EDI vs. E-Invoicing: Was sind die Unterschiede?

von | Jan 4, 2024 | E-Invoicing

EDI wird seit den 1970er Jahren unter Verwendung von Standards wie ANSI X12 und UN/EDIFACT eingesetzt. Die EU-Initiative “Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” schreibt jedoch die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber ab 2024 vor, wodurch diese Technologie in Europa immer beliebter wird. Sind beide Technologien austauschbar? Schauen wir uns das einmal genauer an.

Was bedeutet EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdaten zwischen zwei oder mehreren Unternehmen. EDI-Nachrichten werden in einem standardisierten Format übermittelt, um sicherzustellen, dass sie von den Empfängersystemen korrekt verarbeitet werden können.

EDI wird seit den 1970er Jahren eingesetzt und war in den Anfangsjahren der elektronischen Rechnungsstellung die vorherrschende Technologie. EDI-Nachrichten können jedoch nicht nur Rechnungen, sondern auch andere Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen enthalten.

Handelspartner, die Dokumente elektronisch versenden, müssen sich bei der Formatierung ihrer geschäftskritischen Daten an dieselben Standards halten. Standards sind die Regeln (Struktur, Inhalt, Syntax), die die Sprache für den Datenaustausch zwischen Handelspartnern definieren. Diese Standards gewährleisten, dass die Bedeutung der Daten in den verschiedenen Systemen einheitlich verstanden wird.

Die meisten Handelspartner verwenden die folgenden EDI-Standards:

  • ANSI X12 – Amerikanisches Nationales Standardisierungsinstitut X12
  • UN/EDIFACT – EDI für die Erleichterung von Verwaltung, Handel und Transport

Die häufig verwendeten internationalen Standards sind:

  • GS1 – Global Standards 1
  • Peppol – Eine Reihe offener und interoperabler technischer Spezifikationen für Purchase-to-Pay (P2P) Geschäftsprozesse.

Obwohl EDI immer noch eine gängige Technologie ist, wird sie zunehmend durch die elektronische Rechnungsstellung ersetzt. E-Invoices werden in einem standardisierten Format geschrieben, das von allen gängigen Rechnungsverarbeitungssystemen unterstützt wird. Dies erleichtert den Unternehmen die Nutzung und Verarbeitung der Rechnungen.

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing ist der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen zwei oder mehreren Unternehmen. E-Invoices werden in einem standardisierten Format geschrieben, das von den Empfängersystemen korrekt verarbeitet werden kann.
Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber der papiergestützten Rechnungsstellung, unter anderem:

  • Effizienz: E-Rechnungen lassen sich schneller und einfacher verarbeiten als Papierrechnungen. Dies kann zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen.
  • Korrektheit: Elektronische Rechnungen sind weniger fehleranfällig als Papierrechnungen. Dies kann zu einer verbesserten Zahlungsabwicklung führen.
  • Rückverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen können leichter nachverfolgt werden als Papierrechnungen. Dies kann die Fehlersuche und die Zahlungsverfolgung erleichtern.

Die elektronische Rechnungsstellung wird in der EU durch die Initiative “Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” zur Pflicht. Sie sieht vor, dass ab dem 1. Januar 2024 alle öffentlichen Auftragnehmer und alle Unternehmen, die öffentliche Aufträge vergeben, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftragnehmer ausstellen müssen. Ab dem 1. Januar 2026 wird die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auf alle Unternehmen ausgeweitet, die Rechnungen an andere Unternehmen in der EU ausstellen. Dieses schrittweise System wird es ermöglichen, das ViDA-Mehrwertsteuersystem bis 2028 einzuführen. Nach Ablauf dieser Frist werden Rechnungen, die nicht den neuen Richtlinien entsprechen, nicht mehr zur Zahlung akzeptiert.

Die wichtigste Änderung, die diese Rechtsvorschriften mit sich bringen, besteht darin, dass der Austausch von Rechnungen über die Steuerbehörden erfolgen wird. Die spezifischen Methoden können von Land zu Land variieren, aber das Grundkonzept bleibt dasselbe: Jede Rechnung mit einem Mehrwertsteueranteil wird über die Steuerbehörden laufen. Auf diese Weise können sie die Einhaltung der Mehrwertsteuerverpflichtungen für jede einzelne Rechnung kontrollieren.

Unterschied zwischen EDI und E-Invoicing

EDI und E-Invoicing sind beides Technologien, die den elektronischen Austausch von Rechnungen ermöglichen. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Technologien:

  • Funktionalität: EDI ist in der Lage, alle Arten von Daten zu übermitteln (Bestellungen, Lieferscheine, Kundenaufträge usw.), während E-Invoicing ausschließlich für den Austausch von Rechnungen konzipiert ist.
  • Standardisierung: EDI-Nachrichten werden in einem proprietären Format geschrieben, das von den beteiligten Unternehmen vereinbart werden muss. E-Invoices werden in einem standardisierten Format geschrieben, das von allen gängigen Rechnungsverarbeitungssystemen unterstützt wird.
  • Implementierung: EDI-Systeme können komplex und teuer sein. E-Invoicing-Systeme sind in der Regel einfacher zu implementieren und kostengünstiger.
  • Kosteneinsparungen: EDI kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Geschäftsdokumenten. Auch elektronische Rechnungen können zu Kosteneinsparungen führen, sind aber in der Regel nicht so kosteneffizient wie EDI.
  • Schnelligkeit: EDI-Nachrichten können schnell und einfach übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen lassen sich schnell und einfach übermitteln.
  • Regulatorische Anforderungen: EDI-Nachrichten müssen den Anforderungen der jeweiligen Branche und des jeweiligen Landes entsprechen. E-Invoices müssen die Anforderungen der EU-Initiative “Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter” erfüllen.

Fazit

EDI ist eine etablierte Technologie, die in vielen Branchen eingesetzt wird. Die elektronische Rechnungsstellung ist eine neuere Technologie, die immer mehr an Bedeutung gewinnt. Die elektronische Rechnungsstellung bietet gegenüber EDI eine Reihe von Vorteilen, darunter eine einfachere Implementierung, niedrigere Kosten und eine bessere Einhaltung von Vorschriften. Wir können jedoch nicht sagen, dass eine Lösung besser ist als eine andere – einfach weil sie unterschiedlichen Zwecken dient. Die endgültige Wahl der Software sollte immer von den Bedürfnissen des Unternehmens und seinen technischen Möglichkeiten abhängen.

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Aleksandra Vovchenko
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