Elektronische Rechnungsstellung in Deutschland – Gesetzliche Anforderungen

von | Jan 9, 2024 | E-Invoicing

 Aktualisiert am 18. April 2024

Erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland, darunter die EU-Richtlinie, PEPPOL und ZUGFeRD.

​Wie auch in anderen Ländern der Europäischen Union (EU) wurde mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung klargestellt, dass Deutschland ab dem 18. April 2020 die elektronische Rechnungsstellung im Business-to-Government-Bereich (B2G) verpflichtend einführen muss. Allerdings ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) in Deutschland nicht ganz so einfach. Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, einschließlich wichtiger Fristen pro Bundesland.

Deutsche Elektronische Rechnungsstellung Standards: XRechnung vs. ZUGFeRD

Ab dem 18. April 2020 müssen alle Behörden in Deutschland, nach den Anforderungen der EU in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach einem einheitlichen Standard zu empfangen und zu verarbeiten. Die E-Rechnungs-Verordnung der Bundesregierung legte fest, dass XRechnung der bevorzugte Standard für B2G-E-Rechnungen ist. Dieser Standard wurde von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und ist ein Rechnungsformat, welches auf XML basiert. Der aktuelle Standard XRechnung erlaubt zwei XML-Formate für die elektronische Rechnungsstellung: UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Obwohl XRechnung von der Bundesregierung bevorzugt wird, kann auch ZUGFeRD verwendet werden, da ZUGFeRD ebenfalls dem europäischen Standard entspricht. Es besteht aus zwei Komponenten: einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. ZUGFeRD basiert auf dem UN/CEFACT CII-Standard und dem ISO standard PDF/A3.

Die deutsche PEPPOL-Behörde: KoSIT

KoSIT ist seit Juni 2018 die deutsche PEPPOL-Behörde und trägt gleichzeitig die Verantwortung für das Format XRechnung. KoSIT ist Teil der Abteilung E-Government innerhalb der Kernverwaltung der Freien Hansestadt Bremen und ist eine ständige Einrichtung des Nationalen IT-Planungsrates.

Die Hauptaufgaben von KoSIT sind die Unterstützung des IT-Planungsrates bei der Verabschiedung von IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards sowie die Steuerung gemeinsamer E-Government-Projekte von Bund und Ländern.

Termineinhaltung

Vorgabe ist, dass seit dem 18. April 2020 alle Behörden in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Tatsache ist, dass noch immer nicht alle Behörden, vor allem im kommunalen Bereich, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das hat mit der föderalen Struktur zu tun, denn alle 16 Bundesländer haben ihre eigenen Verfassungen, Parlamente und Regierungen. Das heißt, es liegt in der Regel in der Verantwortung jedes einzelnen Bundeslandes, die europäischen Vorgaben umzusetzen.

Die Struktur, der Umfang und der Zeitpunkt der elektronischen Rechnungsstellung werden durch die E-Rechnungsgesetze und die dazugehörigen Verordnungen der jeweiligen Landesbehörden in den einzelnen Bundesländern festgelegt.

Bundesbehörden, -Ministerien und Unternehmen des Bundes haben mit dem Bundesportal eine gemeinsame Lösung implementiert, um Lieferanten die Einreichung elektronischer Rechnungen zu ermöglichen.

Auf Landesebene mussten dagegen 16 eigene Gesetze und Verordnungen auf Basis der EU-Richtlinie und des Europäischen Standards erarbeitet, optimiert und umgesetzt werden. Bis heute haben noch nicht alle Bundesländer eine Verordnung erlassen. Die bereits erlassenen Verordnungen sind teils unterschiedlicher Ausprägung.

B2B E-Rechnungspflicht in Deutschland

Ab 2025 sind die B2B Unternehmen in Deutschland zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet. Der Grund dafür sind die Änderungen zur  § 14 UStG. worin eine verpflichtende elektronische Rechnung auch im B2B-Bereich eingeführt werden soll. Am 31.08.2023 hat das Bundeskabinett diesen Entwurf des Finanzministeriums zum Wachstumschancengesetz verabschiedet. Am 17. November 2023 hat der Bundestag hat auch das Wachstumchancengesetz verabschiedet.

Der Bundestag hat am 23. Februar das Kompromiss zum Wachstumschancengesetz zugestimmt. Nach intensiven politischen Auseinandersetzungen zwischen Bund und Ländern hat der Bundestag am Freitag, 23. Februar 2024, das sogenannte Wachstumschancengesetz ohne die Klimaschutz-Investitionsprämie beschlossen.

Am 22. März 2024 hat der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen nach dem aktuellen Entwurf des Wachstumschancengesetzes alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Die E-Rechnungsartikel bleiben also unverändert.

Für den B2B-Verkehr (Business-to-Business) bedeuten die im Gesetzgebungsverfahren befindlichen Vorgaben das Aus für Papierrechnungen und unstrukturierte PDFs. Viel Zeit für die Umsetzung bleibt voraussichtlich nicht:

  • Die Empfangspflicht beginnt bereits 2025, die Sendepflicht zwei Jahre später;
  • Spätestens 2028 dürfen auch kleine Unternehmen nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner verschicken;
  • Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, XML-Rechnungen zu lesen und zu verstehen.

Für Unternehmen, die Papierrechnungen, PDF- oder Word-Dokumente oder eingescannte Dokumente verwenden, und für Unternehmen, die alle Daten manuell verarbeiten, kann es ein langer Weg sein, ihre Datenverarbeitung zu automatisieren, eine konforme technische Infrastruktur aufzubauen und die internen Prozesse so umzugestalten, dass sie den Anforderungen des Jahres 2025 entsprechen.

Wie können Sie in Deutschland E-Rechnungen versenden?

Aufgrund der unterschiedlichen Regelungen gibt es unterschiedliche Vorgaben, Schwellwerte und technische Ansätze. Für B2G-Lieferanten ist es wichtig, diese zu kennen und zu berücksichtigen.

Hier finden Sie eine Liste der kommenden Termine für ganz Deutschland:

1. Januar 2024: Rheinland-Pfalz – E-Rechnungspflicht für Lieferanten.

1. Januar 2025: Land Brandenburg – Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber der mittelbaren Landesverwaltung, insbesondere Kommunen. Dies gilt für den unterschwelligen und oberschwelligen Bereich.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Informationen auf Bundes- und Landesebene.

Aleksandra Vovchenko
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