E-Rechnungsstellung in den Niederlanden: Alles, was Sie wissen müssen

von | Sep 28, 2023 | E-Invoicing

Aktualisiert im Oktober 2022

Mit dem Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung wurde klar, dass die Niederlande – und alle anderen Länder in der EU – die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) verbindlich vorschreiben müssen. Für die Niederlande ist diese Frist längst verstrichen, und heute gewinnt die elektronische Rechnungsstellung an Schwung – sogar im B2B-Bereich!

In den Niederlanden müssen alle öffentlichen und auftraggebenden Behörden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Einführung von E-Invoicing wurde durch die Annahme des Peppol-Rahmens für die Einrichtung einer Austauschinfrastruktur vollzogen. Derzeit haben alle niederländischen Behörden direkte oder indirekte Verbindungen zur Peppol-Infrastruktur. Dabei handelt es sich um den so genannten DIGIPOORT, der für den Empfang von elektronischen Rechnungen genutzt wird.

Aus globaler Sicht ist klar, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr wegzudenken ist und sich insbesondere in den Niederlanden als bevorzugte Methode für den Rechnungsaustausch durchsetzt – unabhängig von der Branche.

E-Invoicing ist in der heutigen B2G- und B2B-Umgebung nicht mehr wegzudenken, und wir erwarten, dass es in den Niederlanden nur noch weiter zunehmen wird. Aber fangen wir am Anfang an….

Bisherige Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung wurde in den Niederlanden am 1. Januar 2011 eingeführt. Von diesem Zeitpunkt an waren die zentralen Regierungsbehörden gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen über Digipoort, den zentralen Knotenpunkt, über den der Nachrichtenverkehr für die Regierung abgewickelt wird, zu empfangen und zu verarbeiten.

Die Verpflichtung, elektronische Rechnungen zu versenden, wurde am 1. Januar 2017 auf die Lieferanten der Zentralregierung ausgedehnt. Dies wurde jedoch erst im August 2019 streng überwacht und durchgesetzt; die Zentralregierung wollte den Unternehmern Zeit geben, sich auf die neue Art der Rechnungsstellung vorzubereiten.

Am 18. April 2019 wurde die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auf alle niederländischen subzentralen Regierungen (zusätzlich zu den Zentralregierungen), Regierungsorganisationen und andere öffentliche Auftraggeber ausgeweitet. Dies bedeutete, dass auch diese öffentlichen Stellen in der Lage sein mussten, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten im europäischen Standardformat zu empfangen und zu verarbeiten.

Dies bedeutete jedoch nicht, dass alle niederländischen Behörden bis April 2019 vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt hatten. Denn ihre Lieferanten waren nicht gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden – die Behörden mussten lediglich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, falls sich eine beliebige Anzahl ihrer Lieferanten dafür entschied. Es überrascht nicht, dass sich die meisten Lieferanten dafür entschieden, an ihrer gewohnten Geschäftspraxis festzuhalten. Sie zögerten, auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen, weil sie lieber die Papierrechnungen oder eingescannten PDF-Dateien verschickten, die sie seit Jahren erstellt hatten. In der Praxis kommt diese Situation immer noch regelmäßig vor.

All dies und die Tatsache, dass die niederländische Zentralregierung die elektronische Rechnungsstellung bis August 2019 nicht streng überwacht oder durchsetzt, führte dazu, dass sich die elektronische Rechnungsstellung in den Niederlanden erst fast 10 Jahre nach ihrer Einführung im Jahr 2011 wirklich durchsetzen konnte.

Und damit sind wir beim heutigen Stand. Die Niederlande sind endlich an einem Punkt angelangt, an dem genügend Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors die elektronische Rechnungsstellung eingeführt haben, so dass ihre Vorteile in der Geschäftswelt in größerem Umfang wahrgenommen werden. Obwohl es auf staatlicher Ebene kein Mandat für Lieferanten gibt, elektronische Rechnungen zu versenden, stellen wir fest, dass immer mehr Behörden ihre Lieferanten zur Umstellung ermutigen, indem sie ihnen das “Warum” hinter etwas vermitteln, das sonst nur eine Unannehmlichkeit zu sein scheint. Und mit Hilfe von Onboarding-Services von Dienstleistern wie SPS Commerce kann der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten ganz einfach sein.

Wie kann ich mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen?

Wenn Sie ein Lieferant sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu versenden. Der erste Schritt besteht also darin, zu ermitteln, welche Lösung für Sie und Ihre spezifischen Anforderungen die richtige ist. Um dies herauszufinden, können Sie zunächst die Anzahl der Rechnungen, die Sie pro Monat oder Jahr versenden, sowie die Anzahl Ihrer Kunden berechnen. Danach sollten Sie auch die Möglichkeiten Ihrer IKT-Infrastruktur bewerten. Wenn Sie ein Käufer sind, ist der anfängliche “Einstiegsprozess” praktisch derselbe, nur andersherum natürlich.

Wenn Sie in den Niederlanden mit B2G E-Invoicing beginnen, ist die niederländische Regierung an das sichere Peppol-Netzwerk angeschlossen. Daher ist es absolut wichtig, einen Dienstleister zu wählen, der als Peppol Access Point (AP) fungiert, wie z. B. SPS Commerce. Auf diese Weise können Sie mit einer einfachen Verbindung elektronische Rechnungen an alle angeschlossenen Institutionen in den Niederlanden und im Ausland, einschließlich privater Organisationen, senden. Das Peppol-Netz wird zunehmend auch im B2B-Bereich genutzt, so dass die Wahl eines Dienstleisters, der als AP fungiert, in jedem Fall eine kluge Entscheidung ist.

Sie können Rechnungen über Peppol auf folgende Weise versenden:  

  • Direkte Anbindung an das Netzwerk über Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP
  • Konvertierung der von Ihrem Buchhaltungssystem erzeugten PDFs in das akzeptierte Format mit einer Lösung wie PDF-2-FLOW
  • Manuell über ein Portal
  • Über Digipoort (nur für Lieferanten der Zentralregierung)

Verschiedene Regierungen und Gemeinden bieten unterschiedliche Optionen an. SPS Commerce ist unter anderem Dienstleister für die Zentralregierung, die Gemeinde Amsterdam und die Gemeinde Rotterdam.

Standards

In den Niederlanden werden mehrere Normen für die elektronische Rechnungsstellung verwendet. Insgesamt beschreiben Standards die Regeln für die spezifische Formatierung von elektronischen Nachrichten (wie Rechnungen und Bestellungen). Durch die Standardisierung der Nachrichtenstruktur sind verschiedene Systeme in der Lage, die Daten zu verstehen und sie entsprechend zu verarbeiten.

UBL-OHNL: Wird von der niederländischen Regierung für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verwendet, mit Ausnahme der Einstellung von Personal (basierend auf dem internationalen UBL-Standard)

SETU (HR-XML)-OHNL: Wird für die Einstellung von Personal verwendet.

Basis Invoice Rijk (BFR): Wird für elektronische Rechnungen innerhalb der Zentralregierung verwendet

Peppol BIS: Gewährleistet die grenzüberschreitende Interoperabilität für diejenigen, die das Peppol-Netzwerk nutzen

NLCIUS: Eine zusätzliche Spezifikation zur verbindlichen europäischen Norm (EN 16931), die nur in den Niederlanden gilt und beschreibt, wie die elektronische Rechnungsstellung mit der Regierung funktioniert (kann auch in B2B-Fällen verwendet werden)

Die oben genannten Normen werden hauptsächlich, aber nicht ausschließlich, von der Regierung verwendet. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Standards erfahren möchten, die für bestimmte Branchen und Regionen verwendet werden.

Neben den oben aufgeführten Normen ist auch die ISO-Norm 27001 zu erwähnen. Es handelt sich dabei um eine international anerkannte Norm für Informationssicherheit, und eine aktuelle Zertifizierung ist jetzt für alle Dienstleister in den Niederlanden, die als Peppol-Zugangspunkt dienen wollen, obligatorisch. Berücksichtigen Sie dies also als einen wichtigen Punkt bei der Bewertung von Dienstleistern.

Die Zukunft von E-Invoicing und E-Procurement

Da immer mehr niederländische Behörden beginnen, ihre Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu verdoppeln, beginnen auch immer mehr große Unternehmen wie Rabobank, PostNL und KPN, sich für die Umstellung zu entscheiden. Heute stellt sich nicht mehr die Frage, ob Sie in Zukunft elektronische Rechnungen versenden werden, sondern eher wann.

Wir stellen auch fest, dass einige Länder bereits begonnen haben, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich durchzusetzen, wie etwa Frankreich. In den Niederlanden ist dies noch nicht der Fall, aber der Entwicklung nach zu urteilen, kann man davon ausgehen, dass dies eine sehr wahrscheinliche Möglichkeit ist.

Und wie viele Unternehmen bereits erkannt haben, ist der logische Digitalisierungsschritt, der auf die Einführung von E-Invoicing folgt, E-Procurement. Viele Unternehmen sind bereits auf dem Weg zu einem vollständig automatisierten Procure-to-Pay-Prozess, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis der elektronische Versand aller Dokumente zur Norm wird – und das wird nicht bei der elektronischen Rechnungsstellung aufhören.

Fazit

Wie viele Unternehmen bereits festgestellt haben, ist der logische Digitalisierungsschritt, der auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung folgt, die elektronische Beschaffung. Viele Unternehmen sind bereits auf dem Weg zu einem vollständig automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis der elektronische Versand aller Dokumente zum Standard wird.

Achten Sie auf die sich ändernden Vorschriften in den Niederlanden!

Nathan Trouwloon
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The Hague, The Netherlands

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