Die Herausforderungen der E-Rechnung

von | Sep 18, 2023 | E-Invoicing

Beim Thema E-Rechnung liegt die größte Herausforderung nicht darin, interne Systeme vorzubereiten oder Widerstände unter den Mitarbeitern zu überwinden. Nein, die größte Herausforderung besteht darin, die E-Rechnung in Ihrer Organisation erfolgreich zu machen. Dafür müssen Sie auf die Zusammenarbeit Ihrer Lieferanten setzen, denn E-Rechnungseinrichtungen sind praktisch bedeutungslos, wenn kein E-Rechnungsfluss besteht.

Lieferanten Aktivieren

Solange Lieferanten nicht gebeten werden, E-Rechnungen (in einem bestimmten Standard) zu senden, sehen sie oft keinen Grund dafür. Manchmal ist ihnen nicht klar, was Sie genau unter einer “E-Rechnung” verstehen oder wo und wie sie die Rechnung einreichen sollen. Daher ist die Anbindung (auch Onboarding genannt) von Lieferanten der Schlüssel zum Erfolg der elektronischen Rechnungsstellung.

Einfache Lösungen für E-Rechnungen

Die einfachste Lösung wäre, die Lieferung von E-Rechnungen im gewünschten Format vollständig vorzuschreiben. Dies kann durch Aufnahme in die Vertragsbedingungen und allgemeinen Bedingungen erfolgen. Wenn ein Lieferant dies nicht einhält, wird er einfach nicht bezahlt.

Tatsächlich wird ViDA die Art und Weise, wie Unternehmen in Europa arbeiten, verändern. Tatsächlich wird die B2B-E-Rechnung verpflichtend und Unternehmen müssen in Sachen Digitalisierung einen Schritt weiter gehen; die Aktivierung des Lieferanten wird dann natürlich und weniger problematisch.

Wir können bereits einige Veränderungen in der Art und Weise bemerken, wie Rechnungen ausgetauscht werden. In den meisten europäischen Ländern müssen sie zur Abwicklung mit staatlichen Stellen (B2G) über die E-Rechnung gehen. Einige Länder wie Frankreich und Italien setzen die B2B-E-Rechnung ein, um Steuerbetrug zu bekämpfen.

Das bedeutet, Unternehmen müssen sich nicht mit kleinen Zeilen in Verträgen herumschlagen: Regierungen werden die E-Rechnungsformate regeln!

Kommunikationsplan

Das ViDA-Projekt mag jedoch in weiter Ferne liegen, und E-Rechnungen sind nicht immer oberste Priorität für Organisationen. Natürlich wollen Lieferanten Ihren Wunsch als Kunden erfüllen, E-Rechnungen zu erhalten, aber sie wissen vielleicht nicht, wo sie anfangen sollen, oder die Vorteile der E-Rechnung gegenüber der Rechnungsstellung über PDF-Rechnungen sind ihnen nicht ganz klar. Deshalb ist es besonders in der heutigen Zeit hilfreich zu erwähnen, dass E-Rechnungen in der Regel zu schnelleren Zahlungen führen, insbesondere wenn sie mit AP-Automatisierungslösungen kombiniert werden, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung des Lieferanten sofort bezahlt wird.

Sie durch den Übergangsprozess führen

Es liegt an Ihnen, sie durch den Übergangsprozess zu führen; dies kann nur durch häufige und klare Kommunikation erreicht werden. Hier treten oft Probleme auf. Die Praxis zeigt, dass viele Organisationen die Stammdaten ihrer Lieferanten nicht in Ordnung haben. E-Mail-Adressen fehlen oder sie enthalten noch Daten von Kontakten, die schon seit einiger Zeit nicht mehr im Unternehmen sind. Bevor der Onboarding-Prozess beginnen kann, müssen die Lieferantendaten zuerst bereinigt und angereichert werden.

Den Austauschprozess leiten

Eine E-Mail zu senden, in der steht, dass Ihre Organisation ab sofort E-Rechnungen erhalten möchte, reicht normalerweise nicht aus. Versuchen Sie, verschiedene Kommunikationsmittel zu verschiedenen Zeiten zu verwenden. Die wichtigsten Lieferanten und die Lieferanten, die das höchste Volumen an Rechnungen produzieren, werden am besten persönlich angesprochen. Das dauert zwar, liefert aber die besten Ergebnisse. Vorzugsweise werden Online-Ressourcen genutzt. Das geht schnell und kostet wenig, aber wenn bestimmte Lieferanten auf diese Weise nicht aktiviert werden, ist ein physischer Brief immer eine Option.

Ressourcen, die zur Anbindung von Lieferanten genutzt werden können:

  • E-Mail
  • Informations-Landingpage
  • Video
  • Newsletter
  • Broschüren
  • Fahrplan/Handbuch
  • Persönlicher Kontakt
  • Brief

Haben Sie keine Zeit oder Arbeitskraft, um Lieferanten anzubinden oder bleiben die Ergebnisse aus? Dann entscheiden Sie sich dafür, das Onboarding an einen E-Rechnungsdienstleister wie SPS Commerce auszulagern.

Übergangslösung für die Verarbeitung von PDF-Rechnungen

Ungefähr zwei Drittel der Unternehmen senden PDF-Rechnungen per E-Mail. Eine PDF-Rechnung ist jedoch keine E-Rechnung und kann ohne spezifische Software nicht sicher und automatisch verarbeitet werden. Dennoch glauben viele Unternehmen, sie würden bereits “E-Rechnungen” stellen, weil sie eine PDF-Rechnung per E-Mail senden. Dieses Missverständnis kann den Lieferanten “immun” gegenüber Ihren Onboarding-Bemühungen machen. Schließlich sehen sie nicht, dass sie Ihren E-Rechnungsanforderungen nicht gerecht werden.

Es ist eine Verschwendung Ihrer E-Rechnungslösung, wenn Sie weiterhin PDF-Rechnungen erhalten. Idealerweise sollten diese PDF-Rechnungen auch vollautomatisch und fehlerfrei in Ihrem System verarbeitet werden. Es gibt immer mehr Lösungen auf dem Markt, die PDF-Rechnungen fehlerfrei lesen und sie in eine XML-Datei umwandeln können. Dadurch können auch PDF-Rechnungen automatisch verarbeitet werden.

Fazit

E-Rechnungen werden in den nächsten Jahren zum neuen Standard werden. Je früher man beginnt, desto besser für das Unternehmen und die Geschäftspartner. Es erfordert proaktives Handeln, aber auch Klarheit darüber, was eine E-Rechnung ist und was nicht. Sobald Ihre Organisation die Vorteile der E-Rechnung sieht, ist es nur ein kleiner Schritt, Ihre Lieferkette zu digitalisieren!

Nathan Trouwloon
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