E-Invoicing für Einsteiger

von | Nov 20, 2023 | E-Invoicing

Wenn Sie sich noch nicht mit der elektronischen Rechnungsstellung befasst haben (oder es einfach nur aufschieben), finden Sie hier einen kurzen Leitfaden für Einsteiger!

Die Digitalisierung ist die Zukunft. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung spielt bei diesem Übergang eine große Rolle – von der Einhaltung neuer Richtlinien und Geschäftspraktiken bis hin zur Einführung neuer Technologien, welche alles unterstützen. Es handelt sich um eine ziemlich große Veränderung, die schon seit Jahren im Gange ist. Unabhängig davon, ob Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen müssen oder nur ein Gefühl dafür bekommen wollen, was auf Sie zukommt, finden Sie hier einen Überblick über die Grundlagen.

Die Zeiten ändern sich  

Als B2B- oder B2G-Lieferant von Waren oder Dienstleistungen ist das Versenden von Rechnungen nichts Neues! Damit stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden.

Was für Sie jedoch neu sein könnte, sind die Änderungen der Rechnungsanforderungen Ihrer Kunden. Wenn Sie sich noch nicht mit diesen Änderungen befasst haben (oder sie noch vor sich herschieben), sollten Sie wissen, dass Sie sich nicht mehr lange davor drücken können!

Die Geschichte der Rechnung  

Beginnen wir am Anfang: Rechnungen wurden aus der Notwendigkeit heraus erstellt, Transaktionen von gesendeten und empfangenen Waren aufzuzeichnen. Die ersten (sehr einfachen) Rechnungen, die entdeckt wurden, sind über 7000 Jahre alt und wurden auf Stein, Ton und sogar Knochen geschrieben.

Im Laufe der Zeit wurden die Rechnungen natürlich auf Papier übertragen, und 1981 wurde die erste Rechnung von einem Computer erstellt. Im Laufe der Geschichte hat die Rechnung mehrere Wandlungen und Verbesserungen erfahren.

Wahrscheinlich haben Sie sich schon daran gewöhnt, eine PDF-Rechnung per Computer per E-Mail oder über Ihr Buchhaltungssystem zu versenden. Der logische nächste Schritt ist die elektronische Rechnung (E-Invoice).

Was ist eine E-Rechnung?  

Wie eine PDF-Datei ist auch eine elektronische Rechnung eine digitale Datei, aber das macht eine PDF noch lange nicht zu einer elektronischen Rechnung!

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, in der jeder Teil einen festen Platz hat, der durch den verwendeten Standard bestimmt wird. Aufgrund der Struktur kann eine elektronische Rechnung automatisch elektronisch zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.

Die elektronische Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie jede andere Rechnung (und alle zusätzlichen Informationen, die von Ihrem Kunden verlangt werden).

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?   

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Das hängt von den Anforderungen Ihres Kunden an die Rechnungsstellung und den von ihm angebotenen Optionen ab. Es hängt aber auch von den Möglichkeiten Ihres Unternehmens und der Anzahl der Rechnungen ab, die Sie versenden.

Direkt aus Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System  

Eine Möglichkeit, die Ihnen zur Verfügung steht, ist eine direkte Verbindung zwischen Ihrem System und dem System Ihres Kunden herzustellen. EDI (Electronic Data Interchange) ist die Software, die diese direkte Verbindung möglich macht.

Mit EDI ist für den Austausch kein menschliches Eingreifen oder Papier erforderlich. Wie Sie sich vorstellen können, spart dies bei einem Unternehmen, das täglich viele Dokumente austauscht, eine Menge Zeit und Papier, aber das sind noch nicht alle Vorteile.

EDI hat jedoch seinen Preis. Deshalb sollten Sie Ihr EDI-System auf die Anzahl der Dokumente abstimmen, die Ihr Unternehmen pro Monat austauscht.

Von PDF zu E-Invoice

Sind Sie immer noch daran gebunden, Ihre Rechnungen im PDF-Format zu versenden? Dann können Sie sich für den Kauf einer Software entscheiden, die Ihre ‘born digital’ PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen umwandelt.

Born digital” bedeutet, dass die PDF-Datei von einem Buchhaltungssystem erstellt wurde, was daran zu erkennen ist, dass Sie den Text in der Datei auswählen können. Ein gescanntes oder OCR-erstelltes PDF ist nicht geeignet! Diese sind zwar theoretisch brauchbar, können aber ungenau sein und sind daher nicht die beste Option für fehlerfreie Transaktionen.

Wie bereits erwähnt, ist die Anschaffung dieser Software mit Kosten verbunden. Wenn Sie nur wenige Dokumente pro Monat austauschen, brauchen Sie sich vielleicht keine Gedanken über die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung zu machen.

Verwendung von WebEDI oder des E-Invoicing-Portals Ihres Kunden  

Wenn Sie nur wenige PDF-Rechnungen pro Jahr versenden, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit, in eine EDI-Lösung oder Software zur Konvertierung von PDF-Dateien zu investieren.

Für diese Lieferanten wird oft ein Lieferantenportal (oder E-Invoicing-Portal) angeboten. Dieses wird auch als WebEDI bezeichnet und ermöglicht es den Lieferanten, Rechnungen manuell online in ein Portal einzugeben. Diese werden dann in das vom Käufer gewünschte E-Invoice-Format umgewandelt und ohne menschliches Zutun an das System des Käufers gesendet.

Die Nutzung eines solchen Portals ist für den Lieferanten kostenlos; tatsächlich wird das Portal vom Käufer betrieben und dieser ist somit Eigentümer des E-Invoicing-Portals.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:  

Eine  Kommune (z.B. Amsterdam, Berlin, Köln, München, etc.) kauft die EDI-Portalsoftware von einem Dienstleister (wie TIE Kinetix). Diese Software ist dann Eigentum der Stadtverwaltung, die sie als E-Invoicing-Portal für Lieferanten nutzt, welche nicht über die Ressourcen oder die Möglichkeit verfügen, eine EDI-Lösung zu erwerben.

Wie versende ich eine Rechnung über Peppol?  

Wenn Sie in Europa leben, kann es sein, dass Ihr Kunde Sie bittet, Ihre Rechnung über Peppol zu versenden. Peppol ist  ein Netzwerk, welches weltweit immer beliebter wird. Viele Unternehmen und Regierungen sind an das Netz angeschlossen. Sobald Sie Zugang zu diesem Netz haben, können Sie mit allen angeschlossenen Parteien auf sehr sichere Weise Rechnungen austauschen.

Alle über Peppol versendeten Rechnungen müssen dem Peppol-Format entsprechen: Peppol BIS Billing 3.0. Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Peppol Access Point (z.B. SPS Commerce). Access Points sind (in der Regel) Dienstanbieter, die von der Dachorganisation OpenPeppol auf die Erfüllung mehrerer Qualitätsanforderungen geprüft wurden.

Conclusie

Seit es die erste Rechnung gab, hat sich viel verändert, und sie wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Auch die elektronische Rechnung gibt es schon seit einiger Zeit, und obwohl sie ursprünglich als Lösung für größere Unternehmen gedacht war, wird sie nun zunehmend auch von kleineren Organisationen genutzt. Jetzt, da Peppol weltweit expandiert, haben auch die Organisationen in den Vereinigten Staaten eine klarere Vorstellung davon, wie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bald aussehen könnten. Dies liegt zum Teil an den verschiedenen Optionen für den Versand elektronischer Rechnungen, die jeweils für eine bestimmte Situation geeignet sind. Die elektronische Rechnungsstellung ist jetzt für jeden zugänglich und leicht in das eigene Unternehmen zu integrieren.

 

Aleksandra Vovchenko
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