Transformieren Sie Ihre Lieferkette mit EDI-Lösung

von | Oct 11, 2023 | E-Invoicing

Die Herausforderung manueller Prozesse

Manuelle Prozesse sind seit langem ein integraler Bestandteil des Supply Chain Managements. Sie sind jedoch mit inhärenten Herausforderungen verbunden, die die Effizienz einschränken und das Wachstum behindern. Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig und fehleranfällig, was zu Verzögerungen, Ungenauigkeiten und Kommunikationsproblemen führt. In einer Welt, in der Schnelligkeit und Genauigkeit von größter Bedeutung sind, können solche Ineffizienzen zu verpassten Gelegenheiten und angespannten Geschäftsbeziehungen führen.

Ein weiteres Problem der manuellen Datenverarbeitung ist der Mangel an Transparenz. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Lieferantendaten in der Supply-Chain-Management-Software, im ERP-System (Enterprise Resource Planning), im Finanzsystem oder in der Kreditorenbuchhaltung auf dem neuesten Stand sind.

Diese wertvollen Daten sind jedoch oft in Tabellenkalkulationen, Datenbanken und entfernten Dateispeichern verborgen. Diese wichtigen Informationen sind in jeder Geschäftseinheit, jedem Beschaffungsteam und jedem regionalen Büro isoliert. Infolgedessen ist es oft unmöglich, einen konsolidierten, vollständigen und zuverlässigen Überblick über alle Lieferanten und Subunternehmer zu erhalten und entsprechend zu handeln.

  • 77% der globalen Supply Chain Manager planen die Einführung digitaler Technologien zur Verbesserung der Lieferkettentransparenz (McKinsey)
  • Nur 6% der Unternehmen geben an, über eine vollständige Transparenz ihrer Lieferkette zu verfügen. (g2.com)

Automatisierte Datenqualitätsprozesse sind das Ass im Ärmel der Lieferkette. Wenn sie effektiv eingesetzt werden, verbessern sie die Qualität der Lieferantendaten und reduzieren gleichzeitig den manuellen Aufwand und die Kosten.

Nun, da einige EU-Länder zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich übergehen (Deutschland, Frankreich, Rumänien), gibt es Länder, die digitale Dokumente, z. B. im PDF-Format, immer noch als legitim ansehen (z. B. Österreich). Dies kann bei EU-weit tätigen Unternehmen zu Verwirrung führen. Eine Möglichkeit wäre, die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einzuführen und Geschäftspartner einzuladen, dem Netzwerk beizutreten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch nicht durch gesetzliche Vorschriften eingeschränkt ist, können Sie eine herkömmliche EDI-Lösung wählen.

Die Kraft von EDI nutzen

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Daten in einem standardisierten elektronischen Format auszutauschen. Anstatt sich auf Papierdokumente, Fax oder E-Mail zu verlassen, automatisiert EDI den Austausch wichtiger Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine. Durch diese Automatisierung wird die manuelle Dateneingabe überflüssig, wodurch Fehler und Bearbeitungszeiten erheblich reduziert werden.

EDI macht Papier überflüssig und ermöglicht den automatisierten Datenaustausch zwischen Handelspartnern. EDI-Dokumente enthalten die gleichen Informationen wie ihre Pendants in Papierform – eine elektronische Rechnung enthält beispielsweise die gleichen Elemente (Datum, Position, Positionsnummer, Kosten usw.) wie eine Papierrechnung. EDI-Dokumente automatisieren diesen Prozess, indem sie standardisierte elektronische Nachrichten (Geschäftsdokumente) zwischen Handelspartnern erstellen und diese Dokumente an einem einzigen Ort, in der Regel einem ERP-System, verfügbar machen.

Vorteile von EDI-Lösungen

  1. Erhöhte Genauigkeit: Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe wird das Risiko menschlicher Fehler drastisch reduziert. Das Ergebnis ist ein genauer und zuverlässiger Datenaustausch, der sicherstellt, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit an den richtigen Ort geliefert werden.
  1. Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung manueller Eingriffe sparen Unternehmen Arbeitskosten für Dateneingabe und Dokumentenverarbeitung. Weniger Fehler bedeuten auch weniger Ressourcen, die für die Fehlerbehebung aufgewendet werden müssen.
  1. Verbesserte Sichtbarkeit: EDI bietet einen transparenten Überblick über die Lieferkette, indem es die Verfolgung und Statusaktualisierungen in Echtzeit ermöglicht. Diese Transparenz verbessert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung über Abteilungsgrenzen hinweg.
  1. Improved Visibility: EDI provides a transparent view of the supply chain by offering real-time tracking and status updates. This visibility enhances collaboration, enabling informed decision-making across departments.
  1. Verbesserte Beziehungen zu Partnern: EDI verbessert die Kommunikation zwischen Handelspartnern. Der nahtlose Austausch von Dokumenten stärkt die Beziehungen und führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Kundenzufriedenheit.

SPS Commerce: Ihr Partner für EDI

Als führender Anbieter von EDI-Lösungen der nächsten Generation steht SPS Commerce an der Spitze der Digitalisierung der Lieferkette. Unsere Expertise liegt darin, Unternehmen den nahtlosen Übergang von manuellen Prozessen zu automatisierten EDI-Lösungen zu ermöglichen. Zertifiziert nach ISO 27001, 27017, 27018, SOC2 und SOC3 bieten wir eine sichere und zuverlässige Plattform für Ihre EDI-Anforderungen.

Die Umstellung

Die Auswahl des richtigen EDI-Anbieters ist leichter gesagt als getan. Bei der Auswahl des richtigen EDI-Anbieters sind viele Faktoren zu berücksichtigen, die sich auf die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen auswirken – die technische Infrastruktur, das interne Know-how und so weiter. In einem unserer früheren Blog-Artikel haben wir eine Liste all der Dinge zusammengestellt, die Sie bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen sollten, unabhängig davon, ob Sie ein Neuling oder ein erfahrener Veteran sind.

Die Umstellung auf EDI mag entmutigend erscheinen, aber SPS Commerce vereinfacht diesen Prozess. Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in Ihre bestehende ERP- und Buchhaltungssoftware integrieren lassen, um eine reibungslose und effiziente Migration zu gewährleisten. Wir wissen, wie wichtig die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität bei der Einführung neuer Technologien ist, und unser Team unterstützt Sie bei jedem Schritt auf diesem Weg.

Die Zukunft der Lieferketten

Die Zukunft des Supply Chain Managements ist digital und EDI-Lösungen sind die treibende Kraft hinter diesem Wandel. Durch die Automatisierung des Dokumentenaustauschs, die Eliminierung von Fehlern und die Verbesserung der Kommunikation können Unternehmen ein nie dagewesenes Maß an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit erreichen. Als Branchenführer ist SPS Commerce bestrebt, Unternehmen bei diesem entscheidenden Schritt hin zu einer schlankeren und widerstandsfähigeren Lieferkette zu unterstützen.

Die Umstellung von manuellen Prozessen auf EDI-Lösungen stellt einen enormen Fortschritt im Supply Chain Management dar. Mit dem Know-how und der innovativen Technologie von SPS Commerce können Unternehmen eine neue Ära der Effizienz, Genauigkeit und Zusammenarbeit einläuten. Machen Sie sich die Zukunft der Supply Chain zu eigen – nutzen Sie die Möglichkeiten von EDI.

Aleksandra Vovchenko
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