Peppol-Konformität: Liste der Anforderungen

von | Mar 11, 2022 | E-Invoicing

 11. März 2022

Wir haben die Informationen herausgefiltert, die für Sie als Absender und/oder Empfänger des elektronischen Dokumentenaustauschs über das Peppol-Netzwerk wichtig sind.

In unserem Blog “Was ist Peppol?” haben wir beschrieben, dass OpenPeppol die übergreifende Organisation ist, deren Aufgabe es ist, die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Interoperabilität des Peppol eDelivery Network zu gewährleisten. Der Erfolg des Netzes hängt jedoch in hohem Maße von allen Beteiligten ab – den nationalen Peppol-Behörden, den Zugangspunkten (AP) und den Endnutzern.

Natürlich hat OpenPeppol eine lange Liste von Regeln und Konformitätskriterien erstellt, damit alles reibungslos funktioniert – ein 20-seitiges Dokument, um genau zu sein. Und obwohl sich die Peppol Compliancy Policy in erster Linie an nationale Peppol-Behörden und Dienstanbieter wie TIE Kinetix richtet, die als offizielle APs fungieren, enthält das Dokument auch nützliche Informationen für Endnutzer.

Um Ihnen etwas Zeit zu ersparen, haben wir die Informationen herausgefiltert, die für Sie als Absender (Ecke 1) und/oder Empfänger (Ecke 4) des elektronischen Dokumentenaustauschs über das Peppol-Netzwerk wichtig sind. Im Folgenden finden Sie also alles, was Sie wissen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftspraktiken (und die Ihres Dienstleisters) mit den Peppol-Anforderungen übereinstimmen.

Peppol APs müssen bestimmte Informationen in Kunden-SLAs einbeziehen

Das Peppol eDelivery Network basiert auf dem 4-Ecken-Modell (siehe Abbildung unten in Englisch).

Der Absender (Ecke 1) und der Empfänger (Ecke 4) können ihre bevorzugten Dienstanbieter individuell wählen. Roaming-Vereinbarungen oder Gebühren zwischen Ecke 2 und Ecke 3 sind nicht zulässig.

Dienstanbieter, die als Peppol-AP fungieren, müssen die Mindestanforderungen von OpenPeppol in ihren individuellen Dienstleistungsvereinbarungen (SLA) mit den Kunden darlegen und definieren.

Nur fachlich korrekte Dokumente dürfen ausgetauscht werden

Die Absender sind für die technische Korrektheit der eingereichten Dokumente verantwortlich. Daher ist es wichtig, dass alle Ihre Peppol-Dokumente vor dem Versand validiert werden. Achten Sie darauf, dass Sie einen Dienstleister wählen, dessen Lösung in der Lage ist, Ihre ausgehenden Dokumente automatisch zu validieren.

Wenn eine Rechnung validiert wurde und dennoch fehlerhaft ist, wird der Dienstleister des Empfängers sie zurückweisen. In diesem Fall erhält der Absender eine elektronische Antwort auf Nachrichtenebene. Daher ist es wichtig, dass Sie als Absender sicherstellen, dass Sie (d. h. die Lösung Ihres Rechnungsprüfers) diesen Nachrichtentyp empfangen und verarbeiten können.

Empfänger müssen Peppol BIS unterstützen

Die Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) standardisieren die Anforderungen für den Versand, den Empfang und die Speicherung elektronischer Dokumente. Andere Dokumententypen und Anpassungen können definiert werden, wenn dies gemäß den Peppol-Registrierungsverfahren geschieht.

Peppol BIS Billing 3.0 ist die neueste Version des Peppol-Standards. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist im Universal Business Language (UBL)-Format gehalten.

Sie dürfen keine gescannten PDF-Dateien als Rechnungen einreichen

Ein gescanntes PDF ist eigentlich eine Art Bild (z. B. .jpg), und es ist nicht möglich, dass die Software für die elektronische Rechnungsstellung die Daten genau erfasst – sie sind zu schwer zu lesen. Wenn Sie jedoch systemeigene PDF-Dateien erstellen (die automatisch von Ihrem Buchhaltungssystem oder ERP-System generiert werden), können Sie eine Lösung wie FLOW verwenden. Mit dieser Art von Lösung kann eine PDF-Rechnung in ein elektronisches Format umgewandelt werden, das den Peppol-Anforderungen entspricht.

Der Austausch von Rechnungen per E-Mail kann abgelehnt werden

Die niederländische Peppol-Behörde beispielsweise lehnt alle per E-Mail übermittelten Rechnungen ab, um mögliche Sicherheitsprobleme zu vermeiden. Stattdessen muss der gesamte Austausch über ein sicheres Netzwerk erfolgen.

Unerwünschte Rechnungen über Peppol verhindern

Sobald Sie über Ihren Peppol-AP Zugang zum Peppol-Netz haben, können Sie Dokumente mit jeder anderen Partei austauschen, die Zugang zum Netz hat, unabhängig davon, in welchem Land sie sich befindet. Das ist großartig – Sie können über ein einziges Netz überall auf der Welt Geschäfte machen. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass Sie verpflichtet sind, jede technisch korrekte und gültige Rechnung zu bearbeiten, die Ihnen zugeht.

Mit anderen Worten: Wenn Sie eine unaufgeforderte Rechnung erhalten, können Sie sich nicht weigern, sie zu bezahlen, wenn sie von der Struktur her technisch korrekt ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie nicht mit Ihrer Handelskammer-, Umsatzsteuer- oder OIN-Nummer an das Peppol-Netz angeschlossen sind – vor allem, wenn diese Informationen öffentlich sind. Um dies zu vermeiden, können Sie sich mit einer anderen Kennung an das Netzwerk anschließen. Die Richtlinien für die Verwendung von Peppol-Identifikatoren können Sie hier einsehen.

Wählen Sie keinen Dienstleister, wählen Sie einen Partner

Auf dem Weg zu E-Invoicing und E-Procurement werden Sie immer wieder auf Regeln und Kriterien wie die oben genannten stoßen. Achten Sie daher bei der Auswahl eines Dienstleisters darauf, dass er Ihre Anforderungen jetzt und in Zukunft erfüllen kann. Es wird immer wichtiger, bei sich ändernden Umständen flexibel zu bleiben.

Es ist wichtig, dass Ihr Dienstleister nicht nur als Peppol-AP fungiert, sondern auch über umfassende Integrationsmöglichkeiten verfügt und in der Lage ist, eine beliebige Datenübersetzung zu unterstützen. Denn E-Invoicing und E-Procurement sind die Zukunft, und der elektronische Dokumentenaustausch wird irgendwann zur Norm werden.

 

​

Aleksandra Vovchenko
Letzte Artikel von Aleksandra Vovchenko (Alle anzeigen)

RELATED POSTS