E-Invoicing Updates aus Estland

von | Aug 14, 2024 | E-Invoicing

Aktualisiert am 16. Mai 2024

Stand der E-Rechnungsstellung in Estland

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist in Estland seit Juli 2019 obligatorisch. Das Rechnungslegungsgesetz besagt, dass elektronische Rechnungen bei der Übertragung von Waren oder Dienstleistungen an eine Rechnungslegungsstelle des öffentlichen Sektors obligatorisch sind. Das Gesetz schreibt auch die Verwendung bestimmter Formate vor, entweder den estnischen Standard (nationaler XML-basierter Standard) oder den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung.

B2G E-Invoicing in Estland

Die estnische Regierung schreibt keine Anbieter von E-Invoicing-Diensten vor und empfiehlt sie auch nicht. In einer Erklärung des Finanzministeriums heißt es, dass es den Wirtschaftsakteuren freisteht, ihre e-Invoicing-Lösungen zu wählen. Allerdings haben sowohl das Finanzministerium als auch die Kommission vereinbart, dass Unternehmen e-Financials kostenlos nutzen können.

e-Financials, eine automatisierte Buchhaltungssoftware, die vom RIK (einer staatlichen Agentur, die dem estnischen Justizministerium untersteht) angeboten wird, hilft Unternehmern bei der Organisation ihrer Buchhaltung und der Erstellung elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die e-Financials nutzen, können dies kostenlos tun. Dies gilt jedoch nur für den Fall, dass Unternehmen e-Financials nutzen, um elektronische Rechnungen an den öffentlichen Sektor zu senden. Alle Unternehmen, die elektronische Rechnungen erstellen, sind im RIK registriert, das alle Informationen zur Übermittlung elektronischer Rechnungen an registrierte Unternehmen und Einrichtungen verwaltet.

Der Ansatz Estlands: Plattform- und Managementlösungen

Estland hat sich dafür entschieden, elektronische Rechnungen dezentral zu verarbeiten, d.h. die öffentlichen Auftraggeber erhalten die elektronischen Rechnungen einzeln und nicht über eine zentrale Plattform. Folglich gibt es mehrere private Dienstleister, die Dienstleistungen für den Austausch elektronischer Rechnungen anbieten. Im privaten Sektor gibt es einige Dienstleister, aus denen die Unternehmen wählen können: Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema und Unifiedpost.

Alle diese Anbieter sind durch Vereinbarungen miteinander verbunden, die es ermöglichen, elektronische Rechnungen von einer Buchhaltungssoftware oder ERP-Lösung des einen Betreibers an die Software eines anderen zu senden. Gegenwärtig gibt es kein System zur Überwachung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich. Es ist jedoch möglich, in einem vom RIK bereitgestellten eBusiness-Register zu sehen, ob ein Privatunternehmen elektronische Rechnungen empfangen kann oder nicht.

Um die Kommunikation zwischen den Betreibern elektronischer Rechnungen zu verbessern, ist es notwendig, sich an das Peppol-Netz anzuschließen, was mehr Möglichkeiten für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen schaffen wird.

B2B-Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ist nicht obligatorisch, aber Unternehmen, die sie nutzen wollen, müssen bestimmte Regeln befolgen. Die Unternehmen müssen über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software verfügen, um elektronische Rechnungen erstellen zu können, oder sie können diese an verschiedene Softwareanbieter auslagern. Die bereits erwähnten Dienstleister können auch Verwaltungsdienste für die elektronische Rechnungsstellung anbieten, einschließlich der Erstellung von elektronischen Rechnungen.

Den Wirtschaftsbeteiligten steht es frei, sich an private oder öffentliche Softwareanbieter wie das RIK zu wenden. Wenn ein B2B-Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen möchte, muss der Empfänger oder Käufer seine Zustimmung geben.

Sowohl bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B- als auch im B2G-Bereich ist keine elektronische Signatur erforderlich. Abgesehen von der Einhaltung des XML-Formats gilt für alle elektronischen Rechnungen eine Archivierungsfrist von 7 Jahren.

Mehrwertsteuer: Digitale Meldepflichten

Alle steuerpflichtigen Personen, die in Estland für die Mehrwertsteuer registriert sind, einschließlich Nichtansässiger, müssen den Anhang zur Mehrwertsteuererklärung (Formular KMD INF) ausfüllen, wenn sie Daten zu Mehrwertsteuertransaktionen melden. Dies gilt für B2B- und B2G-Verkäufe und -Käufe sowie für Transaktionen, die unter bestimmten Bedingungen der normalen oder reduzierten Mehrwertsteuer unterliegen.

Die Häufigkeit der Meldungen wird voraussichtlich monatlich oder vierteljährlich erfolgen. Ab Januar 2016 müssen die Informationen für jeden Umsatz einzeln übermittelt werden.

Die Daten können auf drei Arten übermittelt werden:

  1. Manuelle Eingabe der Daten oder Hochladen von Dateien im XML-Format auf das Portal der Steuerbehörde
  2. Mit X-Road über eine Machine-to-Machine (M2M) Schnittstelle
  3. in Ausnahmefällen auf Papier

Zukünftige Erwartungen

Im Mai 2024 billigte die estnische Regierung die vorgeschlagene Überarbeitung des Rechnungslegungsgesetzes. Vorbehaltlich der Genehmigung durch das Parlament könnte dies in naher Zukunft zu erheblichen Änderungen führen. Wenn das Parlament dem Gesetz zustimmt, werden ab dem 1. Januar 2025 alle Käufer, einschließlich aller öffentlichen Stellen, befugt sein, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen zu verlangen.

Das Gesetz würde die derzeitige Situation der Unternehmen verbessern, die mit der Verwendung nur eines Standards beginnen. Dies könnte bedeuten, dass man sich von der estnischen Norm abwendet und die europäische Norm übernimmt, um eine einheitliche Geschäftspraxis zu erreichen und Verwirrung zu vermeiden. Zumal die estnische Norm nicht mehr weit verbreitet ist und nicht mehr weiterentwickelt wird.

Der Vorschlag sieht vor, dass Unternehmen, die im Unternehmensregister als Empfänger von elektronischen Rechnungen eingetragen sind, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen anfordern können.

Die Überarbeitung zielt darauf ab, das System der elektronischen Rechnungsstellung in Estland zu vereinfachen und zu harmonisieren, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen zu verringern, die Datenqualität und Interoperabilität zu verbessern und die Vision einer Echtzeit-Wirtschaft zu unterstützen.

Der Gesetzentwurf soll der Regierung im Jahr 2024 vorgelegt werden. Wann er umgesetzt wird, ist unklar, könnte aber je nach Gesetzgebungsverfahren schon 2025 sein.

Weitere Informationen über die Auswirkungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung auf andere EU-Länder finden Sie in unseren früheren Blogs.

Maria Sanguino
Letzte Artikel von Maria Sanguino (Alle anzeigen)

RELATED POSTS