt bereits vollzogen hat, sollte die elektronische Rechnungsstellung kein Problem darstellen.

Wir müssen auch darauf hinweisen, dass viele Länder ihre MwSt.-Verfahren regulieren und die elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Transaktionen zur Pflicht machen. Wenn Sie in Europa mehrwertsteuerpflichtig sind, sollten Sie bedenken, dass ViDA bis 2030 eingeführt werden soll. Eine E-Invoicing-Lösung wird also höchstwahrscheinlich die Technologie sein, die Sie in naher Zukunft einführen müssen.

EDI kann zwar ein Ersatz für E-Invoicing sein, aber beide Technologien haben ihren eigenen Zweck und ihre eigenen Anwendungen. EDI verwendet Normen, die sich von den Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung unterscheiden, weshalb Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewerten müssen.

Sollte mein Unternehmen EDI, E-Invoicing oder beides wählen?

Wie wir bereits erwähnt haben, bedeutet “E-Invoicing ready” nicht, dass Sie auch “EDI ready” sind. Der erste logische Schritt besteht also darin, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu definieren.

Planen Sie, elektronische Rechnungen mit Ihren Kunden oder auch mit dem Finanzamt zu verwenden? Wenn Sie sich in einem Land befinden, das die elektronische Rechnungsstellung vorschreibt, wie z. B. Polen, sollte die elektronische Rechnungsstellung für Sie oberste Priorität haben! Wenn Sie hingegen planen, elektronische Rechnungen nur mit Ihren Kunden zu verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass auch diese davon überzeugt sind, auf elektronische Rechnungen umzustellen.

Nehmen wir an, Ihre Kunden sind in der Automobilindustrie tätig, die einen stärkeren Fokus auf die Daten der Lieferkette mit ihren eigenen Vorschriften hat. Die elektronische Rechnungsstellung hat für sie vielleicht nicht die höchste Priorität und sie könnten sich weigern, Ihnen auf diesem Weg zu folgen.

Ein anderer Fall könnte sein, dass Ihre Geschäftspartner noch keine EDI-Lösung haben und daher eher an der Einführung einer E-Invoicing-Lösung interessiert sind, da diese in der Regel kostengünstiger ist.

Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung die nächste logische Investition für Ihr Unternehmen sein könnte – da sie in vielen europäischen Ländern bald obligatorisch sein wird -, warum sollten Sie dabei stehen bleiben? Wenn Ihr Unternehmen bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt hat, wäre es durchaus geeignet, dasselbe mit Bestellungen oder Versandanzeigen zu tun! Mit EDI können Sie Rechnungen und Bestellungen automatisch abgleichen. Sie erhalten einen besseren Überblick über Ihre Lieferkette, Ihre Zahlungen, Bestände…

Wir von SPS Commerce werden Sie immer dazu ermutigen, Ihre gesamte Lieferkette zu digitalisieren, denn die Investition lohnt sich: EDI spart Zeit und Geld und ist außerdem ein sicherer Weg, Dokumente auszutauschen. Außerdem sind wir bereits mit Tausenden von Unternehmen, ERP- und anderen Geschäftspartnern sowie mit internationalen Netzwerken wie Peppol verbunden.

Wie steht es mit der Archivierung?

Zurück zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens: Sie sollten auch die Archivierung Ihrer Rechnungen nicht vergessen. Sie ist je nach Land unterschiedlich geregelt, kann aber bis zu 10 Jahre betragen (und tut es in der Regel auch)! Wenn Ihre Rechnungen elektronisch verarbeitet werden, sollten Sie auch deren Archivierung auf elektronischem Wege in Betracht ziehen. Eine elektronische Rechnung auszudrucken ist nicht wirklich sinnvoll (es handelt sich nur um einen Haufen Code, den Sie ohnehin nicht lesen können), und die meisten Lösungsanbieter bieten legale Archivierungslösungen an.

Welches sind die technischen Voraussetzungen?

Die Einführung von Lösungen zur Digitalisierung Ihrer Dokumente erfordert eine gewisse technische Vorbereitung. Je nachdem, wie weit Sie bei der Digitalisierung gehen wollen: wie viele Arten von Dokumenten wollen Sie austauschen, wie viele Dokumente, mit wie vielen Geschäftspartnern, nach welchen Normen und Standards… Diese Fragen wird Ihnen Ihr Anbieter stellen, um Ihnen die Lösung anzubieten, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Zunächst einmal: Welche technischen Möglichkeiten hat Ihr Unternehmen? Sie müssen Ihre bestehenden Lösungen bewerten. Benutzen Sie ein ERP? Eine Buchhaltungslösung? Sind Sie in der Lage, ein elektronisches Dokument oder eine elektronische Rechnung auszustellen? Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte sich nahtlos in Ihr bestehendes System integrieren lassen.

Zweitens ist es wichtig, sich in Ihrem Geschäftsumfeld umzusehen, um so viele Informationen wie möglich zu sammeln. Sind Ihre Partner bereit, mit Ihnen elektronisch zu kommunizieren? Sind sie bereit, nur elektronische Rechnungen auszutauschen? Unterliegen sie den lokalen Vorschriften, die Sie betreffen könnten?

Nachdem Sie all diese Fragen beantwortet haben, sollten Sie in der Lage sein zu entscheiden, ob eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ausreichend ist oder ob Sie EDI für den Austausch Ihrer Dokumente in Betracht ziehen sollten. In jedem Fall wird auch das Budget ein wichtiger Diskussionspunkt sein, denn diese Lösungen betreffen das gesamte Unternehmen, nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch die Buchhaltung, die Partnerschaften, die Finanzen…

Fazit

  • E-Invoicing, der schnellste Weg zu einem Bedürfnis 

Auch hier gilt: Je nachdem, in welchem Land Ihr Unternehmen ansässig ist, müssen Sie sich an unterschiedliche Vorschriften halten. In Europa müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Norm EN 16931 einhalten; aufgrund der Richtlinie 2014/55/EU müssen alle elektronischen Rechnungen denselben semantischen Regeln entsprechen. Außerdem müssen Sie auf lokale Vorschriften achten, die die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, um Steuern zu regulieren.

Abgesehen davon ist eine E-Invoicing-Lösung in der Regel die beste Antwort auf einen bestimmten Bedarf und weniger flexibel, wenn Ihr Unternehmen beschließt, seine E-Invoicing-Lösung auf einen breiteren Bereich des Dokumentenaustauschs auszuweiten. Sie ist gut geeignet, wenn Sie ein kleines Unternehmen mit begrenzten Ressourcen sind und wenn Ihre lokalen Behörden und/oder Kunden Sie auffordern, elektronische Rechnungen auszustellen.

  • EDI, die vollständige Digitalisierung

Wenn Sie sich für eine EDI-Lösung entscheiden, sollten Sie mit einer Investition beginnen, die für Ihr Unternehmen vielleicht wichtig erscheint. Sie ist jedoch viel flexibler als eine E-Invoicing-Lösung: Sie können praktisch jedes Dokument digitalisieren, das Sie wollen, und dabei internationale Normen und Vorschriften einhalten. Wenn Sie bereits eine EDI-Lösung verwenden, kann Ihr Lösungsanbieter höchstwahrscheinlich auch eine E-Invoicing-Lösung anbieten, die Ihren Anforderungen und den lokalen Vorschriften entspricht.

Wenn Sie noch Zweifel haben, sind wir bei SPS Commerce bereits mit Tausenden von Unternehmen, aber auch mit Netzwerken wie Peppol verbunden, und diese Verbindungen in Verbindung mit unserem Fachwissen werden Ihnen den Übergang erleichtern!

Faustine Tournay
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