E-Rechnungsstellung in Spanien

Aktualisiert im Februar 2024

Überblick

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) ist in Spanien seit 2015 Pflicht. Alle öffentlichen Behörden müssen ein System für den Empfang elektronischer Rechnungen über FACe einrichten, und alle ihre Lieferanten müssen ihre Rechnungen ebenfalls elektronisch über FACe einreichen (wenn der Gesamtbetrag 5.000 EUR übersteigt).

Rechnungen müssen im FacturaE-Format eingereicht werden, einem XML-basierten Rechnungsformat und dem in Spanien verwendeten Standardformat. Den Lieferanten steht es frei, einen beliebigen Dienstleister zu wählen, sofern dieser in der Lage ist, sich mit der FACe-Plattform zu verbinden.

B2B E-Rechnungsstellung in Spanien

Im Gegensatz zu B2G-Transaktionen ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Spanien nicht obligatorisch. Trotzdem hat das Land eine relativ neue Plattform für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich entwickelt, die der Öffentlichkeit zugänglich ist und kostenlos genutzt werden kann. FACeB2B basiert auf FACeB2G und ermöglicht die Übermittlung von Rechnungen zwischen Unterauftragnehmern und Auftragnehmern im Rahmen von Verträgen des öffentlichen Sektors.

Bis heute gibt es noch kein aktives Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Spanien arbeitet jedoch aktiv daran, zwischen 2024 und 2026 einen gesetzlichen Standard einzuführen, der alle Anbieter zur Verwendung von E-Invoicing bei B2B-Transaktionen verpflichten wird.

Dienstleister wie SPS Commerce können Unternehmen dabei helfen, die Standards einzuhalten und alle elektronischen Dokumente korrekt einzureichen.

Das SII

Das SII ist das direkte elektronische Melde- und Verwaltungssystem für die Mehrwertsteuer (MwSt.) in Spanien. Unternehmen können über das SII Einzelheiten ihrer Rechnungsunterlagen melden und sie elektronisch an die AEAT (spanische Steuerbehörde) übermitteln.

Das System ermöglicht eine effiziente und automatisierte Kommunikation zwischen der Verwaltung und dem Steuerzahler.

Wer ist verpflichtet, das SII zu nutzen?

• Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro
• Mehrwertsteuergruppen
• Unternehmen, die im REDEME (Register für die monatliche Mehrwertsteuererstattung) eingetragen sind

Zeitleiste und letzte Updates

Ab 2024: Große B2B-Mehrwertsteuerzahler sind verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu versichern und zu quittieren. Es gibt Vorschriften für elektronische Rechnungen und deren Erstellung, einschließlich der automatisierten Rechnungsstellung. Dazu gehören zertifizierte Rechnungsstellungssysteme und die freiwillige Einreichung von Rechnungen bei der Agencia Tributaria – Sistemas y Programas Informáticos o Electrónicos (SIF).

Ab 2025: Aufgrund von Änderungen innerhalb der spanischen Regierung und technischen Herausforderungen wird die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich voraussichtlich im Sommer 2025 erfolgen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 8 Millionen Euro

1. Juli “Veri*factu-Verordnung“: Um Steuerhinterziehung und die Änderung von Aufzeichnungen zu verhindern, werden Zertifizierungsanforderungen für E-Invoicing-Systeme und -Programme für Unternehmen und Unternehmer obligatorisch sein.

Ab 2026: Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich wird für andere Unternehmen und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Millionen Euro obligatorisch.

Zwei-Phasen-Plan für elektronische B2B-Rechnungsstellung

Zwischen 2025 und 2026 soll die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in zwei Phasen eingeführt werden. Im Jahr 2025, 12 Monate nach der Verabschiedung des Rechtsrahmens, müssen große Unternehmen, die in Spanien Steuern zahlen, die elektronische Rechnungsstellung nutzen, und alle anderen Steuerzahler müssen im Jahr 2026 damit beginnen.

Laut dem spanischen Parlament und der Verabschiedung dieses Gesetzes wird das Land QR-Codes verwenden müssen, um Rechnungen digital zu verfolgen. Diese gesetzliche Vorschrift wird sicherstellen, dass Softwareentwickler und Einzelhändler die neuesten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen.

Unabhängig davon, ob es sich um B2B- oder B2G-Rechnungen handelt, unterliegen alle in Spanien tätigen Unternehmen einer sechsjährigen Archivierungsfrist für Rechnungen (elektronisch oder nicht). Die Archivierung außerhalb Spaniens ist unter bestimmten Bedingungen zulässig.

Fazit

Der Vorschlag für obligatorische elektronische Rechnungen für alle Unternehmen und Nicht-Kapitalgesellschaften bei B2B-Geschäften zielt darauf ab, die Effizienz der Unternehmen zu verbessern und den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen.

Die verpflichtende Integration könnte sich zwar verzögern, wird aber dennoch in den kommenden Jahren zu einer erwarteten Anforderung werden. Mit Hilfe von SPS Commerce können Sie Ihr Unternehmen auf die kommenden Vorschriften vorbereiten.

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Maria Sanguino

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